Instructie voor de Gemeentearchivaris
Burgemeester en wethouders van Rotterdam,
gelet op artikel 5, eerste lid, en artikel 9 van de Archiefverordening (Gemeenteblad
1968 nr. 116);
gehoord de commissie voor de archieven;
besluiten:
vast te stellen de volgende INSTRUCTIE voor de gemeentearchivaris.
Artikel 1.
1. De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de in de gemeentelijke archief
bewaarplaats berustende archiefbescheiden. Daarnaast is hem opgedragen het beheer
van de historisch-topografische bibliotheek, de historisch-topografische atlas, de his
torische film- en geluidsverzameling, alsmede het beheer van andere documentaire
verzamelingen, welke voor de bestudering van de geschiedenis en topografie van
Rotterdam en naaste omgeving van belang zijn en in genoemde bewaarplaats zijn
of zullen zijn ondergebracht.
2. Hij voert dat beheer overeenkomstig de daaromtrent vastgestelde wettelijke voor
schriften en reglementen en is verantwoordelijk aAn burgemeester en wethouders.
Artikel 2.
Hij verstrekt, voor zover de hiertoe betrekkelijke voorschriften en de voorwaarden, bij
opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, aan de gemeen
teraad, aan burgemeester en wethouders, gezamenlijk en afzonderlijk, aan de gemeente
secretaris, aan de hoofden van de gemeentelijke diensten, bedrijven en instellingen en
aan de gemeentelijke commissies, de gevraagde inlichtingen. Desverlangd verstrekt hij hun
kosteloos afbeeldingen, afschriften of reprodukties van of uittreksels uit de in de be
waarplaats berustende archiefbescheiden en andere documenten. Voor zover nodig wor
den deze afbeeldingen, afschriften, reproducties en uittreksels door hem gecollationneerd
en geauthentiseerd.
Artikel 3.
Voor zover de hiertce betrekkelijke voorschriften en de voorwaarden, bij opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, is hij verplicht tot het afgeven
aan een ieder die zulks verlangt, van al dan niet door hem gecollationneerde en ge-
authentiseerde afbeeldingen, afschriften en reprodukties van en uittreksels uit de in de
bewaarplaats berustende archiefbescheiden en andere documenten. Hij verstrekt deze
afbeeldingen, afschriften, reprodukties en uittreksels tegen betaling van een door de
gemeenteraad vast te stellen tarief.
Artikel 4.
Hij is bevoegd, voor zover de hiertoe betrekkelijke voorschriften en de voorwaarden, bij
opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, nasporingen in
de archieven en verzamelingen te doen ten behoeve van particulieren, die, voor zover
het betreft nasporingen, welke niet geacht kunnen worden van algemeen belang te zijn,
daarvoor betalen volgens een door de gemeenteraad vast te stellen tarief. Van de be
slissing van de gemeentearchivaris, dat de nasporingen niet van algemeen belang zijn,
staat beroep op burgemeester en wethouders open.
Artikel 5.
Door het organiseren in het archiefgebouw van tentoonstellingen en van educatieve
bijeenkomsten, werkt hij er aan mee dat van de archieven en verzamelingen overeen
komstig hun wetenschappelijke en culturele waarde gebruik wordt gemaakt.
Voor het organiseren van tentoonstellingen van documenten en andere objecten welke niet
[140]
tot de verzameling van de Gemeentelijke Archiefdienst behoren, is de toestemming van
burgemeester en wethouders vereist. Voor ingebruikgeving en verhuur van ruimten in
het archiefgebouw voor het houden van tentoonstellingen of van bijeenkomsten, is
eveneens de machtiging van burgemeester en wethouders nodig.
Artikel 6.
Overeenkomstig artikel 25, tweede lid, van de Archiefwet 1962 oefent hij, volgens door
de gemeenteraad gestelde regels, toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen, welke nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn
overgebracht.
Naast deze inspecterende taak, heeft de gemeentearchivaris ten opzichte van de hiervoor
genoemde archieven tevens een adviserende taak, zoals deze nader is omschreven in
artikel 5 en artikel 10, tweede lid, van het Besluit post- en archiefzaken Rotterdam (Ge
meenteblad 1968 nr. 120).
Artikel 7.
Hij is bevoegd binnen de grenzen van het hem verleende krediet aankopen te doen, doch
behoeft voor aankopen boven een bedrag van 1000,de machtiging van de voorzitter
van de commissie voor de archieven.
Artikel 8.
Het ontvangen van entreegelden voor het bezoeken van de te houden tentoonstellingen
geschiedt tegen afgifte van gedrukte entreebewijzen.
Van alle door hem verrichte bestellingen, verleende opdrachten aan derden etc., geeft
hij door middel van de daartoe bestemde formulieren terstond bericht aan de door bur
gemeester en wethouders aangewezen sub-ontvanger.
Hij doet de door hem van leveranciers etc. ontvangen facturen en nota's, na deze ge
controleerd en akkoord bevonden te hebben, voorzien van zijn fiat voor betaling, aan
bedoelde sub-ontvanger toekomen.
Op de betreffende stukken worden door hem de posten van de begroting vermeld, waarop
naar zijn mening verantwoording moet plaatsvinden.
Artikel 9.
Als hoofd van de archiefdienst is hij verantwoordelijk voor de doelmatige inrichting
van de administratie, is hij belast met de leiding van het personeel en regelt hij alle bij
de dienst voorkomende werkzaamheden.
Artikel 10.
Hij dient de voorzitter van de commissie voor de archieven van bericht en raad omtrent
alle zaken, die door deze in zijn handen worden gesteld en doet hem de voorstellen, die
hij in het belang van de archiefdienst nodig acht.
Hij is gehouden, daartoe uitgenodigd, de vergaderingen van de commissie voor de ar
chieven bij te wonen.
Artikel 11.
Hij zendt jaarlijks vóór 1 april aan de commissie voor de archieven:
I. een verslag over het afgelopen jaar betreffende:
a. het onder hem werkzame personeel;
b. de toestand van de gebouwen waarin de archiefdienst gevestigd is;
c. de toestand van de reddings- en brandblusmiddelen;
d. de materiële toestand van de archieven en verzamelingen;
e. het gebruik, van de archieven en verzamelingen gemaakt door en het verstrekken
van inlichtingen aan autoriteiten en particulieren;
f. de voortgang van de werkzaamheden;
[141]
