In het overleg tussen beide ministeries was door binnenlandse zaken gesuggereerd
om in vast te stellen lijsten de mogelijkheid te openen dat met machtiging van de
betrokken ministers de in een lijst genoemde termijnen verkort zouden kunnen wor
den. Dit echter, zo gaf de Archiefraad in zijn advies te kennen, zou niet geoorloofd
zijn. Afwijking en wel verkorting van de in een lijst gestelde termijnen is inge
volge artikel 3, tweede lid, van het Archiefbesluit alleen mogelijk indien van de te
vernietigen bescheiden reproducties zijn vervaardigd.
Al opent deze wijziging van de lijst voor de provincies de mogelijkheid tot een nog
krachtiger aanpak van de vernietiging, te hopen valt dat het door de algemene richt
lijnen voorgeschreven overleg over een totale herziening van de lijst thans spoedig
op gang komt.
Vanaf welk tijdstip moet nu de termijn van tien jaren berekend worden, zo vroeg
mij de heer R. C. M. Jacobs, werkzaam ter provinciale inspectie in Drenthe. Men
zou, volgens hem, kunnen denken aan de datum van vaststelling door de gemeente
raad, die van de goedkeuring door gedeputeerde staten of de datum waarop de laat
ste begrotingswijziging is vastgesteld c.q. goedgekeurd.
Men moet bedenken dat de gestelde vraag een vraag is naar de toepassing van de
Archiefwet 1962 niet naar die van de gemeentewet, waarin de regels over vast
stelling, wijziging en goedkeuring van de gemeentebegroting zijn te vinden-
De Archiefwet 1962 verstaat onder archiefbescheiden: bescheiden door de over
heidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te be
rustenDe ter goedkeuring bij de provincie ingezonden gemeentebegroting
wordt provinciaal archiefstuk bij ontvangst door de provincie. De Archiefraad oor
deelde in zijn advies nr. 8 (verslag 1969 blz. 45) dat een archiefstuk als 'ontvangen
door een overheidsorgaan' moet worden aangemerkt als dat orgaan van de ont
vangst heeft blijk gegeven door middel van enige aanduiding op het stuk, bijv. een
stempelafdruk.
In dit geval dient de in de lijst genoemde termijn na verloop waarvan vernieti
ging mag plaatshebben gerekend te worden vanaf de ontvangst van de begroting
door de provincie. Hetzelfde geldt voor de ter goedkeuring ingezonden besluiten der
gemeentebesturen tot wijziging van de begroting. In de praktijk zal men met vernie
tiging van een begrotingsbesluit wel wachten totdat ook de bewaartermijn voor de
besluiten tot wijziging van die begroting is verstreken.
Microfilmtechniek
Het Nederlands Normalisatie Instituut heeft uitgegeven een normontwerp NEN
3527 getiteld Microfilmtechniek. Eisen te stellen aan te verfilmen documenten'.
Het is opgesteld door een werkgroep binnen het kader van normcommissie 30098
Microverfilming De werkgroep bestond o.m. uit vertegenwoordigers van de Oc-
trooiraad, het N.N.I-, het adviesbureau voor documentatiebeheer en micrografie,
de 3 M Company, Kodak, Rank Xerox en Gevaert-Agfa en enige bedrijfsarchiva-
rissen.
Het normontwerp geeft uitsluitend eisen die men moet stellen aan het vervaardigen
f210]
van geschreven en gedrukte documenten die mogelijk in een later stadium in aan
merking komen voor microverfilming. Het doel van een vast te stellen norm is do
cumenten te verschaffen die zich door goede hanteerbaarheid (stijfheid, oppervlak,
kleur, formaat, vermijden van hechtingen en perforaties) op microfilm laten bren
gen; voorts microfilmbeelden van voldoende kwaliteit te verkrijgen: contrast, door
schijnendheid, schrift. Eisen te stellen aan het feitelijke verfilmen komen niet voor in
dit ontwerp; daarvoor zijn normontwerpen in voorbereiding. De verfilming van
technische tekeningen is in NEN 3526 'Microfilmtechniek. Richtlijnen voor het te
kenen en verfilmen van technische tekeningen' behandeld.
Kritiek op het normontwerp wordt ingewacht vóór 1 oktober 1972 bij het Neder
lands Normalisatie Instituut, Polakweg 5, Rijswijk-2106. Exemplaren van het norm
ontwerp zijn a 5,bij het N.N.I. verkrijgbaar (telefoon 070-906800).
F. C. J. K.
Afgesloten 24 juli 1972
Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslij sten archiefbescheiden
Besluit van 19 mei 1972, nr. 7
WIJ JULIANA, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-
Nassau, enz., enz., enz-
Op de voordracht van de Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk
Werk van 8 mei 1972, nr. Ar. 162.947 Directie Musea, Monumenten en Archieven,
na overleg met Onze Minister van Binnenlandse Zaken;
Gelet op artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit;
De Archiefraad gehoord,
Hebben goedgevonden en verstaan:
Artikel 1 Dit besluit verstaat onder lijst:
lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, als bedoeld in
artikel 3, eerste en derde lid, van het Archiefbesluit.
Artikel 2 1. Onze Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en
Onze krachtens artikel 3, derde lid, van het Archiefbesluit daartoe aangewezen, on
derscheidenlijk daarbij betrokken Minister moet, alvorens zij aan Ons een voor
dracht tot vaststelling van een lijst doen dan wel zelf tot vaststelling van een lijst
overgaan, zijn gebleken, dat aan het ontwerpen daarvan ten minste is deelgenomen
door:
a. één of meer personen, die geacht kunnen worden deskundig te zijn ten aanzien
van de taak van het overheidsorgaan, waaronder de in de lijst omschreven archief
bescheiden berusten;
b. één of meer personen, die geacht kunnen worden deskundig te zijn ten aanzien
van het beheer van die archiefbescheiden;
[211]
