m
[147]
ken archieven en bibliotheken, onderworpen aan de bepalingen die in artikel 5 van dit
reglement voor het gebruik van de archieven en verzamelingen zijn vastgesteld.
Artikel 13.
In de lokaliteiten, voor de bewaring en de raadpleging van archiefstukken en stukken
uit de verzamelingen bestemd, mogen geen licht ontbrandbare stoffen of open vuur
aanwezig zijn en mag niet worden gerookt. In diezelfde ruimten moeten, voor zover
nodig, reddings- en brandblusmiddelen aanwezig zijn.
Artikel 14.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 1969. Met ingang van die datum vervalt
het Reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen, opge
nomen in het Archiefgebouw aan de Mathenesserlaan, vastgesteld bij besluit van burge
meester en wethouders van 8 augustus 1950 (Gemeenteblad 1950 nr. 60).
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Rotterdam op 29 november
1968.
De burgemeester,
W. Thomassen
De secretaris,
J. C. Knap
TOELICHTING op het concept van een nieuw reglement
voor de dienst en het gebruik van de archieven
en verzamelingen, opgenomen in de
gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Algemeen
Vaststelling van een reglement, naast de instructie voor de gemeentearchivaris, moet
plaats vinden op grond van artikel 6 van de concept-Archiefverordening.
Vervanging van het bestaande reglement is nodig in verband met de uitbreiding van het
werkterrein van de gemeentelijke archiefdienst en in verband met verscheidene wenselijk
geachte redactionele wijzigingen.
Toelichting per artikel
Artikel 4, eerste lid, laatste zin.
De hier genoemde beperking van de bevoegdheid tot reproduceren heeft tot doel te
voorkomen dat door het gebruik van minder geschikte apparatuur of door ondeskundig
heid, bij reproduktie aan de originele documenten (b.v. films en geluidsbanden) schade
wordt toegebracht.
Artikel 4, tweede lid
Een bepaling, zoals hier genoemd, komt voor in artikel 3 van de oude Verordening op
het Archief, vastgesteld door de gemeenteraad (Gemeenteblad 1950 nr. 57). Omdat deze
bepaling echter het zgn. „beheer" betreft, is deze beter op haar plaats in dit door burge
meester en wethouders vast te stellen reglement. Een gevolg van deze verandering zal
tevens zijn, dat artikel 4 van dit reglement een meer volledig beeld geeft van de regeling
der openbaarheid van de archieven en verzamelingen.
Artikel 6.
De bepaling van het oude artikel 6, met betrekking tot het „in druk uitgeven van het
[146]
afgeschrevene" is in het nieuwe artikel vervangen door de ruimere omschrijving: „het
publiceren van gegevens ontleend aanetc. De bedoeling van de oude bewoordingen
kan overigens geen andere zijn geweest dan die van de nu voorgestelde omschrijving.
oud Artikel 7.
De bepaling van de eerste zin van artikel 7 van het oude reglement is, wat het vervaar
digen van reprodukties van delen van de verzamelingen betreft, opgenomen in het eerste
lid van het nieuwe artikel 4. Ten aanzien van het uitgeven van deze reprodukties vinden
we een soortgelijke bepaling in nieuw artikel 6, tweede lid.
Voor zover het eerste gedeelte van oud artikel 7 het oog heeft gehad op archiefbeschei
den, lijkt deze bepaling, doordat zij in zijn algemeenheid vergunning van de archivaris
verlangt, strijdig met de bedoelingen van de archiefwet.
Artikel 8.
Over de uitlening van archiefstukken aan de gemeentelijke diensten, bedrijven en instel
lingen, waarover artikel 9 van het oude reglement handelt, spreekt thans artikel 25 van
het Archiefbesluit, Staatsblad 1968 nr. 200. Het nieuwe artikel 8 van het reglement is
derhalve slechts bedoeld als een nadere uitwerking van het Archiefbesluit.
Artikel 10.
Geheel nieuw zijn de voorschriften, vermeld onder de punten 3 en 4. Omdat het ont
breken van dergelijke regels al sedert geruime tijd als een leemte wordt ervaren, is op
neming van deze bepalingen zeer gewenst.
Met „andere stukken", genoemd onder punt 7 van dit artikel, worden o.a. bedoeld, ori
ginele film- en geluidsbanden, alsmede gramofoonplaten.
Artikel 13.
In vergelijking met artikel 14 van het oude reglement zijn de bewuste bepalingen, door
toevoeging van de woorden „en raadpleging", uitgebreid tot de zgn. studiezaal. In laatst
genoemde ruimte dient eveneens ten strengste tegen brand te worden gewaakt.
Besluit post- en archiefzaken Rotterdam
Burgemeester en wethouders van Rotterdam,
gelet op artikel 3 en artikel 5, tweede lid, van de Archiefverordening (Gemeenteblad
1968 nr. 116);
gehoord de vergadering van hoofden van dienst;
besluiten:
vast te stellen de volgende
VOORSCHRIFTEN voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen be
rustende archiefbescheiden (Besluit post- en archiefzaken Rotterdam).
Artikel 1.
In deze voorschriften worden, overeenkomstig artikel 1, eerste lid, sub „b", van de Ar
chiefwet 1962, onder archiefbescheiden verstaan:
le. bescheiden door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard be
stemd daaronder te berusten;
2e. bescheiden met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instel
lingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
3e. bescheiden, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen
of personen, dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaatsen zijn opge-
