Memories van overgave van bestuursambtenaren in het voormalige
Nederlands-Indië
Gezien het grote belang van de memories van overgave voor de kennis van de
door het voormalige Nederlandse koloniale bewind bestuurde gebieden, leek een
onderzoek naar de huidige vindplaats van deze rapporten gewettigd, vooral daar
deze zich zowel in originali als in copie op verschillende plaatsen in Nederland
blijken te bevinden, dus ook buiten het archief van het voormalige ministerie van
Koloniën, waar althans de originelen ambtshalve behoren te berusten. Bij dit on
derzoek werd grote medewerking verleend door de heer P. Nienhuis, ambtenaar
aan het ministerie van Binnenlandse Zaken en belast met het beheer van de sectie
Archieven van de overzeese rijksdelen, waarin is opgenomen het archief van het
voormalige ministerie van Koloniën vanaf 1900. Het was de heer Nienhuis reeds
eerder gebleken, dat deze memories maar zeer ten dele in het archief aanwezig
zijn, soms zijn er echter overtuigende bewijzen, dat speciale memories vroeger wel
in het archief hebben berust.
Naast het archief van het voormalige ministerie van Koloniën bleek speciaal het
Koninklijk Instituut voor de Tropen te Amsterdam in zijn bibliotheek en hand
schriftenverzamelingen over een groot aantal memories van overgave van de
bestuursambtenaren in het voormalige Nederlands-Indië te beschikken. Sommige
van deze memories hebben aantekeningen, waaruit blijkt, dat zij eertijds hebben
behoord tot het archief van het voormalige ministerie van Koloniën.
Aan de hand van een aantal circulaires van het Nederlands-Indische gouverne
ment, die de heer Nienhuis zo vriendelijk was voor mij bijeen te zoeken, kon een
beter inzicht worden verkregen in de gang van zaken bij het opstellen van deze
memories en de distributie hiervan door het Nederlandse Koloniale bestuur.
De goede gewoonte van de V.O.C. om door de hoofden van haar kantoren in
Azië memories van overgave ten behoeve van hun opvolgers te doen opstellen
aan het eind van een bestuursperiode, werd na de teruggave van de Nederlandse
Koloniën in 1816 niet voortgezet.
De Compagniesmemories, waarvan zowel de opvolger van de betreffende aftre
dende bestuursambtenaar als het opperbewind van de V.O.C. een exemplaar ont
vingen, vormen een unieke bron van kennis voor al die gebieden, die onder het
beheer van de Compagnie stonden. Reeds in deze periode waren vaste regels voor
de inhoud opgesteld, waaraan de ambtenaren zich hadden te houden. Naast de po
litieke verhoudingen moest ook aandacht worden besteed aan land en volk van
het betreffende gebied. Van de exemplaren aan Gouverneur-Generaal en Raden
gericht, werden bovendien kopieën naar de bewindhebbers in Nederland gezon-
[14]
den, zodat de memories zowel in het archief van de V.O.C. in Den Haag als in
het Arsip Nasional in Djakarta berusten.
Pas in 1849 (besluit 3 april 1849 Bijblad 189) werd de opstelling van de memories
hervat. Daarvóór werden weliswaar sinds 1824 jaarlijkse algemene verslagen door
de hoofden van het gewestelijk bestuur ingediend, maar deze verslagen bevatten
slechts feitelijke gegevens over één jaar en geven geen beschouwingen over een
geheel tijdvak. Ook werden van tijd tot tijd speciale rapporten door verschillende
autoriteiten opgesteld, maar dit geschiedde slechts incidenteel en bovendien zijn
deze rapporten moeilijk in de archieven te vinden.
Het opstellen van memories sinds 1849 was een verplichting, die uitsluitend gold
voor de hoofden van het gewestelijk bestuur en de Nederlandse bestuursambte
naren in de Vorstenlanden. Hoofdzaak was het geven van een overzicht van
de staatkundige gebeurtenissen ter oriëntatie van de opvolger. Zowel aan deze
opvolger als aan de Indische regering werd een exemplaar verstrekt. Hoewel in
het archief van het ministerie van Koloniën memories van overgave vanaf 1849
aanwezig zijn, kon de heer Nienhuis mijn vraag of er een vaste regel bestond,
waarbij van alle in die periode opgemaakte memories een afschrift aan de minis
ter van Koloniën werd gezonden, niet bevestigend beantwoorden. Een nader on
derzoek zal hiertoe nodig zijn. Slechts ten aanzien van de memories van de hoof
den van gewestelijk bestuur en in West-, Midden- en Oost-Java en de Vorstenlan
den komt een bepaling voor van 1929, dat zij twee exemplaren moeten zenden
waarvan één voor de minister van Koloniën was bestemd. (8 juli 1929, bijblad
12037).
In 1905 (circulaire 1 april 1905 bijblad 6242) werd de verplichting tot het opstellen
van memories van overgave uitgebreid tot de overige lagere bestuursambtenaren,
die deze memories echter alleen behoefden uit te brengen aan hun hoogste directe
chef, die hiervan blijkbaar geen kopieën aan de Indische regering behoefde te
zenden.
De ervaring van het gouvernement met het opstellen van de memories sinds 1849
bleek in nogal wat gevallen vrij ontmoedigend, gezien de vrij gedetailleerde aan
wijzingen, die men in 1912 nodig vond de bestuursambtenaren aan te bevelen
(circulaire 22 oktober 1912, bijblad 7737a, 7738). Vooral werd aangedrongen op
kortheid en zakelijkheid. Bovendien bleken de bestuursambtenaren in de afgelopen
periode hun plicht om verscheidene redenen meermalen te hebben verzuimd. Met
de eis tot beknoptheid was het zeer uitgewerkte schema waarnaar de ambtenaren
zich hadden te richten wel enigszins in strijd. Dit schema was hetzelfde als dat voor
de z.g. militaire memories, bestemd voor het bestuur van gepacificeerde gebieden
met sterke nadruk op historische en anthropologische gegevens.
Tevens werd in 1912 de lagere bestuursambtenaren opgedragen ook een exemplaar
van hun memories op te zenden aan de Directeur Binnenlands Bestuur ten behoeve
van een nieuw opgericht encyclopaedisch Bureau. De hoofden van gewestelijk
bestuur waren reeds verplicht hun memories aan de regering in Batavia te zenden.
Men had blijkbaar verwacht dat kopieën hiervan aan het encyclopaedisch Bureau
werden verstrekt zonder dat dit uitdrukkelijk was gestipuleerd. Uit een latere cir-
[15]
