aan de minister geadviseerd verzoeken tot inzage van archiefbescheiden schrifte
lijk te doen geschieden. Deze schriftelijke aanvragen zouden behandeld moeten
worden door middel van een, voor ieder ministerie afzonderlijk vast te stellen,
standaard procedure, welke aanvangt bij het hoofd post- en archiefzaken, welke
functionaris tevens zorg draagt voor de afdoening van deze verzoeken. Tenslotte
werd de minister van binnenlandse zaken in overweging gegeven het inzien van
archiefbescheiden te doen plaatshebben bij de afdeling post- en archiefzaken,
waar voor dit doel een passende ruimte beschikbaar zou moeten worden gesteld.
In januari 1970 richtte de commissie een brief aan de minister-president, waarin
zij er op aandrong regelen vast te stellen op grond waarvan in geval van oorlog,
oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden kan worden afgeweken
van het bepaalde in de artikelen 2, 3, 4 en 5 van het Archiefbesluit. Zulks is van
belang in verband met de voorbereiding van de 'noodvernietiging' als bedoeld in
artikel 7 van genoemd besluit.
Het aantal mutaties in de personeelsbezetting van de afdelingen post- en archief
zaken bij de ministeries bleek groot. Bij negen ministeries met een totaal van
773 formatieplaatsen in deze sector, waren in 1967 119 mutaties. Het aantal
mutaties in 1968 was 149 en in 1969 waren er 185 mutaties. Op 1 mei 1970
waren er 65 vacatures. Op grond van deze gegevens besloot de subcommissie
personeelsaangelegenheden van de P.C.P.A.Z. een rapport samen te stellen,
waaruit blijkt wat de kosten zijn van het aantrekken en opleiden van archief-
personeel.
In het kader van de samenwerking tussen de rijksarchiefdienst en de ministeries
bracht de commissie op 21 mei 1970 een bezoek aan het rijksarchief in 's-Her-
togenbosch.
In 1971 heeft de permanente commissie voor de post- en archiefzaken bij de rijks
administratie aan het ministerie van verkeer en waterstaat ontheffing verleend van
het gebruik van het fiche-doorschrijfsysteem voor de administratie van de post- en
archiefzaken, zoals voorgeschreven in artikel 14, lid 3 van het besluit post- en ar
chiefzaken rijksadministratie 1950, K 425. Overgegaan werd tot het gebruik van
het apparaat Oce 1420 van Océ-van der Grinten N.V. voor het vervaardigen van
kopieën op formaat A 6, die gebruikt zullen worden in plaats van fiches.
De commissie zou het op prijs stellen als de door de diverse rijksdiensten uit te ge
ven archiefinventarissen alle hetzelfde formaat zouden krijgen- Teneinde te bevor
deren, dat het aan te wijzen formaat in overeenstemming zal zijn met een algemene
standaardisatie heeft de commissie de archiefraad verzocht voor de rijksdiensten
één formaat voor uit te geven inventarissen aan te bevelen. De archiefraad is van
mening, dat uniformering van het formaat der inventarissen op de weg ligt van de
minister van binnenlandse zaken. De algemene rijksarchivaris zal bijzondere aan
dacht geven aan de uniformering van het formaat van de door de rijksarchiefdienst
uitgegeven inventarissen.
Bij diverse ministeries bestaat behoefte aan contact tussen de beheerders van archief-
[226]
bewaarruimten. Een subcommissie, bestaande uit hoofden van semi-statische ar
chieven werd ingesteld, waarvoor de hoofden post- en archiefzaken der ministeries
de beheerders van hun semi-statische archief als lid zullen voordragen.
Het in 1970 begonnen onderzoek naar de kosten, verbonden aan het aantrekken
en opleiden van archiefpersoneel, bleek niet goed uitvoerbaar te zijn, daar de be
trokken instanties desgevraagd niet in staat bleken de kosten van bepaalde onder
delen, zoals o.m. het testen, bij benadering op te geven.
In de loop van 1971 is de directeur van de Rijkspsychologische dienst en de Directie
overheidspersoneelsbeleid gevraagd wat bij de betrokken diensten bekend was om
trent het vervullen van vacatures bij de afdelingen post- en archiefzaken van de
rijksdiensten. Uit de op deze brieven ontvangen antwoorden bleek dat de kosten,
verbonden aan de centrale bemoeienis bij de bedoelde vacature-vervulling (het
plaatsen van advertenties, psychologisch onderzoek, geneeskundig onderzoek en
veiligheidsonderzoek) geraamd moeten worden op 1.750,a 2.000,per
vacature. Er werd evenwel op gewezen, dat dit bedrag slechts een gedeelte be
draagt van de totale kosten. Het maken van een berekening of schatting van de
totale kosten per vacature bleek op onoverkomelijke problemen te stuiten.
Tijdens een vergadering van de subcommissie personeelsproblemen heeft de alge
mene rijksarchivaris een toelichting gegeven op het advies nr. 15, door de Archief
raad uitgebracht aan de minister van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk.
In zijn toelichting zei de algemene rijksarchivaris, dat bij het bekijken van de perso-
neelsproblematiek rekening gehouden moet worden met de toekomst.
Voor de personeelswerving is het noodzakelijk dat men een loopbaan met perspec
tief kan bieden en dat er een beroepsbeleid aanwezig is. De vraag is, welk type
functionaris is nodig om, in een zich steeds verder specialiserende administratie, de
interne communicatie, zowel in ruimte als in tijd, te leiden. De communicatie houdt
nauw verband met de documentatie en het archiefwezen en zal, zonder snelcopieer-
apparatuur als ook zonder computersystemen, niet mogelijk zijn.
Bij de departementen, aldus de algemene rijksarchivaris, zal moeten worden ge
streefd naar het uitvoeren van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1950. Er zal
een serieuze organisatie moeten worden gevonden voor de vernietiging en de in
ventarisatie. Volgens de Archiefraad is voor vernietiging en inventarisering van
de nog niet overgedragen rijksarchieven naar schatting 150 man nodig. Dit zou
voor iedere ministerie tenminste 10 man betekenen. Een realistische aanpak van
deze zaak is noodzakelijk. Voor de S.O.D. is de taak te zorgen voor de opleiding
van personeel, waarbij ook met nieuwe taken rekening moet worden gehouden.
Het zou perettig zijn als er bij de afdelingen post- en archiefzaken een duidelijk
carrière-perspectief zou komen. Men kan nu de sollicitanten te weinig bieden. Mis
schien bestaat de mogelijkheid voor de hoofden post- en archiefzaken, om in sa
menwerking met een commissie, bestaande uit enige personen van de afdelingen
efficiency en formatiezaken per departement te komen tot een formatie-opzet en
tot het vastzetten van eisen omtrent vakbekwaamheid en een meer uniforme taak-
waardering.
[227]
