in de behoefte van de administratie aan gegevens. Ordening, beschrijving en ook
archiefvorming zouden behalve in de behoefte van de administratie ook in die
van de historisch geïnteresseerde bezoekers moeten voorzien.
In de Vereniging heeft evenwel de opvatting, die in het voornoemde art. 2, eerste
lid, van de concept-regelingen van de V.N.G. wordt uitgedrukt, het regelmatig
gewonnen.
Wij behoeven hierbij slechts te herinneren aan de bekende par. 16 van de Hand
leiding. Verder is daar de brief uit 1915 van Fruin aan Muller. Fruin stelde dat
de administratie terecht beslist overeenkomstig hetgeen zij „voor hare doeleinden"
gemakkelijk vindt. „Het geheele vraagstuk is er een van administratieve prac-
tijk„Het stellen van de regels moet uitgaan van de Vereeniging voor Ge
meentebelangen of een dergelijk lichaam
Voor historisch wetenschappelijke belangen en op grond daarvan invloed van de
archivaris liet Fruin geen ruimte.
Deze zienswijze is niet slechts overgenomen door de Registratuurcommissie van
de Vereniging (1920), maar ook verwerkt in het meer recente (1955) praeadvies-
Panhuysen: „De verhouding van de archivaris t.a.v. het zogenaamd lopend ar
chief" (N.A.B. jg. 60, blz. 22—28 en 6578)
Juist in dat praeadvies wordt met klem gesteld dat uiteindelijk alleen de beheerder
der lopende archieven en de administrateur degenen zijn, die de plicht en het recht
hebben uit te maken welk systeem van ordening in hun archief toegepast moet
worden. Zowel de oordeelkundige en verantwoorde vorming als de ordening van
lopende archieven zou een taak zijn, welke zijn eigen eisen stelt aan de bekwaam
heid van de administrateur. De dagelijkse beheerder heeft in de allereerste plaats
de belangen te dienen van de administratie en weet precies aan welke voorwaar
den het lopend archief moet voldoen om op de beste en meest efficiënte wijze te
beantwoorden aan de eisen, welke hieraan door de dagelijkse administratie van de
bestuursinstelling worden gesteld. Hij heeft het recht op eigen terrein beslissend
op te treden en te handelen. Het zou onredelijk zijn wanneer wij (archivarissen)
het recht zouden opeisen te beslissen over het systeem van ordening der lopende
archieven. Vandaar conclusie I van het praeadvies: Welk stelsel voor de ordening
van het lopend archief van een bestuursinstelling het meest geëigend en doelmatig
is om een goede administratie en snelle afdoening der lopende zaken mogelijk te
maken behoort te worden beantwoord door degenen, die met het beheer van dit
lopend archief zijn belast.
Het praeadvies-Panhuysen werd unaniem gesteund door de Commissie voor de
Moderne Archieven, en met verve verdedigd door de heer Panhuysen tegen be
zwaren van de algemene rijksarchivaris mr. H. Hardenberg e.a., en op 19 januari
1956 door de algemene vergadering aanvaard, wat impliceerde de erkenning
van het axioma dat alleen de eisen, die de administratie stelt, doorslaggevend zijn
t.a.v. het toe te passen stelsel van archiefordening. Wij vinden deze zienswijze
terug in het Commentaar op de Archiefwet door Duparc en Hinrichs, blz. 7 regel
27 e.v.: „al zal, zoals in de algemene beschouwingen van de memorie van toelich
ting op het ontwerp-Archiefwet 1957 is gesteld aan de administratie moeten wor-
[128]
den overgelaten welk systeem van archiefvorming zij wil volgen. De administratie
is dus vrij in de keuze van een ordeningsstelsel voor haar lopend archief en het
spreekt dan ook vanzelf dat de administratie de beslissing toekomt de systematiek
van haar lopend archief aan te passen aan gewijzigde behoeften.
Met het oog op de bestemming aldus de memorie van toelichting is het
evenwel gewenst, dat er toezicht op wordt uitgeoefend, dat de administratie aan het
door haar gevolgde systeem (systemen) van archiefordening de hand houdt".
Ook bij de bespreking van de art. 1619 van de Archiefwet wijzen Duparc en
Hinrichs (blz. 79) nog eens nadrukkelijk op de aanvaarding door de Vereniging
van conclusie I van het praeadvies-Panhuysen en op de erkenning door de wet
gever van de noodzaak van een doeltreffend toezicht.
Conclusie II van het praeadvies-Panhuysen beval aan de archivaris een adviseren
de taak t.a.v. de ordening, conclusie III hem het toezicht op het beheer van het
lopend archief op te dragen. Hiervóór is reeds naar voren gebracht dat deze twee
desiderata bereikt zijn en dat ook de concept-regeling van de V.N.G. daar reke
ning mee houdt.
Bij de discussie ging de heer Van Hoboken er destijds van uit dat conclusie II be
doelde dat de archivaris niet slechts corrigerend behoorde op te treden bij de keuze
van een stelsel van ordening, maar tevens bij alles wat op de vorming van een ar
chief betrekking had. De heer Panhuysen bevestigde deze exegese. In het praead
vies zelf was dit minder duidelijk uit de verf gekomen; daarin was nl. archief
ordening als uitgangspunt genomen en niet archiefvorming. Wel heeft de heer
Panhuysen in ander verband er terloops op geattendeerd dat de eigen aard van
ons (archivaris-) beroep grenzen stelt aan onze bevoegdheden met name ook t.a.v.
de vorming van de lopende archieven. Vorming en ordening is een taak, die een
uitgebreide administratieve kennis, een veeljarige ervaring, kortom de gehele per
soonlijkheid vraagt van degene die zich daaraan wijdt: de registrator. Ook hier
zijn de eisen van de administratie derhalve doorslaggevend (N.A.B., jg. 60, blz.
13—14).
De heer Hardenberg en enige andere opponenten tegen het praeadvies-Panhuysen
stonden destijds op het standpunt dat de archivarissen ongevraagd hun oordeel
zouden moeten uitspreken over stelsels van ordening van lopende archieven. Zij
dachten daarbij aan het gevaar dat zich in de praktijk voordeed door de sterke
propagering van het ordeningssysteem van de V.N.G.; de vrije keuze zou daardoor
illusoir gemaakt zijn en het advies van de archivaris waardeloos. In 1960 heeft
de heer Hardenberg in zijn artikel „Moderne archiefproblemen" (N.A.B. jg. 64,
blz. 2936) de behoeften van de historiebeoefening onder meer in verband ge
bracht met archiefvorming (notulering, indicering enz.) en archief ordening. Daar
bij wenste hij de archivaris een wezenlijke taak te zien toebedeeld.
Van de kant der registratoren werd in 1957 een uitspraak gedaan, die met de op
vatting van de heer Hardenberg overeenstemde. Wij denken aan het referaat van
de heer H. H. M. Dinkgreve, chef van het documentatiebureau der gemeente
Amsterdam, over de registratuur bij de gemeente Amsterdam (N.A.B., jg. 62,
blz. 91101). Volgens hem is de archief ordening weliswaar primair een bedrijfs-
[129]
