worden en de catalogus, die uitsluitend dient tot het gebruik zowel door de eigen
dienst als door de bezoeker.
A) Inventarisatie:
a) inventaris: alle archiefkaarten worden volgens de in de archivistiek geldende
regels: hetzij als afzonderlijk inventarisnummer beschreven, hetzij in een noot
bij een inventarisnummer vermeld.
b) kaartenlijst: elke kaart behoort in nauwe samenwerking met de beheerder van
de kaartenafdeling te worden beschreven volgens de regels van de kartografie.
Zie hiervoor: B. van 't Hoff, Regels voor het beschrijven van kaarten in ar
chieven N.A.B. 1952/53, blz. 58-18; 1960, biz. 129).1
Oude signaturen moet men onder 'de annotatie' vermelden, aangezien men deze
wellicht later kan gebruiken om de herkomst van de kaart te achterhalen.
Lijsten van archiefkaarten worden aan inventarissen toegevoegd ter oriënte
ring op de in elk fonds aanwezige kaarten.
Men zou de kaartenlijsten kunnen vergelijken met de regestenlijsten.
Lijsten van overige kaarten moeten voor hetzelfde doel worden aangelegd.
B) Catalogus:
a) samenstelling: uit de beschrijvingen van de kaartenlijsten wordt samengesteld
de centrale catalogus met centrale indices in een of meer exemplaren ten be
hoeve van de eigen dienst zowel als van de bezoeker.
b) fiches: de katalogus bestaat uit stevige fichekaarten, die kunnen worden on
dergebracht in kaartenbakken of in ringbanden. Dit laatste is echter alleen
bruikbaar voor afgesloten collecties.
Voor het formaat van de fiches kan men het beste en voordeligst uitgaan van
bestaand en courant bergingsmateriaal van niet te kleine afmetingen.
De volgorde van deze fichekaarten kan bijvoorbeeld zijn topografisch-chrono-
logisch.
Onmisbaar zijn verder centrale indices, onder andere op de namen van kaart-
makers en -uitgevers.
Het is van groot belang, dat originele kaarten alleen voor verantwoord gebruik
ter beschikking worden gesteld. Er blijkt steeds veel vraag om raadpleging van
kaarten, die, eenmaal te voorschijn gehaald, voor het beoogde onderzoek van
geen nut zijn.
Dit wordt veroorzaakt doordat ook de beste beschrijving een visueel beeld
niet kan vervangen. Daarom moet in tenminste een exemplaar van de catalo
gus naast elke beschrijving een duidelijke foto van tenminste 13 X 18 op het
fiche worden aangebracht.
1 De vereniging 'De Topografisch-historische Atlas' heeft in 1962 uitgegeven een 'Hand
leiding voor het samenstellen en beheren van topografisch-historische atlassen'. Een
nieuwe bewerking is in voorbereiding.
[180]
C) Referentiesysteem voor nationaal en internationaal
gebruik
Er is een begin van samenwerking gemaakt om te komen tot een centrale do
cumentatie, 'C.C.K.'; centrale catalogus Kartografie, uitgaande van de uni
versiteit van Utrecht, waarin ook kaartenverzamelingen behorende tot archief
bewaarplaatsen zullen worden opgenomen. Deze documentatie staat ten dienste
zowel van de bezoeker als voor de wetenschappelijke bewerking van de verza
melingen. Voor dit doel moeten de kartografische gegevens in de U.D.C. wor
den gecodeerd. De uitvoering van deze taak zal het werkterrein van speciaal
hiervoor in te stellen organen moeten zijn; van de archivarissen mag echter
worden verwacht, dat zij daarbij de helpende hand bieden, binnen het kader
van de hun opgedragen taak.
IV BERGING
Het verdient de voorkeur, dat kaarten, die zich nog in de dossiers bevinden, hieruit
worden gelicht en naar de kaartenverzameling worden overgebracht.
De plaats van een kaart in de bewaarplaats wordt bepaald door de afmetingen van
het stuk, niet door de volgorde in inventaris of katalogus. In afwijking van dit prin
cipe kunnen om practische redenen kaarten uit afgesloten archieven en collecties,
evenals die archieven en collecties zelf, bij voorkeur bijeengehouden worden.
De aanvrager behoort via de catalogus het standnummer van de kaart op te geven.
Nodig is dus een duidelijke kruisverwijzing van de signatuur in inventaris of cata
logus en het standunmmer van de plaats van opberging v.v.
Berging van kaarten is mogelijk op de volgende wijzen:
horizontaal, vertikaal en opgerold.
Zij mogen nooit in opgevouwen toestand bewaard worden.
Voorts moeten de kaarten eenvoudig te lichten en terug te brengen zijn en daarbij
zo min mogelijk gevaar voor beschadiging oplopen.
a) opgerold: voor oprollen en dan bij voorkeur niet om een roe maar om
een koker van tamelijke wijdte komen alleen de allergrootste kaarten in
aanmerking. Deze kunnen ook aan een roe worden opgehangen, mits op lin
nen geplakt langs rails verschuifbaar.
Een goede oplossing biedt het gemeentearchief van Leiden, waar de kaarten
van dit formaat vertikaal in ramen zijn gespannen, die in en uit een kast ge
schoven kunnen worden.
b) vertikaal: voor kaarten van minder groot formaat zijn speciale hangkasten
in de handel. De kaarten worden hier met op de kaart aan te brengen geper
foreerde kleefstrips aan geleiders in gehangen en zijn van boven af te bereiken.
Dit systeem is vooral vanwege de invloed op het materiaal van de kaarten be
slist af te raden voor unica en voor kaarten die blijvend bewaard moeten
181
