g. de aanwinsten en de verliezen.
In hetzelfde verslag brengt hij de maatregelen, die zijns inziens in het belang van de
onder zijn beheer geplaatste archieven en verzamelingen en andere gemeentelijke
archieven te nemen zijn, ter sprake.
II. een door de sub-ontvanger opgestelde en ondertekende rekening en verantwoording
van het afgelopen jaar, die hij mede ondertekent en zo nodig van opmerkingen
voorziet;
III. een ontwerp-begroting van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar, vergezeld
van een memorie van toelichting.
Artikel 12.
Tenzij hij door een ander archiefambtenaar wordt vervangen, is hij gedurende de tijd,
waarop de archiefdienst voor het publiek geopend is, in het gebouw werkzaam.
Artikel 13.
Hij heeft zijn vaste woonplaats in de gemeente. Voor elke afwezigheid, langer dan twee
dagen en korter dan een week, behoeft hij verlof van de voorzitter van de commissie
voor de archieven. Voor een langere afwezigheid heeft hij verlof van burgemeester en
wethouders nodig.
Artikel 14.
Deze instructie treedt in werking op 1 januari 1969. Met ingang van die datum vervalt
de Instructie voor de Archivaris, vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders
van 8 augustus 1950 (Gemeenteblad 1950 nr. 59).
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Rotterdam, op 29 november 1968.
De burgemeester,
W. Thomassen
De secretaris,
I. C. Knap
TOELICHTING op het concept van de nieuwe instructie
voor de gemeentearchivaris.
De tegenwoordige „Instructie voor de Archivaris" werd vastgesteld door burgemeester
en wethouders op 8 augustus 1950 en onderging wijziging bij besluiten van 27 september
1960 en 15 december 1961.
Nu het geheel aan plaatselijke archiefregelingen wordt herzien en ook ten aanzien van
deze instructie weer enkele veranderingen gewenst zijn, ligt vaststelling van een geheel
nieuwe instructie voor de hand.
De thans ten opzichte van de bestaande toestand aan te brengen wijzigingen betreffen
in de eerste plaats een nauwkeuriger omschrijving van de taak van de gemeentearchivaris.
Omdat de werkzaamheden van de archivaris, welke hij naast de eigenlijke archiefwerk
zaamheden heeft te verrichten, een steeds belangrijker plaats zijn gaan innemen, lijkt om
schrijving daarvan in de instructie zeer gewenst.
Daarnaast geeft de herziening gelegenheid de verordening waar nodig redactioneel aan
te passen aan deze tijd. Zo verdient het o.m. aanbeveling om, als het gaat over het af
geven van afschriften en uittreksels, voortaan tevens te spreken van afbeeldingen en
reprodukties.
Tenslotte volgt hier, voor zover dit na het vorenstaande nog nodig is, een korte toelich
ting per artikel.
[142]
Artikelen 1 en 5.
De nauwkeuriger taakomschrijving van de archivaris, hierboven bedoeld, is vooral in
deze artikelen neergelegd.
Bevatte de oude instructie (artikel 7) geen speciale opdracht tot het organiseren van ten
toonstellingen en bijeenkomsten, het nieuwe artikel 5 bedoelt de gemeentearchivaris wel
tot activiteiten op dit gebied aan te sporen.
Artikel '7.
Artikel 6 van de oude instructie spreekt ten aanzien van het doen van aankopen door de
archivaris, zonder dat hij daarvoor verdere machtiging nodig heeft, van een grens van
500,Verhoging tot 1000,is thans wenselijk.
De bepaling van oud artikel 6 betreffende vernietiging en vervreemding van delen van
archieven of verzamelingen, kan zonder bezwaar worden gemist. Vernietiging van stuk
ken kan wettelijk geoorloofd en zeer gewenst zijn. Bovendien heeft de gemeentearchi
varis reeds de algemene plicht tot een juist beheer van de archieven en verzamelingen.
Artikel 9.
Dit artikel bevat in kortere vorm de inhoud van de artikelen 10 en 12 van de oude in
structie. De bepaling van oud artikel 10 ten aanzien van de uitvoering van de Archiefwet
is reeds verwerkt in de nieuwe redactie van artikel 1.
oud Artikel 2
In de nieuwe instructie is bovendien weggelaten de bepaling, vervat in artikel 2 van de
oude instructie. Het bewaren, in goede staat houden etc. van de archieven en verzamelin
gen, moet geacht worden begrepen te zijn in een juist beheer van die archieven en ver
zamelingen, waartoe de gemeentearchivaris reeds verplicht is.
Reglement voor de dienst en het gebruik van de
archieven en verzamelingen, opgenomen in de
gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Burgemeester en wethouders van Rotterdam,
gelet op artikel 6 van de Archiefverordening (Gemeenteblad 1968 nr. 116);
gehoord de commissie voor de archieven;
besluiten:
vast te stellen het volgende REGLEMENT voor de dienst en het gebruik van de archie
ven en verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Artikel 1
De in de gemeentelijke archiefbewaarplaats ondergebrachte archieven en verzamelingen
kunnen gedurende ten minste 7l/2 uur per volledige werkdag worden geraadpleegd.
Artikel 2.
1. Behalve de dienstdoende ambtenaren, daartoe door de gemeentearchivaris aange
wezen, hebben slechts toegang tot de bewaarplaats burgemeester en wethouders, de
leden en de secretaris van de commissie voor de archieven en zij, die vanwege het
rijk of de provincie zijn belast met het toezicht op de in de bewaarplaats berustende
archieven.
2. Tevens worden, met voorkennis van de gemeentearchivaris, tot de bewaarplaats toe
gelaten de personen, belast met het toezicht op en het herstel en onderhoud van het
gebouw en het meubilair.
3. De gemeentearchivaris is bevoegd om, volgens door hem vast te stellen regels, ge
legenheid te geven tot bezichtiging van de bewaarplaats.
[143]
