In elk geval moet gehoopt worden dat de publikatie van de lang verwachte algemene
richtlijnen voor de administratie een stimulans zal blijken te zijn om tot opstelling
van vernietigingslijsten te komen.
Van de hoge colleges van staat heeft alleen de Algemene rekenkamer een (uit 1884
daterende) vernietigingslijst; voor het ministerie van financiën en alle daaronder
ressorterende diensten en instellingen (rijksbelastingdienst!) bestaat geen enkele
lijst. Het overleg over een grondige herziening van de uit 1948 resp. 1952 daterende
lijsten voor de gemeenten en provincies zal nu spoedig op gang dienen te komen.
Hoeveel werk overigens een en ander voor de toch al onderbezette staf van mede
werkers van de algemene rijksarchivaris die krachtens de algemene richtlijnen
bij alle vernietigingslijsten en ingevolge het Archiefbesluit ook bij alle incidentele
vernietigingen is ingeschakeld betekent, weten de betrokkenen!
Aan de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van
het ministerie van onderwijs en wetenschappen (zie deze rubriek N. A. B. 74 (1970)
237) zijn toegevoegd een toelichting en de hoofdstukken a.G. en a.J., betrekking
hebbende op de hoofdafdelingen personeelszaken resp. financiën en comptabiliteit
van het ministerie (beschikking van de staatssecretaris van cultuur, recreatie en
maatschappelijk werk en de minister van onderwijs en wetenschappen van 2 mei
1972, nr. MMA/Ar. 163.219/A1Z/RA 48.691, Stcrt. 118).
Blijkens de lijst kunnen de stukken betreffende de rechtspositie, de functievervul
ling en het gedrag van individuele personeelsleden na het verstrijken van 70 jaar na
de geboortedatum vernietigd worden.
Bewaard blijven echter a. de stukken betreffende bij koninklijk besluit benoemde
ambtenaren; b. stukken welke voor het inzicht in de ontwikkeling van een functie
van bijzonder belang moeten worden geacht; c. stukken betreffende personen die
op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest. Het herkennen en selecteren
van deze uitzonderingen op de regel dat de persoonsdossiers vernietigd mogen
worden stelt hoge eisen aan de vakbekwaamheid van de selecteur, zo merkte de Ar-
chiefraad in zijn over het ontwerp uitgebrachte advies op. Dergelijke uitzonderingen
zijn overigens ook vermeld in de vernietigingslijst voor de rijksuniversiteiten en
hogescholen en de lijst voor het ministerie van defensie, hoofdstuk 8. Alleen is,
op voorstel van de Archiefraad, het onder a. genoemde criterium (in het ontwerp
en in de defensielijst 'boven de rang van referendaris', in de lijst voor de universi
teiten 'hoogleraren') gewijzigd in 'bij koninklijk besluit benoemde ambtenaren'.
Dit lijkt de Raad een zekerder en iets minder aan inflatie onderworpen criterium.
De toelichting op de lijst luidt als volgt:
1. De lijst is verdeeld in hoofdstukken op grondslag van de taakverdeling binnen
het ministerie. De aanduiding van de hoofdstukken is ontleend aan de Organi
satiebeschikking O. en W. 1969. De lijst heeft vooral de bescheiden betreffende
routinematige uitvoering van de taak op het oog, niet die welke de taak bepalen
of de uitvoering daarvan ten principale regelen.
2. Bescheiden, die wettelijke en andere regelingen (voorschriften) inhouden, dan
wel de totstandkoming of de wijziging daarvan betreffen, zijn nimmer begrepen
[208
in de omschrijvingen van deze lijst, tenzij deze zijn tot stand gebracht door een
ander ministerie.
3. Bescheiden betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het
treffen van regelingen van algemene aard, dienen bewaard te blijven.
4. De lijst is niet van toepassing op bescheiden, welke een samenvatting zijn van
gegevens, zoals b.v. jaarverslagen, overzichten en statistieken.
5. Bescheiden betreffende de in jaarverslagen, rapporten of andere samenvattingen
vermelde aangelegenheden, welke het gevoerde beleid karakteriseren, mogen niet
worden vernietigd.'
Een bijna gelijkluidende toelichting was reeds eerder toegevoegd aan de lijst van
voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van het ministerie
van defensie (zie deze rubriek, hiervóór blz. 66). Het onder 1 in de eerste zin ver
melde is een 'anticiperende toepassing' van artikel 4 onder b van het Besluit alge
mene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten archiefbescheiden. Deze bepaling
schrijft voor dat de verplichte toelichting in ieder geval bevat een aanduiding van
de gebruikte systematiek.
Een met punt 2 overeenkomende toelichting was reeds vermeld in de lijst van voor
vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden in de archieven van de
rijksuniversiteiten en hogescholen van 1968 (keurig uitgegeven door de ministeries
van onderwijs en wetenschappen en van landbouw en visserij). Deze van vóór de
invoering van de Archiefwet 1962 daterende toelichting bevat overigens een aantal
lezenswaardige uitspraken inzake de vernietigingsproblematiek.
Het 'tenzij' in punt 2 van de toelichting komt ten onrechte niet voor in de toelich
ting op de lijst voor het ministerie van defensie. Het behelst een algemene regel, na
melijk dat de archiefbescheiden betreffende totstandkoming of wijziging van wet
telijke en andere regelingen worden bewaard bij het overheidsorgaan dat de rege
ling tot stand bracht, doch vernietigd (kunnen) worden bij andere organen. Vooral
op personeelsgebied wordt de administratie overspoeld met regelingen, circulaires
enz. van het ministerie van binnenlandse zaken in het archief van dat ministerie
behoort de zaak bewaard te blijven.
Ook de punten 3 tot 5 van de toelichting bevatten algemene regels, die overigens
m.i. wel een plaats in de hiervoor vermelde algemene richtlijnen hadden mogen
krijgen. Men kan echter volhouden dat de algemene richtlijnen alleen betrekking
hebben op het vaststellen van lijsten, terwijl de in deze (en volgende?) toelichtingen
op lijsten begrepen regels vooral voor de selecteur, de man van de praktijk, bedoeld
zijn.
De in 1952 vastgestelde lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking
komende stukken in de provinciale archieven dagtekenende van na 1850 is onlangs
op één punt gewijzigd. Bij de beschikking van de staatssecretaris van cultuur, recre
atie en maatschappelijk werk en de minister van binnenlandse zaken van 6 april 1972,
MMA/Ar 163.330/F.A.Z./A.Z./I.D.Z.A.-CA 72/404 (Stcrt. 135) is de termijn na
verloop waarvan de in de provinciale archieven berustende gemeentebegrotingen
met wijzigingen mogen worden vernietigd, gewijzigd van 25 jaar in 10 jaar.
[209
