of direkteur van openbare weken) verplicht is persoonlijk in de bedoelde commissie
zitting te nemen.
Daar de commissie deze eis al te zwaar acht, heeft zij een redaktie ontworpen, die het
mogelijk maakt dat topfunctionarissen zich in het geval van artikel 3 ook door anderen
(b.v. een registrator) kunnen laten vervangen.
d. Tekstverbetering.
In artikel 4, regel 2, dient „wordt" te worden veranderd in „worden", daar hier van
twee zaken sprake is. In artikel 7 ware te kiezen ófwel voor de telegramstijl ófwel voor
een volledige omschrijving.
In het eerste geval moet het woord „voor" vervallen.
De aanhef van artikel 4 is te compact weergegeven.
In plaats van „het opnemen van", stelt de commissie voor duidelijk aan te geven
dat het hier gaat over de beoordeling van de vraag of archiefbescheiden in de be
wuste lijst moeten worden opgenomen.
e. Het blijvend belang van gegevens.
De commissie heeft overwegend bezwaar tegen de woorden „gelet op het onder a ge
noemde", welke voorkomen aan het slot van onderdeel b van artikel 4. Deze formulering
beperkt het tweede criterium tot de vraag of de bewuste archiefbescheiden van belang
zijn voor de historie van de betrokken administratie. Gezien het algemeen aanvaard
standpunt, dat archiefbescheiden niet alleen bewaard worden voor de overheid zelf, maar
ook voor historici van velerlei kaliber, alsmede voor particulieren, die rechten willen
onderzoeken of bewijzen, stelt de commissie voor onderdeel b zodanig te formuleren,
dat de belangen van de beide laatste categorieën geheel worden veilig gesteld.
Er moet overigens evenzeer rekening gehouden worden met de belangen van het we-
tenschappelijk-historisch onderzoek als met die van amateur-historici.
f. Vorm van de lijsten.
Naar de mening van de commissie is het niet nodig de in artikel 5 onder a, b en c
bedoelde mededelingen uitsluitend in de afzonderlijke toelichting op de lijst op te ne
men.
De mogelijkheid tot een zeer eenvoudige aanduiding in de tekst van de lijst zelf moet
worden opengelaten. In verband hiermee moet ook in artikel 6 sub b de verwijzing
naar de motivering naar artikel 5 vervallen.
g. Lengte van de vernietigingstermijn.
Het is de commissie opgevallen dat een aanduiding omtrent de lengte van vernietigings
termijnen in de Schets ontbreekt. Men kan zich afvragen waarom b.v. voor de ver
nietiging van bijlagen der gemeenterekeningen destijds de termijn op 40 jaar is gesteld.
Na ampel beraad zijn wij tot de conclusie gekomen, dat de lengte der termijnen in
principe een zaak van de administratie zelf is. Overigens zijn die termijnen ten dele
geregeld door het bijzonder Archiefrecht, zoals dit b.v. voorkomt in de Comptabili
teitswet en het Wetboek van Koophandel. Naar ons oordeel dient gestreefd te wor
den naar een zo gering mogelijke variatie in de lengte der vernietigingstermijnen. Het
vraagstuk is overigens belangrijk uit het oogpunt van ruimtebesparing.
Amsterdam, 13 oktober 1969
Mr. H. J. Bernsen, 's-Hertogenbosch
Dr. F. A. Brekelmans, Breda
Dr. W. J. van Hoboken, Amsterdam
H. J. van Meerendonk, 's-Gravenhage
Mr. J. H. de Vey Mestdagh, Groningen
P. J. M. Wuisman, Oisterwijk
[88]
lil. NOTA van wijzigingen, voorgesteld door de Commissie, ingesteld bij besluit van
het bestuur der Vereniging van Archivarissen in Nederland d.d. 14 augustus 1969, om ie
adviseren over de „Schets van Regelen" ter uitvoering van artikel 3, eerste lid van
het Archiefbesluit.
Artikel 2 sub b:
dient te luiden:
b. „de algemene rijksarchivaris en voorts degene, die in het geval, bedoeld in ar
tikel 3, vierde lid van het Archiefbesluit eveneens van advies moet dienen c.q. moet
worden gehoord".
Artikel 3:
De Tweede volzin „In deze commissie hebben tenminste zitting: a. één van degenen
die dient te luiden:
„In deze commissie dienen tenminste zitting te hebben of te zijn vertegenwoordigd:
a. degenen, die de verantwoordelijkheid hebben
Artikel 3 sub b:
dient te luiden:
b. „de algemene rijksarchivaris en voorts één van degenen, die in het geval, bedoeld
in artikel 3, vierde lid van het Archiefbesluit eveneens van advies moeten dienen c.q.
moeten worden gehoord".
Artikel 4:
De aanhef dient te luiden:
„Bij het beoordelen van de vraag, of archiefbescheiden in de lijst moeten worden opge
nomen, worden in aanmerking genomen":
Artikel 4 sub b te wijzigen in:
„b. het blijvend belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor
de overheids-organen, de recht- of bewijszoekenden en het historisch onderzoek".
Artikel 5:
te schrappen de woorden: „in de toelichting op de lijst".
N.B. De commissie wil niet imperatief doen voorschrijven dat de punten a, b en c
uitdrukkelijk in de in artikel 6 sub b bedoelde toelichting op de lijst moeten voor
komen.
Het moet mogelijk blijven deze gegevens op te nemen in een noot of in de om
schrijving van de bewuste archiefbescheiden.
Artikel 6:
sub b te schrappen: „naast de in artikel 5 bedoelde motivering".
Artikel 7:
Het woord „voor" te schrappen.
Vernummering der artikelen:
Artikel 6 naar voren halen, dus vóór 4, in dat geval wordt:
art. 6: art. 4 (sub b, art. 5 wordt art. 6)
art. 4: art. 5
art. 5: art. 6
Amsterdam, 13 oktober 1969
[89]
