bijlagen
bescheiden bewaard worden niet alleen ten behoeve van de overheid zelf maat
ook voor historici van velerlei kaliber alsmede voor particulieren, die rechten
willen onderzoeken of bewijzen, wel zo algemeen aanvaard wordt als de commis
sie stelt? Dr. Van Hoboken antwoordt, dat er inderdaad enkele bezwaren tegen
een dergelijke ruime formulering zijn geuit, o.a. op grond van de overweging,
dat krachtdadige vernietiging van moderne archieven noodzakelijk is wegens hun
grote omvang.
Aangezien niemand verder het woord verlangt staat dr. Van Hoboken de leiding
van de vergadering weer af aan drs. Renting, die vraagt of men er mee instemt,
dat de door de commissie opgestelde nota van wijzigingen, nadat daarin de ver
anderingen, waartoe deze middag besloten is, zijn verwerkt, wordt toegezonden
aan de Algemene Rijksarchivaris met het verzoek daar ter bestemder plaatse
rekening mee te houden. Die toestemming wordt onder applaus verleend, waarop
de voorzitter de commissie bedankt voor de snelle en grondige manier, waarop
zij haar taak heeft volbracht, en in het bijzonder dr. Van Hoboken voor de wijze
waarop hij de discussie deze middag heeft geleid. Het spijt hem bijzonder, dat
het commissie-lid mr. Bernsen vandaag om gezondheidsredenen niet aanwezig
kon zijn en hij wenst hem namens de vergadering het goede toe. Hij vindt het
bijzonder verheugend, dat de Algemene Rijksarchivaris aan de vereniging de ge
legenheid heeft geboden haar mening over de schets kenbaar te maken.*
Bij de rondvraag informeert dr. F. A. Brekelmans of het juist is, dat het Tehuis
van Archivarissen in 's Gravenhage zal worden gesloten. Mogelijk kan collega
Van Meerendonk daar iets over zeggen? Deze antwoordt, dat dit natuurlijk een
zaak van regenten van de Morrenstichting is. Er is geen sprake van likwidatie van
de stichting, zoals hij wel heeft horen zeggen, maar wel zal de exploitatie van
het Tehuis worden gestaakt. De kosten van personeel en onderhoud van het ge
bouw werden te hoog. Regenten zoeken naar een mogelijkheid het doel van de
stichting overeenkomstig de eisen van de tijd nog beter te realiseren.
De voorzitter verklaart, dat het hem bekend is, dat een aantal leden, die aan hun
verblijf in het Tehuis prettige herinneringen hebben, de sluiting daarvan ter harte
gaat. Hij stelt voor, dat het bestuur schriftelijk inlichtingen inwint bij de regenten
van de stichting en desgewenst overleg pleegt over mogelijkheden tot behoud van
het Tehuis ofwel over andere wegen waarlangs de doelstellingen van de stichting
verwerkelijkt kunnen worden. Aldus wordt besloten, waarop de vergadering ge
sloten wordt.
Voor het adres van de Studiekring voor documentatie en administratieve organisatie
der Overheid (de S.o.d.) inzake de Schets algemene richtlijnen voor de vaststelling van
lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende stukken raadplege men het maart
nummer 1970 van Overheidsdocumentatie, blz. 252.
[84]
I. Schets van de Algemene Rijksarchivaris.
Algemene Richtlijnen welke in acht genomen worden bij het vaststellen van lijsten
van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden, (art. 3, eerste lid van
het archiefbesluit).
INLEIDING
Artikel 2 van de archiefwet 1962 verplicht de overheidsorganen de onder hen berus
tende archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren. Aan deze verplichting
kan geen gevolg worden gegeven zonder een doelmatig gebruik van de bevoegdheid tot
het vernietigen van die papieren „waarvan men nagenoeg met zekerheid kan aan
nemen, dat zij door de administratie zelf nimmer meer geraadpleegd behoeven te
worden en ook voor de historie zonder betekenis zijn" (Nota van toelichting op het
archiefbesluit ad artt. 2 en 3; Bijlagen Handelingen Tweede Kamer 1956-7, 4549 nr. 4
pag. 3).
Selectie en vernietiging zijn niet alleen gewenst voor het beheer en het gebruik van de
stukken door de administratie, maar ook het historisch onderzoek is ermede gebaat,
dat ballast verdwijnt en dat de belangrijke bescheiden in goede orde toegankelijk zijn:
men „dient de verwijdering van overtollige bestanddelen te aanvaarden als een
onmisbaar bestanddeel der bruikbaarmaking van nieuwe archieven" (Nederlands Ar
chievenblad LIT 1947, p. 137). In de commissie ter voorbereiding van het archiefbe
sluit was men dan ook van mening dat „vernietiging een kwestie is van zijn of niet
zijn van de archieven. Om te kunnen bewaren moet er vernietigd worden" (Notulen
commissie archiefbesluit 9 okt. 1961 p. 2).
Artikel 3, eerste lid, van het archiefbesluit spreekt van algemene richtlijnen welke bij
het vaststellen van lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbe
scheiden in acht moeten worden genomen. Deze richtlijnen geven de principes aan,
waarvan de lijsten het uitvloeisel zijn. Zij moeten door de samenstellers van de lijsten
in acht worden genomen en kunnen daarnaast dienen bij het toetsen van de ontwerp-
lijsten.
De hierna volgende richtlijnen regelen de wijze van samenstellen van de lijsten en
geven de algemene criteria van vernietigbaarheid. De lijsten van voor vernietiging in
aanmerking komende archiefbescheiden moeten immers het resultaat zijn van over
leg tussen de administratie die tot vernietiging wil overgaan en de archivaris die de te
bewaren stukken op de duur zal moeten overnemen. Daarnaast vormen de betrek
kelijke onbelangrijkheid van het archiefvormend orgaan of functie, het al dan niet
verwerkt zijn en het zich repeteren van vele zaken op verschillende hiërarchieke
niveau's algemene criteria.
SCHETS
van regelen ter uitvoering van artikel 3, eerste lid van het archiefbesluit (algemene
richtlijnen welke in acht genomen moeten worden bij het vaststellen van lijsten van voor
vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden).
Gelet op artikel 3, eerste lid van het archiefbesluit en de in de daarbij behorende nota
gegeven toelichting op dit artikel:
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
a. Onze Ministers: Onze krachtens het bepaalde in artikel 3, derde lid van het Archief
besluit bij het vaststellen van de lijst betrokken Ministers
b. de lijst: de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 2
Indien de lijst betrekking heeft op archiefbescheiden van één overheidsorgaan moet
[85]
