landen bij Yale University, National Archives, University of Colorado. Univer
sity of New Mexico Library en Bancroft Library of the University of California,
terwijl vaststaat, dat een groot aantal bescheiden verloren is gegaan. J. B. Blake,
in Medical Records and History, beveelt persoonlijke archieven van dokters, schei
kundigen en andere wetenschapsbeoefenaren aan in de belangstelling van archief
beheerders. die eerder geneigd zijn uit te zien naar de papieren nalatenschappen
van politici en diplomaten. Moeilijkheden zijn echter, dat eerstgenoemden vaak
aan zullen komen met een stapeltje overdrukken (these may be good to have,
but they are probably not what you had in mind) en dat het moeilijk is vast te
stellen in het bijzonder voor archivarissen en bibliothecarissen naar welke
wetenschappelijke onderzoekers later de belangstelling vooral zal uitgaan. W.
J. King ontvouwt The Project on the History of Recent Physics in the United
States, d.w.z. van 1890 tot. heden. Men wil manuscripten en ander materiaal bij
eenbrengen, interviews opnemen met vooraanstaande geleerden, biografische en
bibliografische gegevens verzamelen en dit alles plaatsen in Historical Archives
bij het American Institute of Physics. W. E. Washburn van de Smithsonian
Institution in Washington schrijft over Manuscripts and Manufacts en wijst er
op, dat de laatste, bijv. de Virginia ships at Jamestown, the china selected for
use in the White House, the banners of a political campaign, dikwijls beter in
staat zijn de betekenis van een bepaalde gebeurtenis in een bepaalde tijd weer
te geven dan menig volgeschreven papier. De auteur beveelt bestudering van deze
manufacts, die vaak alleen maar tentoongesteld worden voor een groot publiek,
dan ook van harte aan de vakgeleerden aan. N. Reingold behandelt The
Anatomy of a Collection: The Rhees Papers. William Jones Rhees (1830-1907)
was gedurende 52 jaar verbonden aan de Smithsonian Institution 'and saved
everything that ever came into his hands'. De naar hem genoemde collectie in de
Huntington Library omvat 4594 nummers uit de jaren 1763-1903, zowel beschei
den, die door Rhees in diverse functies of particulier werden ontvangen, als stuk
ken, die hij aankocht bij antiquaren of op veilingen. A. R. N. Woadden, de
uit Engeland geïmmigreerde gemeentearchivaris van Toronto in Canada, geeft in
Toronto's Venture Into Paperwork Control and Orderliness een overzicht van het
municipal records program van 1960 en zijn werking. Toronto is in ouderdom
met onze steden niet te vergelijken, daar het in 1834 zijn eigen bestuursvorm
kreeg, maar omdat juist de problemen rond de moderne archieven ten onzent
steeds meer belang krijgen, willen we het volgende letterlijk overnemen uit mr.
Woadden's bijdrage. The Records Unit created in 1960 operates under an Archi
vist, who is responsible to the city clerk for the following duties:
1 To supervise the personnel of the Records Unit.
2 To establish and maintain, in collaboration with other civic departments,
records retention and destruction policies and procedures and to determine with
respect to records: (a) where they will be kept; (b) how they will be kept; (c) if
they can be destroyed; (d) when they can be destroyed; (e) how they will be
destroyed; (f) who may refer to them; and (g) what procedures will be followed
in issuing them from, and ensuring their return to, their repositories.
[208]
3 To maintain a complete cross-referenced index of all records maintained by
the city, indicating their physical location.
4 To maintain a records storage unit or archives in which will be kept: (a) all
noncurrent records not required in the operation of civic departments until they
are destroyed or permanently stored; (b) records that are to be permanently stored;
and (c) records of historical value.
5 To prepare, in conjunction with the Organization and Methods Division, a
manual of policies, procedures, and methods of records management for distri
bution to all departments.
Registratuurplannen werden opgesteld; een commissie ging, lettende op wettelijke
voorschriften, behoeften van de praktijk en historisch belang, de vernietigingster
mijnen bekijken. Dat een equivalent, van onze ministeriële lijst in Toronto ont
breekt brengt de moeilijkheid, dat ieder vernietigingsvoorstel van het retention
committee door board of control, city council en Department of Municipal Affairs
of the Provincial Government of Ontario moet worden goedgekeurd. Er wordt
naar gestreefd hierin verandering te brengen, zodat goedkeuring niet meer voor
ieder concreet geval nodig zal zijn. Op handen zijnde verhuizing van het gemeente
bestuur en concentratie van de archieven zullen ook verbetering brengen. Een
belangrijk bereikt resultaat is het besef bij de gemeentelijke beheerseenheden, dat
ruimte bespaard kon worden door vernietiging van stukken van tijdelijk belang.
Naar de Records Unit overgebrachte bescheiden vragen bij hun raadpleging geen
tijd meer van administratieve krachten en zijn zeer vlot toegankelijk. Logisch op
bouw en concentratie van de registratuur leiden ertoe, dat niet meer stukken
worden bewaard dan nodig is. Op het programma staan:
1 To analyze use of the records held in inactive areas frequently so that reten
tion periods can be adjustred to meet changing needs.
2 In cooperation with the Methods and Organization Division to penetrate more
deeply into control of records at the source rather than control after creation.
3 To promote the use of standardized basic procedures being developed by
another city division.
4 To nurture a disaster or security program for vital records. (This is the only
area in which microfilm may play a part).
5 To modernize our approach to records management to take into account the
increasing incursion of automatic data processing into city administration.
Na deze uitvoerige bespreking willen we kort zijn over A. Z. Tanodi s verslag
van de eerste vergadering in Argentinië over sociale en economische geschiedenis
op 12 en 13 juli 1963 in Cordoba en F. B. Evans' beschouwing over The Many
Faces of the Pennsylvania Archives, voor welke in Harrisburg een torengebouw
van 19 verdiepingen wordt opgericht. De Writings on archives, current records,
and historical manuscripts omvatten de periode juli-december 1962, om ze voort
aan gelijk te doen lopen met het kalenderjaar. Over 1963 verschenen ze dan ook
in het decembernummer 1964. Bij de technical notes een uitvoerige beschou
wing van J. D. Porter over Sound in the Archives. Onder de news notes be
richten over papieren van president Eisenhower in de Johns Hopkins University,
[209]
