Maatregelen
Bij de bewerkers gaat het volgens de heer Masselink om een betrekkelijk gering
aantal personen. Zij behoren echter wel tot de categorie 'hoogwaardig' en dus duur
personeel. Bij de dynamische archieven gaat het om veel meer mensen, waaronder
echter een groot aantal jeugdige en dus goedkopere krachten. In het centrale archief
werkten bij Mees en Hope tot nu toe slechts vijf krachten, bestaande uit een ge
diplomeerd archivaris met vier ervaren hulpkrachten.
Masselink: 'Uiteraard probeert men bij particuliere instellingen de post onkosten
zo laag mogelijk te houden. Daarom kwam men tot de volgende maatregelen: Zo
min mogelijk archiefbescheiden te laten bewaren door de bewerkers.
Archiefbescheiden in de dynamische archieven zo snel mogelijk afvoeren naar de
centrale bewaarplaats. Bij onderzoek bleek namelijk, dat het gros van de bescheiden
al na enkele maanden niet meer dagelijks bij de organisatie nodig was en dat de
termijn van afvoer op een jaar kon worden gesteld. Dit bracht anderszijds met zich
mee, dat het personeel van het semi-statisch archief dagelijks ongeveer 50 vragen
om inlichtingen moest beantwoorden, die op 12,per vraag kwamen. Het perso
neel moet daartoe uiteraard capabel zijn, wat weer van invloed zal zijn op de kwali
teit en de kostprijs van deze mensen.
Een ander belangrijk punt vond men in het zo snel mogelijk vernietigen van de
daarvoor in aanmerking komende stukken. De keerzijde van de medaille is hier
echter, dat juist particuliere instellingen hun cliënten service verlenen door de ar
chiefbescheiden. Een verlies van cliënten aan concurrenten, die meer service bieden,
zou het slachten van de kip, die de gouden-winst-eieren legt gaan betekenen. Tot
slot wil ik nog een ander punt noemen. Namelijk het doen bewaken of begeleiden
van de archivering in de dynamische periode vanuit het centrale bedrijfsarchief.
Hierbij streeft men naar invoering van uniforme methoden, het gebruiken van uni
form materiaal en vereenvoudiging van de archivering. Dit laatste werkt arbeids
besparend, maar geeft tevens de mogelijkheid goedkoper personeel te gebruiken.
Gebleken is, dat de vereiste vakkennis door het centrale bedrijfsarchief altijd goed
koper kan worden geleverd dan plaatselijke aanschaf daarvan bij elk filiaal zou
gaan kosten. Deze hulp vanuit het centrale bedrijfsarchief komt op ongeveer 80,—
per man per dag.'
Actieve instelling
De heer Masselink is ervan overtuigd, dat de kosten in de wat hij noemt dy
namische periode, bij overheidsinstellingen aanzienlijk hoger zullen liggen. Volgens
een ambtelijke berekening in 1968 kostte 1 m1 semi-statisch archief reeds 11,40
(Mees en Hope in 1970 10,—). Exacte ambtelijke cijfers over dynamisch en sta
tisch archief ontbreken nog. Het Journal of the Society of Archivists meldde in
april 1970 echter voor Engeland al een kostprijs voor statisch archief, groot 25,50
per m1 per jaar (1 pound pro feet).
Bij overheidsinstellingen is volgens Masselink postregistratie en afdoeningscontrole
vrijwel overal gebruikelijk. Bovendien komt de kostbaar gebleken gewoonte nog
136]
voor, dat de bewerkers van de stukken zelf hun post willen bewaren. Zelfs veelal
langer dan strikt noodzakelijk.
'Een actieve instelling ten aanzien van het kostenvraagstuk zal ook bij overheids
organen in deze tot besparingen leiden', aldus Masselink.
'Zo kunnen bepaalde stukken buiten de registratie worden gehouden, zoals bijvoor
beeld periodiek verschijnende bescheiden. Deze kunnen na gebruik rechtstreeks in
de semi-statische bewaarplaats opgeslagen worden. Evenzo is het volgens mij zin
vol om bescheiden, die niet regelmatig meer worden ingezien, zo snel mogelijk af te
voeren.'
Die actieve-instellings-gedachte van de heer Masselink is niet helemaal nieuw. Reeds
in 1970 betoogde het plaatsvervangend hoofd van de IVe afdeling van het Alge
meen Rijksarchief, H. J. van Meerendonk, dat een actieve instelling ten aanzien
van de semi-statische periode zal leiden tot diverse voordelen en tevens tot kosten
besparing. Volgens Van Meerendonk zou een semi-statisch archief kunnen be
staan uit een opvangruimte waarin archiefbescheiden worden gesplitst in te be
waren en te vernietigen bescheiden. Aan de tijdelijke bewaring van de vernietigbare
bescheiden behoeven minder kosten te worden besteed dan aan die van de te
bewaren bescheiden. Naast het toepassen van de vernietigingslijst zal hierbij tevens
dienen te worden gebruik gemaakt van de zogenaamde incidentele methode tot
vernietiging van stukken na toestemming van de Algemene Rijksarchivaris volgens
artikel 3, lid 4 van het Archiefbesluit. Zou men bij deze laatste methode regelmatig
dezelfde bescheiden tegenkomen, dan zal dit aanleiding zijn om de vernietigingslijst
te wijzigen of aan te vullen.
Kostenbesef de sleutel?
Is kostenbesef werkelijk de sleutel om te komen tot de oplossing van alle archief
problemen? Masselink gaat hierbij van de gedachte uit. dat de oorzaak van het
ontstaan van de huidige situatie bij het archiefwezen in hoofdzaak is gelegen in
het verlangen zo min mogelijk geld uit te geven.
'Enerzijds wilde men voor zaken waarvan nog weinig nut werd verwacht ook weinig
geld uitgeven, anderzijds konden de onder stof begraven gegevens, die onvoldoende
toegankelijk waren, geen enkel nut opleveren. Maar de massa groeide echter. Zol
ders, kelders, oude pakhuizen en leegstaande fabrieken werden volgestopt. Ook werd
er klakkeloos vernietigd, waarbij waardevolle gegevens verloren gingen. De kosten
van die nadelige gevolgen, maar evenzeer die van de huidige bewaring, behoren
veelal tot de zogenaamde onzichtbare kosten. Zouden wij erin slagen de kosten
verbonden aan onze archivering en ook die van de te bereiken besparingen, zicht
baar te maken, dan mogen we hopen, dat men bereid is enig geld uit te geven om
daarmee grote onkosten nu en in de toekomst te besparen.'
In dit verband wijst de heer Masselink nog op de ervaringen bij de nieuwbouw, die
hoewel getemporiseerd voor diverse instellingen nog plaatsvindt.
'De ervaring heeft daarbij geleerd, dat enerzijds nieuwbouw niet meer automatisch
archiefruimten in de vorm van zolders, kelders en schuurtjes oplevert, terwijl het
anderzijds niet te betalen is om voor de totale hoeveelheid archief zonder meer ruim-
137]
