De secretaris deelt mede, dat Jhr. Sandberg Middelburg en het nieuwe rijksar
chiefgebouw heeft voorgesteld als plaats voor de komende voorjaarsvergadering.
Drs. Japikse zegt gaarne aan een ontvangst van de jubilerende vereniging in Haar
lem te willen medewerken.
De vice-voorzitter verklaart dat de verplaatsing van de jubileumviering naar de
studiedagentijd in beraad is.
Hij opteert voor Middelburg voor de voorjaarsvergadering.
De heer Wortel noemt Alkmaar als vergaderplaats voor 1967.
Een nieuw archiefgebouw wordt dan betrokken. Mr. Hardenberg wijst voor 1968
op Arnhem, waar een nieuw rijksarchiefgebouw zal worden geopend. De voor
zitter verzoekt de vergadering het bestuur te machtigen in deze naar bevind te
handelen. Met algemene stemmen wordt deze machtiging verleend.
Terzake van agendapunt 10, het goedkeuren van de conceptregelingen als be
doeld in de artt. 23 en 25 van de Archiefwet 1962, leest de secretaris een schrifte
lijk amendement van Jhr. Van Lennep voor om in art. 5 de regel: uitgaven
ter bestrijding van de kosten van de zorg te veranderen in: uitgaven tot be
strijding der kosten van de zorg Tweemaal 'van de' is lelijk, ter plus der ook.
De voorzitter en dr. Van Hoboken achten dit amendement weinig aantrekkelijk
en stellen in verband met de formulering van de Archiefwet en het Archiefbesluit
voor de tekst te handhaven.
De heer Van Abeelen meent, dat 'dragen zorg' taalkundig veranderd moet wor
den in 'dragen er zorg voor'. Dr. Van Hoboken is hier niet van overtuigd.
De heer Stempher vraagt naar de verhouding tussen archiefbewaarplaatsen en
de ruimten, waarin archiefbescheiden worden bewaard.
Dr. Van Hoboken antwoordt, dat het begrip ruimte van art. 2 meer omvat dan
het begrip archiefbewaarplaats. Ook de bureaux, de werkruimten, waarin zich
archiefstukken bevinden in laden en in kasten, vallen er onder. Hiertoe dient de
inspectie toegang te hebben.
Mr. Bernsen meent, dat de concepten wel geschikt zijn voor grote gemeenten,
al staat er dan weinig in dat niet reeds uit de archiefwet voortvloeit. Voor de
kleinere gemeenten acht hij ze overtrokken.
Bij deze gemeenten dient er zijns inziens slechts één bewaarplaats te zijn en wel
bij de secretarie. Een buitenwettelijk begrip archiefbewaarplaats naast het wette
lijke begrip invoeren acht hij verwarrend en ongewenst. In kleinere gemeenten,
waar de registratoren voor het archief zorgen, heeft het geen zin, dat B. en W.
beheersaanwijzingen gaan geven. En welke inhoud dient aan het verslag van
artikel 6 te worden gegeven? Dat er een nieuwe ladekast is aangebracht?
In de artt. 2, 3 en 4 zag hij gaarne het woordje 'nog' geschrapt.
Dr. Van Hoboken is het ermede eens, dat het woordje 'nog in de artt. 2, 3 en 4 ge
schrapt wordt. Deze regelingen kunnen voor kleine gemeenten te zwaar zijn. De
bedoeling van de voorstellen is echter slechts een uitgangspunt te geven, dat aan
de behoefte van de individuele gemeente aangepast kan worden. Er is geen sprake
van een uniform keurslijf. Een regeling moet wel alle gevallen dekken. De ont
werpen zijn misschien enigszins een trap tegen een open deur. Maar de wet eist
[6]
nu eenmaal een regeling van de zorg en de officiële elementen van die zorg wor
den in deze voorstellen ontleed. Bij gemeenten, waar niet alle diensten in één ge
bouw zitten, dienen ook de archiefruimten, die geen bewaarplaats in de zin van
de wet zijn, onder de inspectie te vallen. Artikel 240 sub X van de gemeentewet:
op de begroting der uitgaven worden gebracht alle uitgaven door bijzondere wetten
aan de gemeente opgelegd-, maakt artikel 5 van de concept-regeling gewenst.
Dr. Van Buijtenen is het met de heer Bernsen eens, dat de concepten niet met
huid en haar voor de kleine gemeenten overgenomen hoeven worden. In een ge
meente kan het echter iedere dag gebeuren, dat er een nieuwe bewaarplaats komt.
Artikel 5 verhindert, dat de archiefbegroting een sluitstuk van de secretarie-uit
gaven wordt. Als inspecteur kan men via gedeputeerde staten iedere gemeente aan
een passende regeling helpen.
Dr. Formsma merkt op, dat met de uniforme voorstellen voor grotere en kleinere
gemeenten wel wordt voldaan aan een sterk levend streven naar gelijkvormigheid,
zoals dat bijv. ook in de registratuurcode blijkt.
Drs. Japikse heeft de regelingen voorgelegd aan de juridische afdeling van de
gemeente Haarlem. Men acht het een bezwaar, dat zij een herhaling zijn van de
archiefwet, waarnaar soms wel, soms niet verwezen wordt. Dient art. 5 niet
expliciet te verwijzen naar art. 27 van de Archiefwet? De heren Van Hoboken
en Formsma menen, dat men archiefwetartikelen enkel dient op te nemen, indien
dit misverstand kan voorkomen.
Hierop schorst om 13.15 uur de voorzitter de vergadering voor een gemeen
schappelijke koffiemaaltijd.
Na heropening van de vergadering om 14.15 uur begroet de voorzitter de heer
Van der Linden van de Hoogovens, die deze dag als vertegenwoordiger van de
Nederlandse Vereniging van Bedrijfsarchivarissen de vergadering bijwoont. Het
bestuur stelt deze belangstelling zeer op prijs.
Nadat niemand meer het woord verlangt over de concept-regelingen, verzoekt
de voorzitter de vergadering het bestuur te machtigen de definitieve tekst door de
commissie te laten redigeren en namens de vereniging te accepteren.
Met algemene instemming wordt deze machtiging verleend.
De voorzitter richt hierop een woord van dank tot de leden van de commissie
voor de verrichte en nog te verrichten arbeid en bedankt in het bijzonder dr. Van
Hoboken voor zijn initiatief.
In de rondvraag wordt gewezen op de televisie-uitzending, die de N.C.R.V. zal
wijden aan de archiefbewaarplaatsen.
Hierop besluit de voorzitter de vergadering en geeft het woord aan mevr. Drs.
E. P. Polak-de Booy voor een voordracht over 'Registratie van familiearchieven in
Nederland en Engeland'.
Spreekster wijst op vroegere pogingen tot een registratie van familiearchieven te
komen. Ook voor het Centraal Register is het de vraag of er sprake zal zijn van
een blijvend initiatief. De belangrijkste registratie was tot nu toe de opdracht
van het Historisch Genootschap aan H. A. Ett in april 1947 om een enquête in te
[7]
