zich hadden voorgesteld, maar dat zij zich vast voorgenomen hebben het zo gede
gen mogelijk te doen. Een eerste proeve is gereed. Wanneer de bredere beoorde
lingscommissie van deskundigen onder voorzitterschap van de heer De Vey Mest-
dagh naar wij hopen weldra aan het werk tijgt, zal zij van meet af aan te maken
krijgen met een verhandeling, die er wezen mag.
Archief en Computer
Naast het vernietigingsvraagstuk is er het vraagstuk wat ons de snelle ontwikkeling
van de mechanische informatieverwerking te zeggen heeft. Wij móeten er belang
stelling voor opbrengen nu de computer volop in opmars is bij het Rijk en bij de
gemeenten. Volgens de minister van Verkeer en Waterstaat heeft het Rijk al com
puters met een totaalwaarde van 500 miljoen in gebruik, waarvan voor een waarde
van 140 miljoen is geïnstalleerd ten behoeve van het wetenschappelijk onderwijs.
In de internationale archiefwereld is het onderwerp 'mechanische informatiever
werking' vrijwel overal een urgente zaak. Op de in september te Bad Godesberg ge
houden Table-Ronde des Archives was het een hoofdthema en op het Internationale
Archiefcongres te Moskou zal het onderwerp opnieuw centraal gesteld worden.
In diverse landen, met name de Verenigde Staten, Zweden, de Bondsrepubliek, maar
ook Frankrijk, Engeland en België, wordt het nationaal archiefwezen gekend in de
ontwikkeling. In Nederland worden de mogelijkheden, die er zijn om de computer
te gebruiken ten behoeve van archivalische informatieverwerking, nog zo goed als
niet gebruikt. In alle genoemde andere landen worden daarentegen wel, zij het in
bescheiden mate, archiefprojecten (indicering) in uitvoering genomen. U allen
dient er zich bewust van te zijn. dat de Nederlandse archieven in de toekomst (de
financiën zullen wel uitmaken hoe snel) ook als 'data-banks' gaan functioneren.
Onderzoekers, vooral wetenschappelijke onderzoekers universitaire instituten
enz.zullen steeds veelvuldiger een beroep op de archieven doen, de gegevens ter
beschikking te stellen voor mechanische verwerking. In verscheidene landen is reeds
een nauwe samenwerking ontstaan tussen archief en universiteit (Parijs, Luik, Ber
gen in Noorwegen, Marburg enz.), een ontwikkeling die onontkoombaar is en zich
ook in ons land gaat aftekenen. In Eindhoven werken Gemeentearchief en Tech
nische Hogeschool samen aan een project waarbij middeleeuwse gegevens inzake
de ligging van grond en huizen in de computer gebracht worden. Te Rotterdam wor
den 19e eeuwse kwantitatieve (bevolkings)gegevens in het Gemeentearchief ver
werkt vanwege de Nederlandse Economische Hogeschool. Ook in Utrecht is een
demografisch onderzoek begonnen over de periode 1770 1830.
Met nadruk moet ik er uw aandacht op vestigen, dat met de ontwikkeling van de
computer steeds meer gegevens via de ponskaart gebracht worden op de magnetische
band en op microfilm. Die nieuwe media moeten evengoed als archiefbescheiden
in de zin van de Archiefwet 1962 aangemerkt worden als de traditionele papieren
documenten. Het gevaar is groot dat dit onvoldoende beseft wordt en dat er straks
waardevolle gegevens, zonder tussenkomst van de archivarissen, uitgewist worden.
In de gemeente Rotterdam hebben Burgemeester en Wethouders de gemeentearchi
varis belast met de bewaring van de daarvoor in aanmerking komende computer-
[96]
archivalia en tevens alle hoofden van diensten, bedrijven en secretarie-afdelingen
erop gewezen, dat geen documenten, in welke vorm ook, vernietigd mogen worden,
zonder dat Burgemeester en Wethouders via de Gemeentearchivaris en de andere
daarvoor in aanmerking komende instanties daartoe toestemming verleend heb
ben. De hoofdstuurgroep administratieve automatisering te Rotterdam deelt de
opvatting dat computer-documenten archiefbescheiden zijn in de zin van de Ar
chiefwet 1962 en het hoofd van het Gemeentelijk Rekencentrum is begonnen de
werkbeschrijvingen der systemen, waarin de regels zijn opgenomen omtrent de
vernietiging van de gegevens, aan de Gemeentearchivaris ter goedkeuring voor te
leggen.
Op een op 29 november te Rotterdam gehouden bijeenkomst van een aantal direct
geïnteresseerde collega's is over het onderwerp 'archief en computer' van gedach
ten gewisseld. De wenselijkheid werd naar voren gebracht bij het ministerie een
verzoek in te dienen om bij de regeling van de vernietiging ook de computerge
gevens te betrekken. Ook zou aan de archivarissen gevraagd moeten worden te in
ventariseren wat de administratie op dit moment met computers onderhanden heeft.
Het bestuur heeft besloten een werkgroep te vormen met als taak de ontwikkeling
van de automatisering bij te houden, de vernietiging van waardevolle computer
gegevens te voorkomen en een onderzoek in te stellen naar de mogelijkheden van
computergebruik bij het toegankelijk maken van archieven en bij het historisch
onderzoek.
Van de Roterdamse bijeenkomst zult u een uitvoeriger verslag kunnen lezen in het
Archievenblad.
Nazorg archief verzorging
Bijzondere aandacht besteedde uw bestuur aan een brief, die de directeur van het
Organisatiebureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten op 20 januari
1971 gericht heeft aan de gemeentesecretarissen van gemeenten tot ca. 10.000 inwo
ners, met de aanbeveling toe te treden tot een systeem van nazorg in het vlak van de
archiefverzorging.
Die aangeboden nazorg beoogt de functionering van het registratuur-archief te
verzekeren door het verrichten van periodiek onderhoudswerk. Als voordeel werd
opgegeven dat aan het plaatselijk registratuurpersoneel dan geen bijzondere eisen
van vakbekwaamheid (in casu: een diploma archiefverzorging S.O.D.) meer zou
den behoeven te worden gesteld.
Na overleg met de voorzitter van de S.O.D. hebben wij de directie van de V.N.G.
in kennis gesteld van onze ernstige bezwaren tegen het feit dat haar plan uitgaat
van de gedachten 1dat een registrator gemist kan worden en het dynamisch archief
niet meer blijvend in goede en geordende staat behoeft te verkeren en 2. dat zoveel
mogelijk archiefbescheiden zonder controle op hun juiste ordening bijgezet moeten
worden bij het statisch archief in de archiefbewaarplaats.
In zijn antwoord heeft het bestuur van de V.N.G. zich nadrukkelijk gedistantieerd
van het denkbeeld dat gediplomeerd registratuurpersoneel afgedankt zou kunnen
[97]
