plaats. De grootste zorg is nu hoe men een te veel aan record offices moet voor
kómen.
Het NRA kon zich in de jaren vijftig beter gaan concentreren op de eigenlijke
taak: registratie van archieven. Opsporing en beschrijving kunnen nu voor een deel
aan de plaatselijke record offices worden overgelaten; ook propaganda staat niet
meer zo in het middelpunt en tenslotte neemt de bemiddeling tussen onderzoekers
en archiefeigenaren minder tijd in beslag naarmate meer archieven in openbare
bewaarplaatsen zijn ondergebracht.
Deze registratie nu omvat veel meer dan men op het eerste gezicht zou denken.
Het aantekenen van naam, grootte en verblijfplaats van een archiefcollectie is niet
voldoende; er moet ook een registratie zijn van de inhoud. Tienduizend inventaris
sen betekenen onvoldoende toegankelijkheid wanneer een verdere gids ontbreekt.
Omdat men dit van het begin af besefte, beschikt men nu in Engeland over een
enorm apparaat: een repertorium voor anders onvindbare geschiedbronnen.
Ik kwam naar Engeland in verband met het kort geleden opgerichte Centraal
Register van Familiearchieven, dat een soortgelijke doelstelling heeft, al is deze
uiteraard veel beperkter. In ons land worden de publiekrechterlijke archieven reeds
lang op daartoe geëigende plaatsen bewaard en een registratie of indicering daar
van is nauwelijks nodig. Maar voor de particuliere archieven en collecties ligt het
anders. Deze worden niet door een archiefwet beschermd en voor zover ze in be
waring gegeven zijn, zijn zij toch dikwijls moeilijk te vinden. De heterogeniteit van
hun samenstelling doet bovendien verlangen naar een ingang op hun inhoud. Hoe
veel kostbaar materiaal sluimert er niet in de catalogi van de handschriftenver
zamelingen van onze archiefbewaarplaatsen en bibliotheken, of in de niet-gepubli-
ceerde inventarissen van archiefcollecties? En wie verzamelt de gegevens over de
lijsten van aanwinsten uit tientallen jaarverslagen?
Het is niet nodig hier nu verder op in te gaan. Liever wil ik beschrijven wat er
tegenwoordig in Engeland gebeurt met een nieuw ontdekte verzameling of archief.
In sommige gevallen kan het NRA zich belasten met de beschrijving van archi
valia die bij de eigenaar blijven; de ervaring leert dat dergelijke eenmaal be
schreven verzamelingen later dikwijls toch de weg vinden naar openbare be
waarplaatsen. Op de locale record offices is echter voorlopig geen tijd voor dit
altruïstische werk.
Anders wordt het wanneer het archief in bewaring gegeven wordt. Op de des
betreffende archiefbewaarplaats zorgt men voor een beschrijving, die tegenwoordig
veel lijkt op onze inventarissen. Alleen in de beginjaren moest men zich tevreden
stellen met zeer summiere 'reports', die niet veel meer deden dan een archief daar en
daar signaleren. Die worden nu langzamerhand door meer uitgebreide 'reports'
(men blijft ze zo noemen) vervangen. Het verslag wordt dan op speciaal papier
getypt, waardoor het geschikt is als 'master copy' voor de volautomatische foto
printer (Van der Grinten model 150 combine printer) die in 1954 door het NRA
is aangeschaft (snelheid tot 1400 afdrukken per uur). De 'master' komt in een kluis
op het NRA nadat er zoveel afdrukken van gemaakt zijn als nodig is. Een aantal
daarvan gaat naar de inzender, een aantal naar een (beperkt) aantal bibliotheken
[174]
en andere instellingen waar men belangstelling voor deze inventaris verwacht. Eén
komt terecht in de 'Report-room van het NRA en kan daar door het publiek wor
den geraadpleegd. Deze verslagen komen niet in de handel maar kunnen wel op
verzoek ergens ter raadpleging gedeponeerd worden. Kwaliteitsnormen worden
niet aangelegd: elk verslag wordt vermenigvuldigd.
De instellingen waar de inventaris gemaakt is behoeven dus niet zelf voor ver
menigvuldiging en verzending zorg te dragen.
Main Index
De op het NRA bewaarde verslagen zijn doorlopend genummerd en hebben elk
een eigen (korte) titel. Omdat het ongewenst is dat eenzelfde titel in de registratie
van het NRA tweemaal voorkomt, is het niet altijd mogelijk de titel over te nemen
waaronder een collectie elders bekend is, maar deze moeilijkheid is met verwijzin
gen meestal wel op te vangen. De titels zijn alfabetisch gerangschikt in een adres
molen met vermelding van 'report' nummer en bewaarplaats. Dit is de main index,
de sleutel tot de verzameling inventarissen. Voor intern gebruik zijn er nog twee
kaartsystemen met dezelfde informatie: één topografisch en één numeriek ge
ordend.
Report-room
De verslagen zelf worden bewaard in de 'Report-room'. Op het tijdstip van mijn
bezoek september 1965 stonden daar 10305 verslagen, keurig in 'Kalamazoo'
ordners gerangschikt op rijen in een aantal metalen kasten.
Toen men eenmaal beseft had dat de onderzoekers zelf de inventarissen wilden
inzien, zijn er maatregelen genomen om aan deze vraag tegemoet te komen. Van
daar de aanschaf van de fotoprinter, waardoor het ook mogelijk werd oudere
inventarissen te vermenigvuldigen indien daar behoefte aan bleek te bestaan. Hier
door zijn de handschriftencollecties van diverse bibliotheken en colleges veel toe
gankelijker geworden dan vroeger. Gedrukte inventarissen zijn natuurlijk niet op
deze wijze vermenigvuldigd; zij hebben echter wel een nummer en titel gekregen
en staan op een aparte plank in de Report-room.
Indices
Hoe vinden wij nu de weg in de inhoud van tienduizend inventarissen. Ik was be
nieuwd naar het half automatische sorteerapparaat (randponskaarten), waarover
in een van de eerste bulletins van het NRA geschreven was. Inderdaad heeft men
een tijd getracht met een dergelijk apparaat te werken, maar het was geen succes.
Het was alweer zo lang geleden, dat de tegenwoordige staf mij weinig kon ver
tellen over dit apparaat en de redenen waarom het niet beviel. Ik begreep er uit,
dat het niet mogelijk was de genuanceerde inhoud van een archief op kaarten vast
te leggen. Bovendien nam het raadplegen veel tijd; men bedenke dat soms vele
[175]
