aan gegevens.
De voor dit doel op te stellen plannen behoeven de goedkeuring van burge
meester en wethouders.
De gemeente-archivaris wordt gehoord terzake van zijn wensen met betrek
king tot de ordening en beschrijving, voorzover deze van belang zijn voor
het beheer van de overeenkomstig art. 5 der wet over te brengen archief
bescheiden.
(Voor gemeenten, waar geen archivaris is benoemd: De secretaris wordt ter
zake gehoord).
In de toelichting op art. 2 lezen we dat het niet juist zou zijn een bepaald ordenings
systeem voor te schrijven en met name het systeem van de zaaksgewijze ordening
te vermelden. De gemeentelijke organen moeten dan ook de vrijheid hebben de
ordening van de archiefbescheiden op de meest doelmatige wijze te richten op het
gebruik, dat daarvan wordt gemaakt in verband met de behoefte aan gegevens en
in verband met de vernietigingsmaatregelen. Als leidraad voor de door de beheer
ders op te stellen en door burgemeester en wethouders goed te keuren plannen
van ordening en beschrijving kunnen dienen de centraal door de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten op te stellen en aan de gemeentebesturen aan te bieden
concepties. De gemeentearchivaris moet in de gelegenheid gesteld worden zijn
wensen met betrekking tot de ordening en beschrijving, voor zover deze van be
lang zijn voor het toekomstig beheer, kenbaar te maken.
Ook hiermee zijn we het in grote lijnen eens. Wij willen gaarne bevestigen dat de
concepties van de V.N.G. in vele gevallen zullen kunnen voorzien in de behoefte
en dan overgenomen of gebruikt zullen kunnen worden, maar het is niet uitge
sloten dat ook wel eens concepties aangeboden zouden kunnen worden, die in de
praktijk minder of in het geheel niet aantrekkelijk (doelmatig) zijn.
De V.N.G. gaat er thans (anders dan in het verleden) gelukkig vanuit dat geen
enkel ordenmgsstelsel (ook haar eigen concepties niet) dwingend voorgeschreven
kan worden. Haar principe dat de gemeentelijke organen de volledige vrijheid
moeten behouden de ordening der archiefbescheiden op de meest doelmatige wijze
in te richten, is ook het onze.
De wetgever heeft in art. 25, tweede lid, van de Archiefwet het toezicht op het be
heer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voorzover deze ar
chiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, opgedragen
aan de gemeentearchivaris.
Op grond van deze taak (en de daarmee in de praktijk samenhangende adviserende
taak in Rotterdam nadrukkelijk opgedragen) zal de gemeentearchivaris er dus
op moeten toezien dat ondeugdelijke registratuurplannen geweerd worden en dat
de archieven op de meest doelmatige wijze geordend en beschreven worden.
Een tweede waarborg voor een goede archiefzorg (en dan ook in die gemeenten,
waar geen archivaris is), is het krachtens art. 57 van het Archiefbesluit aan de
provinciale inspecteur van de gemeente- en waterschapsarchieven opgedragen toe
zicht op de zorg voor de archiefbescheiden. Uit art. 2, eerste lid, van de Archief-
[126]
wet valt af te leiden dat de verplichting voor de overheidsorganen de onder hen
berustende archiefbescheiden in goede en geordende staat te bewaren een wezen
lijk onderdeel van deze zorg uitmaakt. Het spreekt vanzelf dat zonder doelmatige
ordening en beschrijving der archiefbescheiden deze niet in een goede en georden
de staat bewaard worden.
Bij dit alles denken wij tevens aan de noodzaak dat bij archiefordening en archief
vorming behalve met de behoefte van de administratie (inclusief de behoefte aan
rechtszekerheid) zoveel mogelijk gerekend dient te worden met de behoefte, die
toekomstige wetenschappelijke onderzoekers zullen hebben aan archiefbescheiden
als geschiedbronnen.
Dat met de wensen van de gemeentearchivaris met betrekking tot de ordening en
beschrijving rekening moet worden gehouden wordt overigens in art. 2, laatste lid,
van de concept-regeling van de V.N.G. bevestigd, ofschoon daar tegelijkertijd de
portee van die wensen beperkt wordt door de toevoeging: „voor zover deze van
belang zijn voor het beheer van de overeenkomstig art. 5 der wet over te brengen
archiefbescheiden". Uit de Archiefwet en de uitvoeringsvoorschriften blijkt even
wel niet dat een dergelijke beperking bedoeld is. Voor de gemeentesecretaris, die
in gemeenten waar geen archivaris is benoemd, volgens de concept-regeling van
de V.N.G. gehoord moet worden, geldt overigens ook naar de mening van de
V.N.G. blijkbaar een dergelijke beperking niet: „Hij zal inspraak moeten hebben
in de wijze, waarop de archiefbescheiden thans worden geordend en beschreven"
(toelichting op concept-regeling van de V.N.G.). De V.N.G. kent derhalve met
veel nadruk ten onrechte aan de gemeentesecretaris grotere bevoegdheden
t.a.v. het toezicht op het beheer toe dan aan de ingevolge de Archiefwet daarmee
belaste gemeentearchivaris. De wijze waarop in de toelichting de diensten, die
de V.N.G. kan verlenen, wordt aangeboden, maakt een nogal opdringerige in
druk zowel t.a.v. het voorgestelde toezicht op het beheer door de gemeente
secretaris als t.a.v. het voorgestelde toezicht op het beheer van de archiefbeschei
den der organen, die in het leven geroepen zijn ingevolge de Wet gemeenschappe
lijke regelingen, door een aan te wijzen deskundige.
De tegenwoordige archivaris is niet meer slechts de aangewezen persoon om met
betrekking tot de ordening en beschrijving wensen kenbaar te maken in zijn kwali
teit van toekomstig beheerder, maar hij zal evenzo gehoord moeten worden (in
spraak moeten hebben) omdat hij mede verantwoordelijk (geworden) is voor een
goed functioneren van het administratieve bestel.
De administratie is dus verplicht rekening te houden met de adviezen van de met
het toezicht belaste archivaris; dat neemt echter niet weg dat de administratie zei
de keuze bepaalt van het stelsel van ordening en de wijze van beschrijving der
archiefbescheiden die zich onder haar bevinden en zich daarbij laat leiden door
haar eigen behoefte aan gegevens.
Wel in maar niet door de Vereniging van Archivarissen is deze stelregel aange
vochten. Vele malen zijn principiële bezwaren naar voren gebracht tegen wat door
de V.N.G. geformuleerd is als art. 2, eerste lid: De ordening en beschrijving van
de archiefbescheiden moeten zodanig zijn, dat deze op doelmatige wijze voorzien
[127]
