Artikel 2.
Voorzitter van de commissie is het lid van het college van burgemeester en wethouders,
dat meer in het bijzonder met het beheer van de Gemeentelijke Archiefdienst is belast.
Verder bestaat de commissie uit vier leden, die door de gemeenteraad uit zijn midden
worden aangewezen. Bij verhindering of ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door
een ander lid van het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 3.
De commissie vergadert zo dikwijls als door de voorzitter of twee van haar leden nodig
wordt geoordeeld.
Artikel 4.
De commissie neemt geen besluiten tenzij, behalve de voorzitter, twee leden tegenwoor
dig zijn. Elk besluit wordt genomen bij meerderheid van stemmen; wanneer de stemmen
staken beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 5.
Als secretaris wordt door burgemeester en wethouders, na raadpleging van de commissie,
een ambtenaar aangewezen.
Artikel 6.
De gemeentearchivaris heeft in de vergaderingen, tot bijwoning waarvan hij is uitge
nodigd, een adviserende stem.
Artikel 7.
De commissie zendt haar berichten, verslagen en voorstellen, ter uitvoering van haar in
artikel 1 omschreven taak, aan burgemeester en wethouders.
Artikel 8.
De commissie zendt jaarlijks vóór 1 mei aan burgemeester en wethouders haar oordeel
over de volgende, haar door de gemeentearchivaris over te leggen, bescheiden in:
a. het verslag van de Gemeentelijke Archiefdienst over het afgelopen jaar;
b. de op dat jaar betrekking hebbende rekening en verantwoording;
c. de ontwerp-begroting van ontvangsten en uitgaven voor het volgende jaar.
Artikel 9.
Indien de commissie of een lid van de commissie inlichtingen wenst omtrent aangelegen
heden ten aanzien waarvan de commissie krachtens artikel 1 van deze verordening een
taak heeft, wordt het verlangen daartoe te kennen gegeven aan de voorzitter, die de
gevraagde inlichtingen zoveel mogelijk verstrekt.
Artikel 10.
Deze verordening treedt in werking op een nader door burgemeester en wethouders te
bepalen dag. Met ingang van die datum vervalt de Verordening, regelende de werkkring
van de vaste commissie, benoemd om burgemeester en wethouders bij te staan in het
beheer van het Archief, vastgesteld bij raadbesluit van 8 juni 1950 (Gemeenteblad 1950,
nr. 58).
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 14 november 1968.
De voorzitter,
W. Thomassen
De secretaris,
J. C. Knap
[138]
TOELICHTING op het concept van de nieuwe verordening,
regelende de werkkring van de raadscommissie voor de Archieven.
Algemeen
Nu de „Verordening op het Archief der gemeente Rotterdam", vastgesteld bij raadsbe
sluit van 8 juni 1950, in verband met de inwerkingtreding van de Archiefwet 1962 in
grijpend moet worden herzien, lijkt het gewenst ook de verordening voor de raadscom
missie voor het archief, eveneens vastgesteld bij raadsbesluit van 8 juni 1950, aan de
sedertdien gewijzigde omstandigheden aan te passen.
Zo is de raadscommissie zich in de afgelopen jaren, mede doordat aan de gemeente
archivaris een taak op dat gebied werd opgedragen, tevens met de zgn. lopende archieven
gaan bezig houden.
Wanneer de gemeenteraad van oordeel is dat deze ontwikkeling juist is geweest, dient
deze verandering allereerst in de taakstelling van de commissie tot uitdrukking te worden
gebracht.
Om deze reden wordt in het concept, als het gaat over de opdracht van de commissie,
thans o.m. gesproken van het verlenen van bijstand in de „zorg voor de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen", zijnde de wettelijke taak van burgemeester en wethouders
voor de gemeentelijke archieven. Hieronder zijn dus de zgn. lopende archieven mede
begrepen.
Omdat de taak van de gemeentearchivaris, zoals hiervoor reeds werd gesteld, zich in de
afgelopen jaren door de inspectie en het geven van advies ten aanzien van de jongere
archieven, tot alle gemeentelijke archieven is gaan uitstrekken, zou het tevens juist zijn
indien de tak van dienst, aan het hoofd waarvan de gemeentearchivaris werkzaam is, in
de toekomst werd aangeduid met „Gemeentelijke Archiefdienst". De nu gebruikte aan
duiding „Gemeentearchief" doet, gerekend naar de tegenwoordige omstandigheden, te
veel denken aan uitsluitend de oudere, door de archivaris zelf beheerde archieven.
Uit dezelfde overwegingen verdient het aanbeveling de benaming van de commissie
voortaan te doen zijn „Commissie voor de Archieven".
De verder wenselijk geachte wijzigingen ten opzichte van de bestaande verordening zijn
van minder principiële aard en worden, voor zover nodig, hierna artikelsgewijze toege
licht.
Toelichting per artikel
Artikelen 2, 6 en 8.
De wijzigingen ten opzichte van de oude verordening zijn in hoofdzaak slechts van
redactionele aard.
Artikel 9.
De wijziging ten opzichte van het oude artikel 9 houdt verband met de ruimer geworden
taak van de commissie.
Artikel 10 oude verordening 1)
De bepaling in dit artikel vervat, lijkt verouderd en zonder bezwaar in haar geheel te
kunnen worden gemist. De artikelen 1 en 7 verschaffen de commissie reeds de nodige
plichten en bevoegdheden.
De commissie doet ten aanzien van de instructiën van alle ambtenaren tot het Ar
chief behorende, de nodige voorstellen aan burgemeester en wethouders.
Indien de commissie reden tot klachten heeft over een der personeelsleden, brengt zij
die terstond ter kennis van burgemeester en wethouders.
[139]
