nomen om daar te berusten;
4e. fotografische reprodukties, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van
de onder le, 2e of 3e bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het be
paalde in artikel 4 van de Archiefwet 1962 zijn vervaardigd.
Artikel 2.
Het hoofd van elk gemeentelijk orgaan is belast met het beheer van de onder dat orgaan
berustende archiefbescheiden.
Artikel 3.
1. Alle inkomende archiefbescheiden, daaronder begrepen die, welke op naam van een
functionaris zijn gesteld, worden dadelijk na ontvangst zodanig in de administratie ver
werkt, dat hun ontvangst gemakkelijk kan worden vastgesteld.
2. De verblijfplaats van deze bescheiden tijdens hun behandeling dient steeds snel te
kunnen worden bepaald.
3. Van de nog niet in het archief opgeborgen minuten van verzonden stukken dient
eveneens de aanwezigheid en verblijfplaats snel te kunnen worden vastgesteld.
Artikel 4.
De ordening van de archiefbescheiden moet zodanig geschieden, dat deze op doelmatige
wijze voorziet in de behoefte van de administratie aan gegevens.
Artikel 5.
Voor de toepassing van het bepaalde in de artikelen 3 en 4 geldt als minimum-eis, dat op
eenvoudige wijze ieder archiefstuk kan worden gevonden, waarvan slechts bekend is:
hetzij de inhoud van het stuk,
hetzij de afzender of geadresseerde, zomede de datum en het kenmerk, bij verzending
aan het stuk gegeven.
Artikel 6.
1. Plannen tot wijziging of vervanging van een systeem van ordening behoeven de goed
keuring van burgemeester en wethouders, die omtrent deze plannen het advies in
winnen van de gemeentearchivaris.
2. Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de gemeentearchivaris ten
aanzien van de in toepassing zijnde systemen van ordening voorstellen, welke tot ver-
betering van die ordening kunnen leiden.
3. Het in het eerste en tweede lid van dit artikel bepaalde geldt niet voor archiefbe
scheiden, ten aanzien waarvan bij of krachtens de wet, dan wel bij provinciaal of
gemeentelijk voorschrift, een bepaalde wijze van ordening wordt voorgeschreven.
Artikel 7.
1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan stelt algemene grenzen vast voor de afdoe
ning van stukken.
2. De m behandeling zijnde stukken dienen bij overschrijding van deze grenzen te wor
den gerappeleerd.
Artikel 8.
die"t zodanig ia een inventaris of anderszins te zijn beschreven, dat te allen
horen te zhnn lêC T' ka" worden ^gesteld welke archiefeenheden aanwezig be
noren te zijn en waar deze zich moeten bevinden.
Artikel 9.
L ^rKte/én.m,aalfin d® Vijf jaren wordt overgegaan tot vernietiging van daarvoor
achtens de Archiefwet 1962 in aanmerking komende archiefbescheiden
Van de vernietiging, welke slechts plaats vindt met machtiging van de gemeente-
[148]
archivaris, wordt overeenkomstig het bepaalde in artikel 5 van het Archiefbesluit,
Staatsblad 1968 nr. 200, een verklaring opgemaakt.
Artikel 10.
1. Het raadplegen van archiefbescheiden door anderen dan gemeentefunctionarissen, die
met de behandeling van de zaken, waarop de stukken betrekking hebben, zijn belast,
is slechts geoorloofd met toestemming van het hoofd van het betrokken gemeentelijk
orgaan.
2. Voor uitlening van archiefbescheiden aan de in het voorgaande lid bedoelde derden,
is de toestemming van burgemeester en wethouders vereist.
3. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg, dat diegenen, die met het dage
lijks beheer van de archiefbescheiden zijn belast, van de uitlening van archiefbe
scheiden aantekening houden en controleren of het uitgeleende tijdig wordt terug
ontvangen.
Artikel 11.
1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg voor de goede en veilige bewa
ring van de onder dat orgaan berustende archiefbescheiden.
2. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van
ruimten, in het bijzonder bestemd voor het bewaren van nog niet naar de gemeente
lijke archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, behoeven de goedkeuring
van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Artikel 12.
Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg, dat de vervaardiging van archief
bescheiden geschiedt op zodanige wijze en met gebruik van zodanige materialen, dat
deze bescheiden een voldoende houdbaarheid bezitten.
Artikel 13.
1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan doet voorstellen aan burgemeester en wet
houders ten aanzien van het doen maken van kopieën van die bestanddelen van de
door hem beheerde archieven, welker behoud onontbeerlijk is, en ten aanzien van de
ordening en bewaring van deze kopieën.
2. Over de in het eerste lid bedoelde voorstellen beslissen burgemeester en wethouders,
nadat zij daaromtrent de gemeentearchivaris hebben gehoord.
Artikel 14.
Onverminderd het bepaalde in artikel 5 van de Archiefwet 1962, pleegt het hoofd van
een gemeentelijk orgaan overleg met de gemeentearchivaris, omtrent het overbrengen
naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de archiefbescheiden, welke niet meer
veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd.
Artikel 15.
1. Deze voorschriften kunnen worden aangehaald als „Besluit post- en archiefzaken
Rotterdam".
2. Zij treden in werking op 1 januari 1969.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Rotterdam, op 29 november
1968.
De burgemeester,
W. Thomassen
De secretaris,
J. C. Knap
[149]
