economisch vraagstuk maar is er secundair sprake van cultuur-historische belan
gen. Bij het bepalen van het beleid t.a.v. de archiefverzorging moet de cultuur
historische waarde tot haar recht komen, moet gerekend worden met de eisen die
de historiebeoefening aan het archief mag stellen.
De Amsterdamse gemeentearchivaris, dr. W. J. van Hoboken, heeft zich niet tegen
het praeadvies-Panhuysen gekeerd, maar toch wel terdege steeds de eisen die de ge
schiedvorsing aan archiefvorming en archiefordening stelt, onderkend. In de dis
cussie n.a.v. de lezing van drs. J. H. Ringrose „Het geschiedenisonderwijs en de
archieven" (Studiedagen 1963) legde hij er evenwel de klemtoon op dat de eigenlijke
taak van de archivaris niet historische documentatie is, maar vooral het beheren
van archieven van een instelling ten bate van die instelling (d.w.z. een administra
tieve taak). (N.A.B. jg. 67, blz. 83). In het verlengde hiervan ligt de omschrijving
van een archief als „de papieren neerslag van een administratie". Als secundaire
taak van de archivaris wil de heer Van Hoboken, eensgezind met de heer Dink-
greve, historische documentatie zien.
In de Archiefwet 1962 is het praeadvies-Panhuysen verwerkt. Indien sommigen
van mening zijn dat de archivarissen t.a.v. de vorming, ordening en beschrijving
van archieven, die zich nog onder de administratie bevinden, onvoldoende inspraak
gekregen hebben, dan dienen zij te bedenken dat dat mede een gevolg is van het
feit dat de leden van de Vereniging destijds dat praeadvies aanvaard hebben.
Bovendien veronderstel ik dat zij te veel uit het oog verliezen dat het aan de archi
varissen opgedragen toezicht voldoende mogelijkheden verschaft niet alleen om
op onjuistheden te wijzen, maar ook om zo mogelijk in samenspel met de ad
ministratie deze tegen te gaan.
Nu er, rekening houdend met de bepalingen van de Archiefwet en uitvoerings
voorschriften, nieuwe regelingen vastgesteld moeten worden, moeten wij loyaal
bevorderen dat deze met de bedoeling van de wetgever in overeenstemming zijn en
er anderzijds voor waken dat op de aan de archivarissen toegekende bevoegdheden
geen inbreuk gemaakt wordt.
In de loop van de zomer van 1968 zijn de nieuwe Rotterdamse plaatselijke voor
schriften met betrekking tot de archieven ontworpen. Op 1 augustus zijn ze door
mij toegezonden aan de commissie voor het Archief die er op 28 augustus d.a.v.
haar goedkeuring aan heeft gehecht. In de eerste plaats betrof het de door de ge
meenteraad vast te stellen regelingen van de zorg voor de archiefbescheiden en van
het toezicht op het beheer van de lopende archieven (ex art. 23 en 25, tweede lid,
van de Archiefwet).
Vervolgens de door burgemeester en wethouders vast te stellen voorschriften voor
het dagelijksbeheer van zowel de oudere als de nieuwere archieven.
Omdat tevens, in verband met de nieuwe situatie, ingrijpende wijzigingen nodig
waren in de instructie voor de archivaris en in het reglement voor het gemeente
archief, leek het aan te bevelen ook hiervoor thans nieuwe regelingen vast te
stellen.
Daar ook het werkterrein van de commissie voor het Archief gedurende de af-
130]
gelopen jaren vrij sterk was gewijzigd (te denken valt vooral aan de bemoeiin
gen welke zij geleidelijk aan t.a.v. de lopende archieven had gekregen) was
het evenzo gewenst over te gaan tot vervanging van de verordening, waarin de
werkkring van die commissie was geregeld.
De gemeenteraad nam op 14 november de concept-archief verordening (waarin de
regelingen ex art. 23 en 25, tweede lid, van de Archiefwet en de aanwijzing van
een gemeentelijke archiefbewaarplaats ex art. 24) en de concept-verordening, rege
lende de werkkring van de vaste commissie voor de Archieven (welke op een
ondergeschikt punt enigszins was aangevuld), aan.
Op 7 november werden in de Vergadering van hoofden van dienst de concept
voorschriften voor het beheer van de onder de gemeentelijke organen berustende
archiefbescheiden (besluit post- en archiefzaken Rotterdam) besproken met als
resultaat dat enige wijzigingen werden voorgesteld, waartegen onzerzijds geen
bezwaar bestond. Het begrip „inschrijving", dat in het oorspronkelijke concept
was opgenomen, werd vervangen door"verwerking in de administratie".
Het besluit post- en archiefzaken Rotterdam, de instructie voor de gemeente
archivaris en het reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en
verzamelingen, opgenomen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats werden door
burgemeester en wethouders vastgesteld op 29 november.
Alle reglementen zijn op 1 januari 1969 van kracht geworden.
Aan de voorbereiding en redactie van de teksten en toelichtingen der plaatselijke
voorschriften met betrekking tot de archieven ik moge het met veel waarde
ring vermelden heeft de aan de Gemeentelijke Archiefdienst verbonden ge
meentelijke archiefinspecteur, de heer H. W. van Veldhuizen een groot aandeel
gehad.
Van de gelegenheid is gebruik gemaakt om in de bestaande voorschriften niet
alleen wijzigingen van redactionele aard aan te brengen maar ze ook aan te
vullen met enige reeds lang wenselijk en noodzakelijk geachte bepalingen.
In de nieuwe archiefverordening wordt in art. 9 voorgeschreven dat de archief
bewaarplaats beheerd wordt door een gemeentearchivaris. Tevoren was er geen
verplichting om een gemeentearchivaris te benoemen; het zou dus mogelijk ge
weest zijn de archiefplaats te laten beheren door de gemeentesecretaris.
In verband met de externe uitbreiding van het werkterrein van de gemeente
archivaris wordt de onder zijn beheer geplaatste tak van dienst in het vervolg
aangeduid als Gemeentelijke Archiefdienst; de Commissie voor het Archief is
getransformeerd in een Commissie voor de Archieven.
Binnen het archiefgebouw heeft de gemeentearchivaris eveneens geleidelijk meer
taken gekregen doordat met de komst van nieuwe media het aantal verzamelin
gen onder zijn beheer is uitgegroeid. In de instructie worden ter vermijding van
vaagheden en voorkoming van misverstanden enige verzamelingen met name ge
noemd. Om dezelfde reden wordt het organiseren van tentoonstellingen en
educatieve bijeenkomsten in het archiefgebouw verplicht gesteld.
In het reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzame-
[131]
