De heer Ribberink wijst er op dat, als we verplicht zijn bepaalde fondsen te be
waren, we eveneens verplicht zijn deze redelijk toegankelijk te maken. We dienen
met het indiceren daar te beginnen waar blijkens de gebruikscurve de vraag het
sterkst is. In verband met het toenemend aantal vragen om gegevens moeten we
ons oog wel hoopvol richten op de mechanische verwerking van het materiaal.
We moeten toe naar het toetsenbord, waarop al het indiceringsmateriaal is aan
gesloten. Op het Algemeen Rijksarchief is reeds een centrale index aanwezig. In
deze richting zou, maar dan op de computer overgebracht, moeten worden ver
der gewerkt.
De heer Van Hoboken blijft er bij dat het probleem van het indiceren met de
komst van de computer niet is opgelost.
De heer Renting vertelt, dat men op het Bundesarchiv te Koblenz, dat via een
terminal aangesloten is op een computercentrum te Darmstadt, begonnen is aan
het indiceren met behulp van een nieuwe trefwoordenindex, een zgn. thesaurus.
Het ponsen wordt rechtstreeks verricht, d.w.z. dat een aantal ponstypistes zelf de
gegevens uit de stukken haalt. Aan de mogelijkheid om een thesaurus te maken
voor grote archieven met zeer gevarieerde inhoud en eeuwenoude bestanden wordt
intussen getwijfeld. In Luik wordt evenwel een poging gedaan met betrekking tot de
oude notariële archieven. In Amerika zijn de gegevens van enige archieven en ver
zamelingen, o.a. het Kennedy-archief, integraal in de computer verwerkt.
Volgens de heer Schaap zal het opzetten van een computerproject in het alge
meen veel gekwalificeerde mankracht vergen. Men zal er nl. onder meer op be
dacht moeten zijn dat de vraagstelling zich regelmatig wijzigt. Bovendien zal men
het onderbrengen van gegevens onder bepaalde onderwerpen meestal niet zon
der meer aan typistes kunnen overlaten.
De heer Van Dijk wijst er op, dat het van belang is dat men, als men een be
paald onderzoek verricht, hieraan de mogelijkheid verbindt de gegevens ook voor
andere doeleinden te gebruiken. De computer opent hiervoor mogelijkheden. Bo
vendien kan de computer veel vóórwerk voor ons doen, b.v. alfabetiseren. Van
deze dingen reeds kan men veel profijt hebben.
Wat de notariële archieven betreft, deelt de heer Ketelaar mee, dat gedacht
wordt aan de vorming van een 'commissie ontsluiting notariële archieven'. Deze
zal dienen na te gaan in hoeverre een uniforme aanpak van de indicering van
deze archieven mogelijk is. Bij het in bewaring geven van notarieel archief zou
den aanwijzingen gegeven kunnen worden met betrekking tot de wijze van in
diceren. Op deze manier kan een basis ontstaan voor een doelmatig gebruik van
de computer.
De heer Woelderink vraagt zich af of we nu wel in alle opzichten voor later
kunnen zorgen. Zijn inziens is de invoer van de gegevens in de machines afge
stemd op de vraagstelling van dit moment, waarbij we dus niet steeds alle gege
vens van het document voor 100% in de computer stoppen.
De heer Ribberink antwoordt hierop, dat we in dit stadium niet aan bedoelde
100% moeten denken, maar moeten trachten via de computer hoofdbestanddelen
[26]
aan te geven. Wil de aanvrager meer weten, dan zal hij zelf verder moeten werken.
Daarom zal nu afgesproken dienen te worden waar we ons op gaan richten.
De heer De Vey Mestdagh deelt mee, dat bij zijn dienst de retro-acta van de
burgerlijke stand worden geindiceerd en dat het alfabetiseren inderdaad veel tijd
en geld kost. Bestaat er, zo vraagt spreker, op dit gebied misschien al een of an
der gestandaardiseerd kaartje, waarvan hij nu al gebruik zou kunnen gaan ma
ken? De heer Ribberink zegt, dat dit laatste niet het geval is en dat de heer De
Vey Mestdagh er het beste aan doet voorlopig gewoon door te gaan.
De heer Hart wijst op de vele spellingsvarianten van veel namen en de moeilijk
heden van dien. In verband hiermee zegt de heer Van Dijk, dat men niet tevoren
een keuze uit deze varianten behoeft te doen, maar beter alle varianten in kan
laten ponsen. Naar aanleiding van een opmerking van de heer Schoone, dat men
bij de mechanisatie de namen vaak verkort weergeeft, waarbij men irrelevante
letters niet laat meetellen, geeft de heer Van Dijk te kennen dat de namen z.i.
volledig moeten worden geponst.
Nadat ook de heer Schaap nog eens gesteld heeft, dat bij het indiceren ieder apart
bezig is, concludeert de heer Renting dat naar uniformiteit moet worden ge
streefd. Zijns inziens zou het best kunnen worden begonnen met de notariële
archieven. Wellicht kan, aldus spreker, de Rijksarchiefdienst hier aandacht aan
besteden. De heer Ketelaar onderstreept nog eens de mogelijkheid tot het bren
gen van uniformiteit in deze, door er op te wijzen dat bij inbewaringgeven van
notariële archieven van na 1842 de voorwaarde wordt gesteld dat de door de
Algemene Rijksarchivaris te geven richtlijnen worden opgevolgd.
Vervolgens informeert de heer Scherft naar de houdbaarheid van de gegevens
op computerband of -schijf.
Hierop antwoordt de heer Renting, dat de maximale houdbaarheid op ongeveer
12 jaar wordt gesteld. Er bestaat echter ook een mogelijkheid om de gegevens
van de band of schijf op microfilm over te brengen, waardoor de houdbaarheid
van de gegevens minstens 100 jaar wordt. Uiteraard zijn hieraan vrij aanzien
lijke kosten verbonden, maar de dure computerbanden of -schijven kunnen dan
worden uitgewist en opnieuw worden gebruikt. De heer Ketelaar zegt, dat het
omspoelen van de ene band op de andere, op welke mogelijkheid ook de heer
Van Dijk al wees, heel snel gaat en dus wat het werk betreft niet zo duur be
hoeft te zijn. En wat de kosten van de band aangaat liggen over 10 of 12 jaar
de verhoudingen wellicht heel wat gunstiger.
De heer Graafhuis vertelt, dat men bij de gemeente Utrecht bezig is met het in
diceren van de doop-, trouw- en begraafboeken, de transporten en de plechten.
Hier wordt alles wat in de acte staat op het fiche overgenomen. Verder is men
in Utrecht bezig met het ontwerpen van een fiche voor de index op het nota
rieel archief. Hij vraagt zich af of hiervoor een standaardfiche mogelijk is, maar
is wel overtuigd van de wenselijkheid dat er een lijst van criteria komt.
De heer Ketelaar blijft van mening, dat voor het nieuwe notariële archief een
uniform fiche mogelijk is.
[27]
