maakt met dc bestemming daaronder te blijven berusten (art. 1 Archiefwet-1962).
Een archief groeit en is heel iets anders dan een willekeurig bijeengebrachte ver
zameling. Alles wat bij de Gemeente in haar totaliteit dus met insluiting van
alle diensten en bedrijven binnenkomt of wordt geproduceerd in het admini
stratieve vlak, behoort tot het archief. Het is van groot belang dat de papier
massa van stonde aan op de meest doelmatige wijze wordt geordend, opdat de
stukken, wanneer ze nodig zijn, op tafel gelegd kunnen worden. Zij, die in het
gemeentelijk bestel belast zijn met de post- en archiefzaken, moeten daarom vak
bekwaam zijn, op de hoogte van de administratieve organisatie en van de praktijk
der archiefverzorging met kennis der stelsels van ordening en voorschriften
van vernietiging. In de brief van de minister van Binnenlandse Zaken van 28 de
cember 1949, betreffende de verzorging van gemeentearchieven, wordt op deze
vereisten de nadruk gelegd en worden regelen gesteld inzake de wijze van uitvoe
ring der verzorgingsplicht.
De gemeente Rotterdam heeft beseft dat de basis van haar archiefwezen gezond
gemaakt moest worden en heeft zodoende, vooruitlopende op de bepalingen van
de nieuwe archiefwet, de inspectie der lopende archieven door de gemeentearchi
varis ingevoerd. Het betreft hier het toezicht op de archieven van tegen de veertig
diensten, bedrijven en instellingen, waaronder wijd vertakte als de Secretarie en
Gemeentewerken. Het was wijs dat een functionaris aangetrokken werd, die zijn
volle krachten aan deze taak kon geven. Het was een geluk dat een zeer capabel
man gevonden werd, die hier baanbrekend werk verricht. Ik moge wijzen op het
succes van de cursus, die in het Archief gegeven wordt aan het personeel, dat met
de archiefverzorging is belast; ook op de effectieve wijze, waarop het vernietigings
probleem nu kan worden aangepakt.
Op deze manier lopen wij de kans zostraks in het nieuw gebouwde archiefdepot
archieven te kunnen opnemen, die toegankelijk zijn en ontdaan van waardeloze
papiermassa's. Hoe jonger de opgenomen archieven zijn. des te vaker zullen ze
geraadpleegd worden. Het Gemeentearchief van Amsterdam gaf in zijn verslag
over 1963 op, dat ten behoeve van de gemeenteadministraties, -diensten en -bedrij
ven in dat jaar 89.959 stukken werden opgezocht. Ik kan geen Rotterdamse getal
len opgeven; het cijfer is hier bepaald veel lager omdat de jongste archieven in
ons gebouw ontbreken.
Maar het is zeker reëel dat de archiefwet de nadruk legt op de taak van de
archivaris in het administratieve bestel. De taak van de archivaris is te zien als
een verlengstuk van de taak van de registrator met dien verstande dat de archivaris
gegevens produceert uit tijden, waarover het lopende archief zwijgt.
Ook het in goede staat houden, inventariseren en beschrijven, waarvan de ge
meentelijke instructie gewag maakt, zijn bezigheden, waarvan verdedigd kan wor
den, dat zij plaats hebben in het belang van de administratie.
Bij het in het goede staat houden spelen binderij en restauratieatelier een grote
rol; de chef van deze afdeling heeft bewezen een man te zijn. die het uitstervende
handboekbindersvak verstaat. De betekenis van archief inventarisatie wordt door
de buitenwacht meestal niet ingezien; men beschouwt het als een misschien wel
[184]
nuttige maar dan toch geestdodende arbeid. Niets is minder waar! Het vervaar
digen van een verantwoorde inventaris is fascinerend vakwetenschappelijk werk,
dat veel critische zin, geduld en geestelijke inspanning vereist, dat men pas in zijn
macht kan krijgen na theoretische scholing en lange ervaring. Men ontvangt er
zelden waardering voor, behalve van de vakgenoten. Toch is het een van onze
belangrijkste taken de archieven, welke wij beheren, toegankelijk te maken. Voor
Rotterdam geldt zulks in hoge mate voor het omvangrijke eigenlijke archief van
de gemeente Rotterdam, ons kernarchief, dat tot nu toe gebrekkig is geïnventari
seerd.
Onze administratieve functie is door de Nederlandse archieftheoretici mannen
met een internationale reputatie steeds sterk naar voren gebracht en weerspie
gelt zich in het feit dat in vele gemeenten, waaronder Amsterdam en Den Haag,
het archief als een aangelegenheid van Algemene Zaken, direct onder de burge
meester ressorteert. In Rotterdam is het traditie het archief als een zelfstandige
eenheid in te delen bij een ander departement.
De gemeentelijke instructie voor de archivaris en het genoemde reglement gaan
er van uit dat de archivaris naast archieven ook verzamelingen beheert. Hier is
dus geen sprake van een wettelijke plicht maar van een locaal voorschrift. Tn feite
zijn alle archivarissen tevens verzamelaars geworden, hoewel de Rijksarchivarissen
minder dan de gemeentelijke.
Archieven ontstaan intern, buiten de archivaris om, verzamelingen extern en wor
den aangelegd door de archivaris als niet-ambtelijke bronnen ter aanvulling van
de officiële. Hier bevinden we ons op het terrein van de 'documentatie' veelal
het terrein, waarop de archivaris het nauwst verbonden is met het leven van van
daag. Met name in Duitsland, West en Oost, interesseert men zich al lang en intens
voor deze 'zeitgeschichtliche Sammlungen': dit kan mede verklaard worden uit het
verloren gaan van vele echte archieven. In Duitsland durft men het dan ook aan
in een officieel archiefvakblad dergelijke externe verzamelingen van kranten, pren
ten, films, geluidsbanden enz. integrerende delen van de inhoud der archiefdepots
te noemen en als zelfstandige 'archieven' te betitelen1, in navolging van het spraak
gebruik der goegemeente. In de praktijk doen wij het zelfde als wij spreken van
'filmarchief of 'geluidsarchief'.
Het Rotterdamse Gemeentearchief bezit dergelijke verzamelingen en naar ik meen
uitgebreider en gevarieerder dan in de meeste andere gemeenten van ons land. Het
beheren hiervan neemt ontegenzeggelijk veel tijd in beslag maar schenkt tevens
voldoening omdat ze, gezien het gebruik dat ervan wordt gemaakt, voorzien in
een behoefte, ook van het gemeentelijk apparaat zelf. Sinds november 1963 be
schikt het Archief over een academisch gevormde kracht, wiens taak het is het
Gemeentebestuur voor te lichten inzake diverse actuele aangelegenheden, van
welke men het verloop en de ontwikkeling wil zien vastgelegd. Hij heeft een uitge
breid rapport over de ontwikkeling van de Luchthaven en de Heliport samenge-
1 Dr. Günther v. Roden 'Gegenwartsprobleme staatlicher und kommunaler Archive
in der Bundesrepublik Deutschland', Der Archivar, 1961, Heft 3, 221 e.v.
[185]
