Lopend archief
In hun commentaar op de Archiefwet 1962 schrijven de heren Duparc en Hinrichs
op blz. 7 laatste alinea: 'dat de archiefwetgever slechts beoogd heeft te onder
scheiden de archiefbescheiden welke zich onder de administratie bevinden (de
lopende archieven) en die, welke naar de daarvoor aangewezen archiefplaatsen in
de zin van de wet zijn overgebracht. In de praktijk van de administratie worden de
lopende archieven weer verdeeld in archiefbescheiden, die betrekking hebben op
zaken, welke nog in behandeling zijn, en die, welke de afgedane zaken (het semi-
statisch archief) betreffen'.
Ook dr. Van Hoboken zegt in zijn artikel 'De regeling van de zorg voor de ge
meentearchieven ingevolge artikel 23 van de Archiefwet 1962': 'Hier zoals elders
hield Fruin blijkbaar voornamelijk het oog gericht op de overgebrachte archieven:
hoever de zorg voor de lopende archieven zou moeten gaan blijft in het midden'.
En verderop: 'voorschriften voor het beheer zowel van de lopende archieven als
van die, welke naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht'.1 Hoewel Van
Hoboken verder niet ingaat op deze lopende archieven, wekt hij, misschien onbe
doeld, toch de indruk 'lopende' en 'niet-overgebrachte' archieven gelijk te stellen.
Het wil mij voorkomen, dat hier het gevaar dreigt, dat het begrip 'lopende archie
ven' een betekenis krijgt, die, voor zover ik weet, in strijd is met het spraakgebruik
'in de praktijk van de administratie'. Het zou inhouden, dat op de ministeries, de
provinciehuizen alle en in de gemeentehuizen bijna alle archieven 'lopend' zouden
zijn. Ik heb echter nooit anders gehoord dan dat men daar met 'lopend' archief
het dynamische gedeelte van het archief bedoelt dat nog in de dossierkasten be
rust en nog niet 'afgevoerd' is naar het 'archief', waaronder men dan de 'kluis'
of een andere bewaarplaats verstaat zonder daarbij 'in de zin van de wet' te denken.
Een bevestiging daarvan vind ik in het artikel van de heer S. A. Goedbloed 'Op
bouw afgevoerde archieven en inventarissen van volgens het registratuurstelsel der
Vereniging van Nederlandse gemeenten geordende archieven (I)2. De heer Goed
bloed onderscheidt bij het inventariseren 'lopende' en 'afgevoerde' archieven en
verstaat onder het lopende archief 'de dossiers die zich nog in de registratuurkasten
bevinden'. Mijn ervaring als provinciaal inspecteur sluit zich hierbij aan. Wanneer
ik naar het lopende archief informeer, word ik, overeenkomstig mijn bedoeling,
naar de dossierkasten verwezen.
Ik weet niet of de heren Duparc, Hinrichs en Van Hoboken zich bewust geweest
zijn van dit verschil, ik heb verder ook niet gezocht wat anderen hierover zeggen,
1 Nederl. Archievenblad 1963, blz. 119, 122.
2 Overheidsdocumentatie november 1965, blz. 81.
[192]
alleen kreeg ik de indruk, toen ik bij wijze van steekproef het artikel van mr.
Hardenberg opsloeg 'Moderne archiefproblemen',3 dat hij, wanneer hij spreekt
over invloed van de archivarissen op de lopende archieven, daarmee toch wel het
dynamische gedeelte bedoelt.
Hoe het zij, het lijkt mij goed, reeds nu mogelijke misverstanden uit de weg te
ruimen en ons te houden aan het spraakgebruik, dat toch 'lopend' associeert met
dynamisch. Wij, inspecteurs van de gemeente- en waterschapsarchieven, hebben
in de praktijk al moeite genoeg met de archiefbewaarplaatsen 'in de zin van de
wet' en wij zullen er straks nog veel meer last van krijgen, wanneer de archiefbe
waarplaatsen 'in de zin van de wet' steeds groter plaats zullen innemen in dc
archiefbewaarplaatsen 'sec'.
i s v W. J. Formsma
3 Nederl. Archievenblad 1960, blz. 29.
[193]
