Archiefrecht VIII
DE AANDACHT WORDT GEVESTIGD OP
Overheidsdocumentatie van april 1972. In het verslag van de werkbijeenkomst van
district I van de S.O.D. in samenwerking met de centrale afdeling post- en archief
zaken van het ministerie van landbouw en visserij, gehouden op 3 december 1971
te Assen, waar als sprekers optraden onze collega's dr. J. Heringa en R. Ch. M.
Jacobs en de heer Zandstra, hoofd bureau archief en bibliotheek der provinciale
griffie van Drenthe, is heel wat te vinden over de vernietiging van archiefbescheiden,
zowel wat betreft de wettelijke voorschriften, het historisch belang van de stukken
als de vernietigingspraktijk.
Het verslag van de najaarsvergadering van de S.O.D.district III, gehouden op
30 september 1971 te Amsterdam bevat veel wetenswaardigs over automatisering
bij de gemeenten en in verband daarmede het gebruik van bepaalde informatiesy
stemen, waarover de heer Emanuels, hoofd van de afdeling voorlichting en oplei
ding van de Stichting ontwikkeling van de automatisering bij de gemeenten het
woord voerde.
In hetzelfde nummer wordt ook het jaarverslag van de Permanente Commissie voor
Overheidsdocumentatie over 1970 besproken.
Trefpunt van mei 1972 bericht, dat de oude archieven van de in 1822 opgerichte
strafkolonie Veenhuizen zullen worden overgebracht naar het rijksarchief in Assen.
Zij bevatten gegevens over hen, die in het strafgesticht verbleven, zoals signale
menten, foto's, gedragsgegevens, financiële registers, maar ook accountantsrap
porten, bouwtekeningen, jaarverslagen enz.
Overheidsdocumentatie van mei 1972 opent met een bespreking door S. A. Goed-
bloed van de onlangs verschenen losbladige uitgave van de basis-archiefcode V.N.G.
Commentaar op de opmerkingen van de heer Goedbloed wordt geleverd door het
hoofd van de adviesafdeling Registratuur c.a. Bureau O.D.R.P., de heer W. K. F.
Versteeg.
In Overheidsdocumentatie van juni 1972 wordt de overleden pionier van het dos
siersysteem op basis van een decimale ordening, P. Noordenbos, herdacht door W.
N. Berends, Ph. F. Ruygh en M. J. Dreese.
'Tekstverwerking bij overheidsinstellingen' was het onderwerp, waarover de heer
Roem van I.B.M. inleidingen hield op de najaarsbijeenkomsten van district II van
de S.O.D. De magneetkaartschrijfmachine kan uitkomst bieden bij de correctie
van typefouten en arbeid besparen bij standaardbrieven, zoals vergunningen, ont
heffingen, aanstellings- en bevorderingsbesluiten enz. Wie er meer van wil weten
leze de interessante uiteenzettingen van de heer Roem.
[206]
Vernietiging van archiefbescheiden
In de Nederlandse Staatscourant van 8 juni 1972 nr. 109 is gepubliceerd het ko
ninklijk besluit van 19 mei houdende algemene richtlijnen welke in acht genomen
moeten worden bij het vaststellen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking
komende archiefbescheiden (Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigings-
lijsten archiefbescheiden). De tekst is hierna opgenomen op blz. 211-212.
Bijna twee jaar geleden, op 9 juni 1970, bood de algemene rijksarchivaris aan de
minister van cultuur, recreatie en maatschappelijk werk een ontwerp van de alge
mene richtlijnen aan. Dat ontwerp was gebaseerd op de door de algemene rijks
archivaris in samenwerking met een commissie uit de Archiefraad vervaardigde
schets, waarover ook de V. A. N., de S. O. D., de Permanente commissie post- en
archiefzaken rijksadministratie en de kring van chefs van de afdelingen archief en
registratuur van de provinciale griffies hun mening hadden kunnen uiten.
Vergelijking van het gepubliceerde koninklijk besluit met de in het N. A. B. 74
(1970) 81-91 opgenomen schets van de algemene rijksarchivaris en het wijzigings
voorstel van de V. A. N. levert, naast taalkundige wijzigingen en verbeteringen, als
meest opvallende verschilpunt dat niet is voorgeschreven dat het ontwerpen van
een lijst die betrekking heeft op archiefbescheiden van twee of meer overheidsor
ganen met gelijksoortige taken moet geschieden door een commissie, in te stellen
door de betrokken ministers. De Archiefraad is in zijn (eerlang bij het jaarverslag
1972 te publiceren) advies nr. 33 van 22 februari 1972 uitvoerig op dit verschil in-
gegaan. Men moet hopen dat het commissoriaal overleg, al is het dan niet voorge
schreven, toch in de praktijk op gang zal komen en dat bij de samenstelling van een
commissie het oordeel van de betrokken ministers wordt ingewonnen. Dit geeft
immers een waarborg dat de personen die aan het overleg deelnemen in een later
stadium, bij de vaststelling van de lijst, door de betrokken ministers worden erkend
als de deskundigen bedoeld in artikel 2 van de algemene richtlijnen.
De belangrijkste aanvulling die indertijd door de V. A. N. was voorgesteld, namelijk
precisering van 'het blijvend belang van de in de archiefbescheiden voorkomende
gegevens' met 'voor de overheidsorganen, de recht- of bewijszoekenden en het his
torisch onderzoek' is in het Besluit algemene richtlijnen opgenomen (artikel 3, twee
de lid).
Een 'mentale injectie' tot vernietiging van de papiermassa's ontbreekt in het besluit.
[207]
