TOELICHTING op het concept van cle voorschriften
voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen
berustende archiefbescheiden
(Besluit post- en archiefzaken Rotterdam
Algemeen
Vaststelling van regels voor het beheer van de bij de onderscheiden diensten, bediijven en
instellingen berustende archiefbescheiden, moet plaats vinden op grond van artikel 5,
tweede lid, van de Archiefverordening.
Naast voorschriften, welke zeer duidelijk het eigenlijke archiefbeheer betreffen, bevat
bijgaande regeling o.a. ook aanwijzingen ten aanzien van het vastleggen van de ontvangst
en verblijfplaats van de stukken, alsmede omtrent de controle op de afdoening van
stukken; onderwerpen, welke minder duidelijk tot het archiefbeheer behoren of daarmee
minder duidelijk verband houden.
Wat betreft het vastleggen van de ontvangst en verzending, kan worden opgemerkt dat
dit, vooral afhankelijk van het in de praktijk gelegde verband tussen dit vastleggen
(b.v. inschrijving) en latere ordening, in meerdere dan wel in mindere mate tot het eigen
lijke archiefbeheer moet worden gerekend. Afgezien hiervan moet echter zowel de mo
gelijkheid tot het vaststellen van de aanwezigheid en verblijfplaats der stukken, als de
controle op de afdoening, geacht worden tevens van algemeen administratief belang zijn.
Omdat hier het algemeen gemeentelijk belang en het archiefbelang hand in hand gaan,
lijkt het opnemen in deze regeling van de genoemde verplichtingen zeer gewenst.
Gelet op het vorenstaande is het aanbevelenswaard dat de hierbedoelde regeling wordt
aangeduid als het „Besluit post- en archiefzaken Rotterdam". De toevoeging „Rotterdam
is o.m. gewenst ter onderscheiding van deze plaatselijke regeling van het Besluit post- en
archiefzaken voor de rijksadministratie.
Omdat de inhoud van de meeste artikelen, na kennisneming van het voorgaande, voor
zichzelf zal spreken, lijkt de hierna volgende artikelsgewijze toelichting, kort te kunnen
worden gehouden.
Toelichting per artikel
Artikel 1
Hoewel niet strikt nodig, is, in verband met het veelvuldig voorkomende misverstand,
als zouden archiefstukken alleen oudere stukken zijn, een herhaling van de door de
Archiefwet 1962 gegeven definitie van „archiefbescheiden" gewenst.
Artikelen 3, 4 en 5.
Gelet op het feit dat de wijze van vastlegging van ontvangst, verzending en verblijfplaats
der stukken, alsmede de ordening, in de eerste plaats moet voldoen aan de speciale
eisen van de betrokken administratie, is het niet gewenst hier bepaalde systemen dwin
gend voor te schrijven. Zekere minimum-eisen kunnen evenwel niet worden gemist, ge
zien het doel dat met de in de artikelen 3 en 4 bedoelde verplichtingen wordt beoogd.
Artikel 6
De bepalingen van het eerste en tweede lid willen aan de in Rotterdam in feite reeds
bestaande situatie thans ook een meer officiële basis geven. Als voorbeelden van archief
bescheiden, ten aanzien waarvan uit anderen hoofde al zekere ordeningsvoorschriften
gelden, kunnen worden genoemd het bevolkingsregister, de burgerlijke stand, alsmede
bescheiden van zuiver boekhoudkundige aard.
[150]
Artikel 9.
Deze bepaling bedoelt niet alleen te voorkomen dat de archieven onnodig veel plaats
innemen, maar wil tevens de overzichtelijkheid van de werkelijk van belang zijnde stuk
ken bevorderen.
Artikel 11, tweede lid.
Ook deze bepaling bedoelt de feitelijke situatie, waarin de archivaris van advies dient
omtrent de bouw en inrichting van ruimten, speciaal bestemd voor de bewaring van
archiefbescheiden, te bestendigen.
[151]
