Technisch nieuws
De materiële toegankelijkheid van archieven.
Over dit onderwerp hield de heer A. J. van Vliet, adviseur Registratuur en Ar
chief van Ruys' Handelsvereeniging N.V. te 's-Gravenhage op 20 oktober 1969
een inleiding in de vergadering van het Centrum voor Literatuur-onderzoekers1.
De heer Van Vliet wees op de mogelijkheden, geboden door het Sescosysteem
met Multexmateriaal, waarover bijzonderheden zijn vermeld in Ned. Archieven
blad 1969, blz. 114 116. Aan het algemene gedeelte van zijn inleiding is het vol
gende ontleend:
'Als ik het dokument moet volgen van het moment af, dat het voor afleg in aan
merking komt tot en met het meubel, waarin het tenslotte terecht komt en zijn
definitieve "opberg"-plaats heeft gevonden, dan zou ik dienen te bespreken de vele
soorten binnenmappen, al dan niet met hechting der stukken, de eveneens zeer
talrijke soorten hangmappen, en de uitgebreide serie opbergmeubelen, die er thans
op de markt zijn. Sprekende over deze verschillende facetten zou ik er niet aan
ontkomen u terzijde steeds in te lichten over vloeroppervlakte-bezetting, tijdsbe
sparingen, en de hiermede gepaard gaande financiële aspekten. Dit alles zou te
ver voeren, zodat ik een keus heb gemaakt en mij beperken wil tot bespreking
van enkele van de meest toegankelijke systemen en daarbij enig vergelijkend cijfer
materiaal zal hanteren. Enkele minder snelle, enigszins verouderde systemen en
opbergmeubelen, zal ik hierbij ter vergelijking af en toe betrekken. Verder zal ik
met archief steeds bedoelen het dynamische, dus het meest aktuele gedeelte van
het archief. Bij het noemen van cijfers ben ik steeds uitgegaan van bestanden van
tenminste 1000 m'.
Allereerst enkele opmerkingen over de behandeling van stukken alvorens ze in
een opbergmeubel terecht komen. We kunnen ze samenvoegen in ordners (diver
se formaten), omslagen met en omslagen zonder hechtingsmechaniek, in 'ge
lijmde' boeken en in portefeuilles.
Het is duidelijk, dat het afleggen in mappen zonder hechtmechaniek het snelst in
zijn werk gaat. In alle andere gevallen heeft men een grotere zekerheid tegen het
wegraken van stukken. De aard van de dokumenten zal voornamelijk de keus doen
bepalen t.a.v. wel of geen ordner, wel of niet hechten enz. Als we een keuze ge
maakt hebben en tevens de rangschikking hebben bepaald, dient men vervolgens,
1 Ook de heren mr. A. E. M. Ribberink en M. J. Dreese voerden aldaar het woord.
[248]
rekening houdende met de beschikbare vloeroppervlakte, het aantal beschikbare
medewerkers, het aantal lichtingen per periode e.d., uit te zien naar de opbergmeu
belen. Overzichtelijkheid en toegankelijkheid zullen daarbij als de belangrijkste
faktoren dienen te worden gezien. Eerst wil ik nog even nader ingaan op drie van
de meest voorkomende systemen (daarbij geen acht slaande op de rangschikking,
die afhankelijk kan zijn van in gebruik zijnde of genomen kaartsystemen, plan
borden, klassifikaties of andere hulpmiddelen):
1. Opberging in ordners.
2. Opberging in vierladenkasten, al dan niet voorzien van hangmappen, waar
mede ik dan al even vooruit moet lopen op een stukje opbergmeubilair.
3. Opberging in laterale hangmappen.
U kent ongetwijfeld de opsomming van handelingen, die bij de opberging van
een dokument in de drie genoemde methoden verricht moeten worden.
Bewaring in ordners:
Inklusief het voorsorteren van de stukken 15 tot 17 handelingen, afhankelijk van
opberging in b.v. kasten met of zonder deuren. Dit geldt zowel voor het invoegen
als voor het uitnemen van stukken.
Bewaring in vierladenkasten:
Inklusief het voorsorteren 9 tot 13 handelingen, alleen voor het geval, dat een
ladenkast wordt gebruikt met hangmappen. Indien men dossiers zonder meer
achter elkaar zet, wordt het aantal handelingen nog uitgebreid omdat men met
twee handen het gezochte dossier moet opzoeken of terugzetten. Indien dossier
mappen worden gebruikt zonder hechting, wordt het aantal handelingen terugge
bracht tot 7.
Bewaring in laterale hangmappen:
4 tot 13 handelingen. Indien een open kast wordt gebruikt en de stukken in de
dossiersomslagen niet worden vastgehecht, kan volstaan worden met 4 of 5 han
delingen. Indien een kast met deuren in gebruik is, kan men volstaan met 1 maal
de kast te openen om de opberging in 6 boven elkaar gelegen rijen uit te voeren.
Deze eenmalige handeling beïnvloedt de tijd, nodig voor het invoegen of uitnemen
van een stuk, nauwelijks. Dit in tegenstelling tot b.v. het openen en sluiten van de
laden van correspondentiekasten. Het bestand van 1 kast met laterale hangmappen
is immers gelijk aan dat van 12 laden. Dan dient men niet alleen de laden te openen
en te sluiten, maar tevens moet bij zo een handeling (per keer per lade) een ge
wicht van minstens 40 kg verplaatst worden (vaak in een ongunstige lichaams
houding), hetgeen een vertragende invloed heeft op de opbergingsgang.
In een arbeidsanalyse met drie systemen werd uitgegaan van een totale opberg-
kapaciteit van 12 m'. Verder werd uitgegaan van een éénmalige opberging van
de dokumenten. Bij het begin van het onderzoek bevatten de opbergmiddelen
geen enkel dokument en aan het eind van het onderzoek waren de kasten geheel
gevuld.
[249]
