derhalve dat voorshands volstaan kan worden met het signaleren van eventuele
omissies.
2 Omdat met het aanpassen van de Archiefwet 1962 ongetwijfeld nog geruime
tijd gemoeid zal zijn, achten wij het noodzakelijk dat de minister van cultuur, re
creatie en maatschappelijk werk reeds nu in een circulaire aan zijn ambtgenoten
en aan de dagelijkse besturen der provincies, gemeenten en waterschappen wijst op
de verplichtingen die in deze bestaan voor allen die zorg dragen voor overheids
archieven en voor allen die deze beheren.
Het lijkt ons gewenst dat uw bestuur de Archiefraad verzoekt er bij de minister op
aan te dringen de verzending van een dergelijke circulaire te bespoedigen, omdat
deze zaak zo urgent is dat ze geen uitstel gedoogt.
Om te bevorderen dat van de zijde van het archiefwezen (archivarissen en registra-
toren) een werkelijke inbreng wordt geleverd in een vanuit archiveringsstandpunt
bekeken verantwoorde ontwikkeling van de automatisering, zou in bedoelde circu
laire ook gevraagd moeten worden te willen bewerkstelligen dat archivarissen
en/of registratoren worden benoemd in de diverse automatiseringscommissies.
Voor het rijk denken wij o.a. aan de commissie voor de automatisering van de
rijksdienst; voor de gemeenten aan de diverse plaatselijke of regionale automati
seringscommissies. Bovendien zou door de VAN een afzonderlijk verzoek in deze
geest moeten worden gericht aan de S.O.A.G. (Stichting voor ontwikkeling van
de automatisering bij de gemeenten). Voor al deze commissies zou o.i. met een
zgn. kwaliteitszetel voor archivaris of registrator kunnen worden volstaan.
Wij willen u ook aanbevelen u direct te richten tot alle rijks-, gemeente- en water
schapsarchivarissen en provinciale archiefinspecteurs, met het verzoek alle aandacht
te besteden aan de hier bedoelde problematiek en tevens zo veel mogelijk invloed
uit te oefenen.
3 Wij adviseren uw bestuur een correspondent aan te wijzen voor het ADP-com-
mittee (Automatic Data Processing-committee) van de International Council on
Archives, dat zich op internationaal niveau met de zelfde problematiek bezig houdt
en dat inmiddels op de hoogte is van de werkzaamheden van onze werkgroep.
(Chairman: M. H. Fischbein, National Archives and Records Service, Washington
D.C.).
4 Het komt onze werkgroep gewenst voor dat uw bestuur aan de vernietigings
commissie van de VAN verzoekt om, voor zover dit niet reeds het geval is, ook
aandacht te willen besteden aan de bewaring en vernietiging van computerbe
scheiden.
5 Hoewel het ons bekend is dat zowel de Rijks Archiefschool als de S.O.D. bij
de opleiding reeds aandacht besteden aan de automatisering, achten wij het belang
van een juist inzicht in de mogelijkheden, maar ook in de gevaren van de automa
tisering dermate groot, dat aan deze instellingen gevraagd moet worden in deze
attent te willen blijven. Onze werkgroep stelt zich op het standpunt dat alle cur
sisten van de Rijks Archiefschool en de S.O.D. een zekere basis-kennis moet wor
den bijgebracht. Daarnaast zouden o.i. bij deze instellingen mogelijkheden tot spe
cialisatie geboden dienen te worden.
6 Om te voorkomen dat computergegevens op ponskaart, ponsband, magneetband
of magneetschijf te zijner tijd, hetzij door wijziging in de apparatuur, hetzij door
de kostbaarheid van computergebruik niet meer kunnen worden gebruikt of ver
werkt, kan het aanbeveling verdienen de te bewaren gegevens in voor de mens lees
baar en begrijpelijk schrift en op houdbaar materiaal vast te leggen. De hier en daar
reeds bestaande koppeling tussen computer en microfilm zou in dit verband nader
bestudeerd moeten worden.
7 Onze werkgroep is van oordeel dat het aanbeveling verdient dat door uw be
stuur een permanente begeleidingscommissie wordt ingesteld, met als taak de be
hartiging van archivalische belangen in de bij de administratie lopende of in voorbe
reiding zijnde computerprojecten. Nader gespecificeerd zouden de werkzaamheden
van deze commissie o.i. dienen te bestaan uit:
a het stimuleren van inspraak door archiefbeheerders in automatiseringsaangele
genheden;
b het fungeren als centrum voor registratie en informatie inzake automatiserings
projecten in de verschillende administraties, waarbij archiefbeheerders betrokken
zijn of zijn geweest;
c het (aan de hand van de door de verschillende archiefbeheerders of werkgroe
pen bereikte resultaten) opstellen van algemene aanwijzingen of richtlijnen, waar
aan volgende projecten uit archiveringsoogpunt dienen te worden getoetst.
8 Tevens ware naar de mening van onze werkgroep een studiecommissie in te
stellen, met als taak de mogelijkheden te onderzoeken van computergebruik voor
de (dynamische en statische) archieven zelf. Voor de dynamische archieven valt
hier o.m. te denken aan de voortgangs- en afdoeningscontrole op de stukken; voor
de statische archieven aan indicering en inventarisatie (generale index).
Gids voor de archieven van gemeenten en waterschappen in Nederland
Het bestuur heeft de beschikking gekregen over een aantal exemplaren van de Gids
voor de archieven van gemeenten en waterschappen in Nederland, samengesteld in
opdracht van de Vereeniging van Archivarissen in Nederland, uitgegeven bij Druk
kerij N.V. Erven B. van der Kamp te Groningen in 1945. Van dit werk, dat tot
stand kwam onder leiding van een redactiecommissie bestaande uit de heren mr. A.
Ie Cosquino de Bussy, dr. W. J. Formsma en mr. B. van 't Hoff, kunnen belang
stellenden een exemplaar ontvangen door storting van 1,op postrekening
487283 van de penningmeester van de Vereniging van Archivarissen in Nederland
te Groningen.
De gids bevat overzichten van de archieven der gemeenten Alkmaar, Bergen op
Zoom, Breda, Delft, Deventer, Dordrecht, Eindhoven, Enkhuizen, Gouda, 's-Gra-
venhage, Groningen, Haarlem, Heerlen, 's-Hertogenbosch, Kampen, Leeuwarden,
Leiden, Maastricht, Megen, Haren en Macharen, Middelburg, Nijmegen, Oude
water, Rotterdam, Schiedam, Schoonhoven, Tilburg, Utrecht, Veere, Vlaardingen,
Vlissingen, Waalwijk, Zutphen en Zwolle en der waterschappen De Purmer, Rijn
land en Schieland.
[242]
[243
