[86]
onze Ministers bij het vaststellen van de lijst gebleken zijn dat aan het ontwerpen van
de lijst is deelgenomen door of vanwege:
a. degene die de verantwoordelijkheid heeft voor het beheer van de in de lijst om
schreven archiefbescheiden;
b. de algemene rijksarchivaris en voorts degene wiens advies in het geval bedoeld in
artikel 3, vierde lid van het Archiefbesluit eveneens dient te worden ingewonnen.
Artikel 3
Indien de lijst betrekking heeft op archiefbescheiden van twee of meer overheidsorganen
met gelijksoortige taken, wordt het ontwerp van de lijst opgesteld door een commissie,
in te stellen door Onze Ministers. In deze commissie hebben tenminste zitting
a. één van degenen die de verantwoordelijkheid hebben voor het beheer van de in de
lijst omschreven archiefbescheiden;
b. de algemene rijksarchivaris en voorts één van degenen wier advies in het geval be
doeld in artikel 3, vierde lid van het Archiefbesluit eveneens dient te worden in
gewonnen.
Artikel 4
Bij het opnemen van archiefbescheiden in de lijst wordt in aanmerking genomen:
a. de taak van het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten, als
mede de relatie van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
b. het blijvende belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens, gelet op
het onder a. genoemde.
Artikel 5
Indien in de lijst archiefbescheiden zijn opgenomen omdat deze gegevens bevatten die
verwerkt zijn in niet in een lijst omschreven archiefbescheiden, dient in de toelichting
op de lijst te worden aangegeven:
ade aard van die gegevens;
b. de aard van de niet in de lijst omschreven archiefbescheiden, waarin deze ge
gevens zijn verwerkt;
c. het overheidsorgaan waaronder deze archiefbescheiden berusten.
Artikel 6
De lijst dient te bestaan uit:
a. een systematische opsomming van omschrijvingen van groepen van archiefbeschei
den welke naar hun inhoud gelijksoortig zijn, met vermelding van de termijnen na
het verstrijken waarvan de archiefbescheiden mogen worden vernietigd;
b. een toelichting op de lijst welke, naast de in artikel 5 bedoelde motivering, in
ieder geval bevat de aanduiding van de bij de opsomming als bedoeld onder a
gebruikte systematiek;
c. een inhoudsopgave.
Artikel 7
Dit besluit kan worden aangehaald als Algemene richtlijnen voor vernietigingslijsten
archiefbescheiden.
Artikel 8
Dit besluit treedt in werking op
II. Prae-advies van de Commissie, ingesteld bij besluit van het bestuur der Vereniging
van Archivarissen in Nederland d.d. 14 augustus 1969, om te adviseren over de Schets
van Regelen ter uitvoering van artikel 3, eerste lid van het Archiefbesluit".
Bovenstaande commissie, bestaande uit de heren Mr. H. J. Bernsen, Dr. F. A. Bre-
kelmans, Dr. W. J. van Hoboken, H. J. van Meerendonk, Mr. J. H. de Vey Mestdagh
en P. J- M. Wuisman, vergaderde op 13 oktober in het gemeentearchief te Amsterdam,
onder voorzitterschap van Dr. W. J. van Hoboken.
Als secretaris trad op Dr. F. A. Brekelmans. De heer Bernsen was om gezondheids
redenen verhinderd, doch had zijn opmerkingen telefonisch medegedeeld. Het stand
punt der overige commissieleden dienaangaande is in dit advies verwerkt.
Het resultaat der bespreking is neergelegd in de bijgevoegde Nota van wijzigingen,
waarop het volgende als toelichting moge dienen:
a. Titel en indeling van de Schets.
In de commissie heerst algemene waardering voor dit stuk, met name voor de be
knoptheid ervan. De eenparige mening bestond dat de bewuste richtlijnen beperkt
moeten worden gehouden. Het lijkt niet nodig er een inleiding aan toe te voegen.
De titel spreekt van het vaststellen van lijsten, waarbij werd opgemerkt, dat vaststellen
iets anders is dan maken. Het vaststellen is de taak van de ministers, het maken die
van de ambtenaren van de administratie en de archivarissen.
Geconstateerd werd dat in de vaststelling de voorbereiding is betrokken; het woord
vaststelling impliceert het praenataal stadium van de vernietigingslijsten.
De artikelen van de Schets zijn in drie groepen te verdelen, n.l.:
1. Bepalingen omtrent de samenstellers van de lijsten (art. 1-3)
2. De vorm van de lijsten (art. 6)
3. Algemene criteria voor de vernietiging (art. 4 en 5)
Deze volgorde komt de commissie het meest logisch voor, zodat voorgesteld wordt de
artikelen te vernummeren zoals nader is aangegeven op bijgaande Nota.
b. Inleiding
Op pagina 2 wordt aan het eind van de tweede alinea gesproken van het zich repeteren
van veel zaken op verschillende hiërarchieke niveau's. In ons midden werd opgemerkt
dat sommige zaken zich ook nu op dezelfde niveau's kunnen herhalen, zoals het geval
is bij gemeenten die een gemeenschappelijke regeling hebben aangegaan.
c. Artikel 2 en 3
Er bestaat geen duidelijk verband tussen dit ontwerp van de richtlijnen en de bewoor
dingen van artikel 3 lid 4, sub e, f en g van het Archiefbesluit, alwaar wordt gehan
deld over vernietiging van archiefbescheiden, die nog niet in lijsten zijn omschreven,
dan wel daarvoor niet in aanmerking komen. Er dient naar onze mening een duide
lijke verbinding gelegd te worden tussen het onderhavig onderwerp en deze verschillende
bepalingen.
Aan de functionarissen, die volgens het Archiefbesluit gehoord moeten worden, wordt
immers in artikel 2 en 3 van de concept-richtlijnen voorbijgegaan.
Om deze reden is de commissie gekomen tot de voorgestelde wijziging van artikel 2
sub b en 3 sub b.
Voorts is het de commissie opgevallen dat het „door en vanwege" van de vijfde
ïegel van dit artikel 2 niet tot uitdrukking komt in artikel 3. Het gevolg hiervan
is dat, bij het ontwerpen van een lijst betreffende archiefbescheiden van één over
heidsorgaan diegene, die de verantwoordelijkheid heeft voor het beheer van de betrok
ken archiefbescheiden, zich kan laten vertegenwoordigen, terwijl bij een betrokkenheid
op meer dan één overheidsorgaan de bewuste topfunctionaris (b.v. secretaris-generaal
[87]
