De taak van de gemeente-archivaris
GENEALOGY
GEOGRAPHY
GEOLOGY
GERMANY
GHANA
GHOSTS
GIBRALTAR
GIPSIES
GIRLS' SCHOOLS
see FAMILY HISTORY
see SCIENCE: Geography
see SCIENCE: Geology
see also BOHEMIA
TRADE: External: Baltic
Trade
Hanseatic League
see FOREIGN COMMUNITIES IN GR. BRIT:
Gipsies
see EDUCATION: Girls' Schools
Bijlage 2
Voorbeeld van de fiches van de subject index
Wijze van indeling.
SUB-HEADING
Description of MS(S)., or
of part thereof
REPORT TITLE REPORT No.
MAIN HEADING
Date of
MS(S)
Item or
page no.
Standaard fiche, gebaseerd op de serie N.R.A. verslagen.
MALT
Survey: Chuck Co.'s malting offices
Ware, Hrt.
ROWLEY, SON ROYCE 9409
BREWING
1831
(296B/144)
Hche, gebaseerd op inlichtingen uit andere bronnen.
BOTANY
Royal Botanie Garden, Edinburgh:
Records of British Columbia
botanical expedition
SCIENCE
C 19
NO REPORT: ex inf. A. E. Jeffreys, SCONUL Survey, June 1964
[182]
Voor de Commissie voor het Archief mocht ik op 29 oktober 1964 een exposé
geven over de taak van de archivaris. Ik wees er daarbij op dat deze taak wettelijk
is geregeld: De wet van 17 juni 1918 tot regeling van het Archiefwezen bepaalt
in art. 15 dat de door de Gemeenteraad benoemde archivaris de naar de gemeen
telijke archiefbewaarplaats overgebrachte archieven beheert. Hij moet zijn een
wetenschappelijk ambtenaar in de zin der wet, d.w.z. dat de gemeentearchivaris
van Rotterdam met goed gevolg een doctoraal examen moet hebben afgelegd in
de faculteit der letteren, rechten of theologie en het diploma wetenschappelijk
archiefambtenaar-eerste klasse moet hebben verworven. Als beheerder der archie
ven heeft hij te maken met het probleem welke stukken mogen worden vernietigd.
Hij moet dus de waarde der stukken kunnen bepalen uit administratief oogpunt
en uit historisch oogpunt. Hij is bevoegd tot het opmaken en uitgeven van af
schriften of uittreksels, wat betekent dat hij de stukken moet kunnen lezen en be
grijpen, een zaak welke de administratie ten goede komt maar eveneens de histo
rische wetenschap; artikel 1 regelt immers de openbaarheid der archieven met als
consequentie dat de archivaris in staat moet zijn alle serieuze onderzoekers de
weg te wijzen.
De gemeentelijke instructie voor de archivaris is iets gedetailleerder dan de wet.
Aan de archivaris wordt opgedragen het bewaren, in goede staat houden, inven
tariseren en beschrijven van alle hem toevertrouwde archieven en verzamelingen;
hij verstrekt aan de Gemeenteraad en andere gemeentelijke instanties de gevraagde
inlichtingen. Voorts onderwerpt hij de bij de hoofden van dienst in beheer zijnde
archieven aan een jaarlijkse inspectie. Tenslotte mag hij nasporingen doen ten
behoeve van particulieren.
Het reglement voor de dienst en het gebruik van de archieven en verzamelingen
in het Archiefgebouw spreekt eerst weer van nasporingen ten behoeve der Ge
meente en daarna van de rechten en plichten van particuliere onderzoekers en van
de mogelijkheid om te hunnen behoeve van ambtswege nasporingen te doen, 'wan
neer de dienst zulks toelaat'.
A Administratief ambtenaar
Uit wet, instructie en reglement blijkt duidelijk dat de archivaris gezien wordt als
de ambtenaar, die een verantwoordelijke taak heeft op het terrein der admini
stratie. Hij beheert het archief. Het Gemeentearchief bestaat uit de bescheiden,
welke door de gemeentelijke overheidsorganen ambtelijk zijn ontvangen of opge-
[183]
