Ook aan de situatie in Nederland werd door hen aan de hand van de Nederlandse
inlichtingen aandacht besteed. Opmerkelijk is dat t.a.v. de openbaarheid de Franse
en Nederlandse opvattingen nog al overeenkomst vertonen: in beide landen is men
vrij voorzichtig: een termijn van 50 jaar wordt als normaal beschouwd; voor
diverse categorieën ge,lden ook langere termijnen. In verscheidene andere landen,
zoals Finland, Zweden, Israël, zijn archivalia eerder openbaar, maar ook daar
bestaan vele beperkende bepalingen. Soms ook krijgen wetenschappelijke onder
zoekers speciale toestemming tot het raadplegen van documenten, welke overigens
nog niet toegankelijk zijn. Verder wordt hier en daar onderscheid gemaakt tussen
ingezetenen en buitenlanders. De Italiaanse delegatie was van mening dat het
foutief is wanneer archivarissen uit maken of bepaalde documenten wel of niet
toegankelijk zijn. De Franse en Italiaanse opvattingen weken hier sterk van el
kaar af.
Voor de particuliere archieven onder beheer van de overheid gelden veelal ook af
wijkende regelingen. Een bijzonderheid is dat met name in Engeland, Italië en
Nederland de (familie)archieven in particulier bezit geregistreerd worden. Onzer
zijds werd geattendeerd op het bestaan van het Centraal Register van Familie
archieven en op de registratie van afgedwaalde overheidsdocumenten.
Conclusie was dat men in bepaalde landen (Scandinavië, Israël, Italië) t.a.v. de
openbaarheid wat vooruitstrevender, in andere landen (Frankrijk, Vaticaan) wat
conservatiever is. Overal is de neiging aanwezig de toegankelijkheidstermijnen te
verkorten. Die grote toegankelijkheid dient te worden bevorderd, waarbij vanzelf
sprekend behartiging van staatsbelangen en van particuliere belangen reden mag
zijn bepaalde archiefgedeelten gedurende een langere periode uit te sluiten van de
openbaarheid.
T.a.v. het op microfilm brengen van archivalia gelden in sommige landen meer
beperkingen dan in andere. In Nederland zijn de opvattingen nogal liberaal: op
aanvraag worden hier microfilms gemaakt zowel van hele fondsen als van losse
stukken, zowel voor buitenlanders als voor ingezetenen. Ook in België is de vrij
heid op dit gebied groot. Aan buitenlandse instellingen worden op aanvraag ten
behoeve van wetenschappelijk onderzoek onbeperkt microfilms geleverd (archivalia
Grote Raad van Mechelen); in Zweden en in Israël geldt een dergelijk systeem.
Frankrijk en het Vaticaan tonen zich terughoudender en ook de vertegenwoordiger
van de U.N.O. is merkwaardigerwijs geen voorstander van microfilmen op grote
schaal van gehele fondsen (de originele archivalia zouden er in waarde bij inboe
ten!). De Italianen vinden daarentegen dat wij de deuren niet wijd genoeg open
kunnen zetten.
Waar het stelsel van uitwisseling van microfilms ter sprake komt, wijst de afge
vaardigde uit Israël erop dat van jonge staten als zijn land nog geen wederkerig
heid is te verwachten, omdat hun archieven van te recente datum zijn. Zij hebben
op dit punt praktisch niets te geven en alles te ontvangen.
Tijdens de laatste zitting in een der zalen van het slot Kronborg werd het auteurs
recht (copyright) ter sprake gebracht. In zijn rapport had prof. R.-H. Bautier de
materiële eigendom (van de .overheid t.a.v. de openbare archieven) en de intellec-
[156]
tuele eigendom (van de auteur) onderscheiden. Reproductie van wat als intellec
tuele eigendom wordt beschouwd, ook wanneer het materieel eigendom van de
overheid is, is een inbreuk op het auteursrecht. De archiefdiensten moeten dan ook
met grote voorzichtigheid te werk gaan alvorens de beheerde particuliere fondsen
en documenten aan de openbaarheid prijs te geven. De belangen van particulieren
zouden ernstig geschaad kunnen worden.
In de laatste jaren is het auteursrecht in vele landen en ook internationaal een ter
rein van studie geworden. Ook de Unesco houdt zich zeer actief met dit probleem
bezig. In tegenstelling tot andere landen, waar de overheidsarchivalia niet onder de
beschermende bepalingen van een auteurswet vallen, erkent men in Engeland het
copyright van de Kroon t.a.v. de public records. Het artistieke eigendomsrecht van
de fotograaf t.a.v. door hem gemaakte foto's van archivalia wordt veelal erkend,
maar tegenwoordig ook betwist. Verscheidene punten met betrekking tot dit in
wezen juridisch probleem, werden met name aangeroerd door de afgevaardigden
van de UNO, Verenigde Staten en Italië. De mogelijkheid is niet uitgesloten dat
het Internationaal Archief Congres te Madrid tot een duidelijker slotsom komt
dan nu mogelijk was.
Dat alles neemt niet weg dat de leiding van de vergaderingen zowel bij prof. Sabbe
als bij dr. Hvidtfeldt in uitstekende handen was. Er was gelukkig ook geen sprake
van enige verdeeldheid tussen de afgevaardigden van landen met verschillende
politieke visie. Ideologieën hebben geen rol gespeeld. De intermenselijke verstand
houding was steeds goed.
In de middaguren van 10 mei kregen de congressisten de gelegenheid het nieuwe
archiefgebouw van het landsarkiv van Sjaelland te bezichtigen, in welks conferen
tie/film- en expositiezaal de vergaderingen hadden plaats gevonden. Een heldere
inleiding tot het bezoek hield de landsarchivaris dr. Andreas Iprgensen.
Het landsarkiv is het grootste van de vier regionale archieven: te Kopenhagen,
Odense, Viborg en Abenra, te vergelijken met onze rijksarchieven in de provincies.
Het oude archiefgebouw te Kopenhagen dateert uit de jaren 1890-1893; de ons zo
welbekende roosterconstructie is toegepast en houten kasten zijn opgesteld voor
8000 m archief. Tussen 1964 en 1966 is een tweede betonnen depot gebouwd naast
het bestaande en thans inwendig wel gemoderniseerde gebouw. Het nieuwe depot
heeft geen ramen en is afgedekt met zwarte leien. Er zijn zes verdiepingen met
gezamenlijk een capaciteit van 6 x 7000 m 42000 m, dank zij gebruikmaking
van het compactussysteem 'Ingold'. Het is voorzien van air conditioning. In de
volksmond wordt het oude gebouw in rode baksteen en met hoge ramen 'de kerk'
genoemd, het nieuwe daarmee contrasterende zwarte bunkerachtige gebouw 'het
crematorium'. Tussen de beide depots in ligt een nieuw laag administratiegebouw
met studiezaal voor 60 personen, zeer rationeel ingericht, de genoemde conferentie
zaal, een aantal werkvertrekken (er is gerekend op ca. 40 personeelsleden), een
vergaderzaaltje en een cantine. In het nieuwe depot bevinden zich een prachtig
geoutilleerd restauratie atelier/boekbinderij, een fotografisch atelier met micro
installatie enz.; voorts vertrekken voor de bewaring van charters (in hangmappen),
kaarten (in ladekasten) en films (op rekken). Het gehele complex maakt een zeer
[157]
