culaire (12 mei 1916, bijblad 8505) blijkt het encyclopaedisch Bureau echter al
leen over de memories van de lagere bestuursambtenaren te beschikken Ook de
hoofden van gewestelijk bestuur worden nu verplicht een afschrift van hun me
mones aan dit bureau te zenden. Tegelijk wordt in de memories een splitsing
aangebracht tussen degene, die alleen voor de opvolger zijn bestemd en de andere
6 aan de rege™g worden gezonden en in de eerste plaats politieke beschou
wingen over het te voeren beleid moeten bevatten. Het werd zelfs niet nodig ge
acht deze memories steeds weer opnieuw bij een bestuurswisseling op te stellen
Volstaan kon worden met een reeds bestaande memorie aan te vullen en bij te
werken, de z.g.. vervolgmemories. De memories, die voor de regering waren be
stemd, waren niet openbaar en blijkbaar kreeg het encyclopaedisch Bureau daar
met de beschikking over. (Circulaire 12 mei 1916 bijblad 8504, voor de hoofden
van gewestelijk bestuur 0p Java en Madoera; circulaire 12 mei 1916 bijblad
met de beschikking over. (Circulaire 12 mei 1916, bijblad 8504, voor de hoofden
8505, voor de bezittingen buiten Java en Madoera).
Hoewel in 1924 het encyclopaedisch Bureau werd opgeheven, bleef de toezen-
hZëf^n- de.memo°nes aan het Departement van Binnenlands Bestuur gehand
haafd. (Circulaire 24 oktober 1924, bijblad 10688).
In verband met de bestuurshervorming op Java en Madoera werd in 1929 bepaald
at de indiening van algemene memories door de residente- en afdelingshoofden di-
tot enkel O' V°°rtgeZet en dat deze indiening dus niet werd beperkt
h J g0UVemeurs (clrculaire 8 iuli 1929, bijblad 12037). De residenten op
Java hadden een andere positie dan die in de buitenbezittingen daar zij onderge
schikt waren aan de gouverneurs van West, Midden- en Oost-Java, onder wie ook
e gouverneurs van Soerakarta en Djokjakarta (de Vorstenlanden) ressorteerden
Het schema voor het opstellen van de memories van 1912, in 1916 aangevuld en
met groter nadruk op het economische aspect, werd in 1929 ten aanzien van Java
en Madoera sterker gericht op de feitelijke toestand van het ogenblik, terwijl his-
19™ Mild m3Tl0B,!Che SeE'VenS mlnder aandacht kre8e" (circ"bire 8 i°"
De Nederlandse bestuursambtenaren hadden blijkbaar nogal wat moeite met het
opstellen van hun geschriften, gezien de herhaalde klachten over te grote uitvoe
righeidterwijl ook de scheiding in regenngs- en bestuursmemor.es in de pr^k
moeilijk uitvoerbaar bleek.
In 1930 werd de taak van het opgeheven encyclopaedisch Bureau van het depar
tement van Binnenlandse Zaken te Batavia opgedragen aan het Koloniaal Insti-
t te Ams erdam (circulaire 23 november 1930, nr. 372*). Voor het vervullen
van deze taak moest het Instituut over gegevens beschikken, die daartoe in Indië
zouden moeten worden verzameld. In de eerste plaats kwamen hiervoor in aanmer-
mg de memories van overgave van de Nederlandse bestuursambtenaren Voor
taan zouden van deze memories extra afschriften worden gezonden aan de Alge
mene Secretaris, die deze moest doorzenden aan het Koloniaal Instituut. Ook de
stukken, die met ter kennis van de regering of van het hoofd van het departement
van Binnenlands Bestuur waren gebracht, kwamen hiervoor in aanmerking Ten
[16]
overvloede werd bepaald, dat alle overtollige afschriften uit de bestuurskantoren
moesten worden opgezonden naar Batavia. Ook deze zouden bestemd zijn voor
het Koloniaal Instituut. Wanneer zulke afschriften in de kantoren ontbraken zou
hieivan moeten worden kennis gegeven aan de Gouverneur-Generaal. Het blijkt
niet of deze afschriften inderdaad allen naar het Koloniaal Instituut zijn opgezon
den.
In de jaren 1937-1940 werden de vroegere bepalingen over memories hernieuwd
en bevestigd in circulaires die afzonderlijk voor Java en voor de buitenbezittingen
werden uitgegeven (circulaire 31 maart 1937, bijblad 13826, buitenbezittingen; cir
culaire 11 maart 1938, bijblad 14130, Java; circulaire 23 december 1940, bijblad
14487, buitenbezittingen; idem, bijblad 14488, Java).
Terwijl de residenten-afdelingshoofden en de gouverneurs van Soerakarta en
Djokjakarta verplicht bleven aan de regering een algemene memorie toe te zen
den volgens het vastgestelde schema met weglating van hetgene voor de opvolger
van belang kon zijn werd van de gouverneurs van West-, Midden- en Oost-Java
slechts een memorandum geeist, dat alleen zeer belangrijke en hoofdzakelijk op het
gehele gewest betrekking hebbende zaken bevatte en waarvan afschriften zowel
aan de regering als aan de Directeur Binnenlands Bestuur werden gezonden (11
maart 1938, bijblad 14130). Deze regeling werd in 1940 ook voor de hoofden van
gewestelijk bestuur in de buitenbezittingen toepasselijk verklaard (23 december
1940, bijblad 14487).
Ook wordt in 1940 een verandering aangebracht in het schema voor de vervaardi
ging van de memories, dit schema is aanzienlijk beknopter dan dat van 1912, maar
uiteraard meer uitgewerkt dan dat van 1929, dat alleen voor Java-Madoera was
bestemd.
Naast gedrukte literatuur wordt nu ook raadpleging van archivalia bij het sa
menstellen der memories aanbevolen.
Gezien het bovenstaande kunnen in Nederland in het archief van het voormalige
Ministerie van Kolomen sinds 1849 memories van overgave van de hoofden van
gewestelijk bestuur worden aangetroffen. Tot 1916 zullen dit de volledige memories
zijn geweest, na 1916 slechts het gedeelte, dat voor de Indische regering was be
stemd en sinds 1938 waren het voorzover Java betreft de memoranda van de gou
verneurs van West-, Midden- en Oost-Java. Sinds 1940 werden ook van de hoof
den van gewestelijk bestuur in de buitenbezittingen zulke memoranda geëist. Het
is echter de vraag of de Indische regering van al deze geschriften regelmatig
afschriften aan de minister van Koloniën heeft gezonden. Het Koloniaal Insti
tuut te Amsterdam, nu Koninklijk Instituut voor de Tropen moet echter over
aanzienlijk meer memories beschikken dankzij het daar sinds 1930 gevestigde
encyclopaedisch Bureau, dat afschriften kreeg van alle memories van overgave,
zowel van de hoofden van gewestelijk bestuur als van de onder dezen ressorteren
de lagere bestuursambtenaren, die alleen aan hun directe chef een memorie be
hoefden in te dienen. Bovendien zouden aan het Koloniaal Instituut de overtol
lige kopieën van memories uit de gewestelijke bestuurskantoren zijn gezonden.
Het is echter de vraag of dit is gebeurd, daar het Koloniaal Instituut ten dienste
[17]
