A chief reglementering te Rotterdam
Zoals dr. W. J. van Hoboken in het Nederl. Archievenblad jg. 71, biz. 185 heeft ge
memoreerd heeft de ledenvergadering van de Vereniging van Archivarissen op 22
januari 1966 de door hem op verzoek van het bestuur opgestelde en daarna in
overleg met de ledenvergadering verbeterde ontwerpregelingen van de zorg voor
de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (art. 23 van de Archiefwet)
en van het toezicht op het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover zij niet
zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (art. 25, tweede lid, van de Ar
chiefwet) aangenomen.
In zijn artikel De regeling van de zorg voor de gemeentearchieven ingevolge artikel
23 van de Archiefwet 1962 had de heer Van Hoboken helder uiteengezet hoe de
officiële interpretatie is van de begrippen zorg en beheer.
Toch heeft bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (V.N.G.) de mening
post gevat dat een gecombineerde regeling ex art. 23 en 25, tweede lid, van de
Archiefwet tevens voorschriften zou kunnen bevatten ter reglementering van het
gehele gemeentelijke archiefbestel (dus naast zorg en toezicht op het beheer ook
het beheer als zodanig). Daarbij is uit het oog verloren dat weliswaar de gemeen
teraden de aanwezige instanties zijn om voorschriften betreffende de zorg en het
toezicht op het beheer vast te stellen, maar dat daarnaast de regeling van het be
heer door de wetgever duidelijk aan de colleges van burgemeester en wethouders
is overgelaten. De staatssecretaris van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen heeft
bij de openbare beraadslaging in de Tweede Kamer over het ontwerp-Archiefwet
op 15 oktober 1959 immers uiteengezet dat de aan burgemeester en wethouders op
gedragen zorg onder meer de formulering van voorschriften betreffende het beheer
impliceert. Hoe verleidelijk het ook moge zijn te trachten de hele materie inzake
de zorg voor-, het beheer van- en toezicht op het beheer van de archiefbescheiden
van de gemeentelijke organen in één verordening te regelen, in wezen is het dus
in strijd met de geest van de Archiefwet beheersvoorschriften op te nemen in een
gemeenteraadsverordening.
Voor zover gemeentearchivarissen invloed kunnen uitoefenen (uitgeoefend hebben)
op de tot standkoming van de regelingen en artikel 23 en artikel 25, tweede lid,
van de Archiefwet, ligt het voor de hand dat zij de overneming zullen propageren
(gepropageerd hebben) van de door de Vereniging van Archivarissen aanvaarde
ontwerp-regelingen-Van Hoboken (zoals ze gepubliceerd en gecommentarieerd zijn
in het Nederl. Archievenblad jg. 71, blz. (185—189) of op zijn minst zullen advi
seren (geadviseerd hebben) deze ontwerp-regelingen als uitgangspunt te nemen.
In vele gemeenten is men evenwel (begrijpelijk) gewoon, wanneer men regelingen
moet treffen, de richtlijnen van de V.N.G. te volgen. Het gevaar is dan ook niet
denkbeeldig dat men zeker in de talrijke gemeenten, waar geen archivaris is be
noemd, maar ook nog wel in verscheidene gemeenten, waar wel een archivaris is
benoemd, de door de V.N.G. voorgestelde concepten argeloos overnemen zal
(overgenomen heeft), ervan uitgaande (uitgegaan zijnde) dat de V.N.G. de wet
kent en op juiste wijze weet te interpreteren.
In elk geval heeft het verwarring gewekt dat na de inwerkingtreding van de Ar
chiefwet door de V.N.G. „gelet op de artikelen 23 en 25, tweede lid, van de
Archiefwet" concept-regelingen zijn opgesteld inzake de zorg voor-, het beheer
van- en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke
organen, dat door de V.N.G. derhalve bepalingen betreffende het beheer opge
nomen zijn in regelingen, welke een uitvloeisel heten te zijn van twee wetsartikelen
die over het beheer als zodanig niet reppen.
Tegen de concept-regelingen van de V.N.G. vallen behalve formele bezwaren ook
nog wel materiële bezwaren in te brengen. De vlag dekt immers de lading niet.
De heer Van Hoboken heeft in de artikelen 1—5 van zijn ontwerp-regeling van de
zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen ex art. 23 van de
Archiefwet terecht met die elementen van de zorg rekening gehouden, die volgens
de officiële omschrijving van de staatssecretaris tezamen de inhoud van het begrip
zorg uitmaken en die de staatssecretaris op zijn beurt ontleend had aan een artikel
van dr. G. W. A. Panhuysen (N.A.B. jg. 67, blz. 120; Commentaar Archiefwet
Duparc/Hinrichs, blz. 18, 19). De concepten van de V.N.G. nu bevatten in wer
kelijkheid geen enkele regeling inzake de zorg, zodat moeilijk vol te houden valt
dat zij voldoen aan de bepaling van art. 23 van de Archiefwet, die het vaststellen
van een dergelijke regeling juist voorschrijft.
T.a.v. de regeling van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbe
waarplaats, ex art. 25, tweede lid, van de Archiefwet, kan men evenwel conclu
deren dat er vrij grote overeenstemming bestaat tussen de artikelen 6910 van de
concept-regelingen van de V.N.G., de ontweip-regeling-Van Hoboken en de in
hoofdstuk VIII van het Archiefbesluit neergelegde regeling van het toezicht van
de algemene rijksarchivaris op de zorg voor de archiefbescheiden van het Rijk
(in de praktijk implicerende het toezicht op het beheer). Op zichzelf is het ver
heugend dat tussen de V.N.G. en de Vereniging van Archivarissen het toezicht
op het beheer geen steen des aanstoots meer is. In het verleden zijn er tussen
registratoren en archivarissen juist over deze materie genoeg meningsverschillen
geweest.
Art. 2 van de concept-regelingen van de V.N.G., een der artikelen welke het be
heer regarderen en dus strict genomen niet thuis horen in door de gemeenteraden
vast te stellen regelingen ex art. 23 en 25, tweede lid, van de Archiefwet luidt:
De ordening en beschrijving van de archiefbescheiden moeten zodanig zijn,
dat deze op doelmatige wijze voorzien in de behoefte van de administratie
[125]
124
