plaats uitgaan van het onderscheid tussen wel en niet naar de gemeentelijke archiefbe
waarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
Omdat echter de wettelijke opdracht aan de gemeenteraad luidt, regels te stellen ten
aanzien van achtereenvolgens de zorg van burgemeester en wethouders voor de archie
ven en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archieven wordt
er de voorkeur aan gegeven in eerste instantie van deze onderscheiding uit te gaan. Hier
door wordt een zeer duidelijke aansluiting verkregen tussen wet en verordening, zonder
dat daarbij tekort behoeft te worden gedaan aan het onderscheid tussen oudere en jongere
archieven. 6
Bovendien wordt in dit verband reeds gewezen op artikel 5 van het concept, op grond
van welke bepaling burgemeester en wethouders in afzonderlijke besluiten voorschriften
zullen moeten vaststellen voor het dagelijks beheer van respectievelijk de oudere en de
jongere archieven. Bedoeld onderscheid lijkt dan ook, voor toepassing van het geheel
aan voorschriften in de praktijk, voldoende geaccentueerd.
Een bezwaar van het (voorlopige) concept van de VNG wordt voorts geacht, dat daarin
heel wemig naar voren komt van een regeling van de zorg, waarvan de wet in artikel 23
spreekt. Dit concept geeft, mede gelet op de officiële interpretatie van het begrip „zorg
de verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders niet duidelijk en zeker niet
volledig weer.
Met het vorenstaande moge het vrij sterk afwijken van bijgaand concept van de elders
ontworpen concepten, zijn verklaard.
Toelichting per artikel
Artikel 1, tweede lid.
Hoewel niet strikt nodig, is in verband met het veelvuldig voorkomend misverstand als
zouden archiefstukken alleen oudere stukken zijn, een herhaling van de door de Archief
wet 1962 gegeven definitie van „archiefbescheiden" zeer gewenst.
Artikel 2.
Dit artikel houdt in dat, zoals ook de Archiefwet 1962 bedoelt, burgemeester en wet-
ouders met alleen hebben te zorgen voor een juiste bewaring van de oudere overge-
rachte archiefbescheiden, maar ook voor een goede en veilige bewaring van de nog bij
de diensten, bedrijven en instellingen berustende archieven.
Burgemeester en wethouders zullen er goed aan doen o.m. bij de voorbereiding van
plannen voor nieuwe gebouwen voor de diensten, bedrijven en instellingen met deze eisen
voor het archief rekening te houden.
Artikel 3 en 4.
Het ligt voor de hand dat burgemeester en wethouders het beheer opdragen aan de
hoofden van dienst, die daarmee voor de goede gang van zaken ten aanzien van hun
archieven verantwoordelijk worden gesteld. Het is dus niet de bedoeling, dat burgemeester
en wethouders de aan de beheerder ondergeschikte, met archiefwerk belaste ambtenaren
aanwijzen. Artikel 4 brengt echter tot uitdrukking, dat burgemeester en wethouders be-
dfen^te zorgenanW1JZen beheerders' ook voor een voldoende personeelsbezetting
Artikel 5.
Zoals hetgeen in de artikelen 2 tot en met 4 is geregeld behoort tot de „zorg van burge
meester en wethouders voor de archiefbescheiden", behoort het blijkens "de officiële
interpretatie tevens tot de „zorg" van dat college, regels te stellen voor het (dagelijks)
„beheer van de archiefbescheiden. ëJJ
Voor de archieven, berustende in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn, wat Rotter-
[136]
dam betreft, deze regels te vinden in de instructie voor de gemeentearchivaris en in het
reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen, opgenomen
in de gemeentelijke archiefbewaarplaats.
Voor de zgn. lopende archieven zijn voorheen echter nimmer beheersregels vastgesteld.
Uitvaardiging van dergelijke regels is voor een juist archiefbeheer evenwel thans ver
plicht gesteld.
Artikel 6.
Een apart reglement als hier bedoeld, naast een instructie voor de archivaris, lijkt nuttig
en praktisch. Heeft de instructie het karakter van een interne gemeentelijke regeling, het
hier bedoelde reglement heeft hoofdzakelijk tot doel de rechten en verplichtingen van
particulieren vast te leggen en aan deze particulieren op aanvraag ter beschikking te wor
den gesteld.
Artikel 9, tweede lid.
De gemeente is wettelijk niet verplicht een archivaris in dienst te hebben. Ontbreekt een
archivaris, dan wordt de gemeentelijke archiefbewaarplaats volgens de wet beheerd door
de gemeentesecretaris.
Het lijkt evenwel nuttig op deze plaats vast te leggen dat de raad van Rotterdam de
aanstelling van een archivaris noodzakelijk acht, zodat ingeval van een vacature burge
meester en wethouders een voorstel hebben in te dienen tot benoeming van een opvolger.
Artikel 10.
In afwijking van het (nog niet officiële) concept-VNG, dat geen opleidingseisen stelt ten
aanzien van de ambtenaren, waardoor de archivaris zich op het punt van de archief
inspectie kan doen vertegenwoordigen, bepaalt het hier voorgestelde artikel dat deze
ambtenaren de hoedanigheid van hoger of middelbaar archiefambtenaar moeten bezitten.
Voor een gemeente als Rotterdam kan deze eis omtrent de opleiding van bedoelde
ambtenaren zeker niet worden gemist.
Artikel 13
Een verschil met de tegenwoordige regeling van de inspectie is, dat volgens de voorge
stelde regeling de hoofden van dienst in het algemeen sneller op de hoogte zullen zijn van
de bevindingen van de gemeentearchivaris. Dit geeft hen gelegenheid zonodig op de be
vindingen van de gemeentearchivaris te reageren nog voordat laatstgenoemde verslag
aan burgemeester en wethouders uitbrengt. Deze regeling kan een juiste en efficiënte gang
van zaken slechts ten goede komen.
Verordening op de Commissie
voor de Archieven
De raad van de gemeente Rotterdam,
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 oktober 1968 (verzameling
gedrukte stukken 1968, volgnr. 293);
gelet op artikel 61 van de Gemeentewet;
besluit:
vast te stellen de volgende
VERORDENING, regelende de werkkring van de vaste commissie, benoemd om
burgemeester en wethouders bij te staan in de zorg voor de archiefbescheiden van
de gemeentelijke organen en in het beheer van de Gemeentelijke Archiefdienst.
Artikel 1.
De commissie, genaamd „Commissie voor de Archieven", is geroepen burgemeester en
wethouders bij te staan in:
a. de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen;
b. het beheer van de Gemeentelijke Archiefdienst.
[137]
