novum, daar het ook van betekenis is voor de archiefinspectie, die hiervan kan
profiteren, De vergelijking gaat echter in zoverre niet op, dat de oude inventaris
sen n.l. niet of maar gedeeltelijk de 'structuur' van hun archief weergaven. Dit
doen de moderne inventarissen wel, zowel die van de registratuur als die van het
archiefwezen.
Toch zijn er, zoals reeds aangestipt, ook tussen beide laatstgenoemde inventaris
sen enkele kenmerkende voor de praktijk van belang zijnde verschillen aan te wij
zen, samenhangende met het verschil in doel. De registratuur-inventarissen zijn
immers primair gericht op de bediening van de eigen administratie en dragen een
voorlopig karakter, daar zij nog in de periode van de archiefvorming ontstaan.
Men kan bij de omschrijving van de bundels en dossiers meestal volstaan met en
kele algemene aanduidingen van hun inhoud in de geest van de onderwerpsom-
schrijving van het registratuurplan. Die van het archiefwezen daarentegen dienen
primair als wegwijzer voor het onderzoek door derden, die de desbetr. administra
ties niet uit eigen ervaring kennen en hebben een definitief karakter, daar zij na
afloop van de archiefvorming worden vervaardigd. Dit brengt mede, dat de be
standdelen naar hun inhoud vaak objectiever en concreter moeten en ook kunnen
worden omschreven, dat deze beschrijvingen meer beschrijvend zijn, en dat t.b.v.
de meestal vreemd tegenover het archief en zijn inventaris staande gebruikers nog
een nadere toegang als onderdeel van de inventaris nodig is, n.l. een inleiding, die
ten minste moet bevatten gegevens omtrent:
1 de geschiedenis, taak en werkwijze van het orgaan waarvan het archief afkom
stig is;
2 de vorming en lotgevallen van het archief;
3 de wijze van inventarisatie van het archief.
Bovendien mogen evenmin een inhoudsopgave en bij grotere inventarissen een
index ontbreken.
Nu is het bij de registratuur in Nederland een vanzelfsprekende praktijk de dos
siers naar gelang van hun actualiteit te verdelen in een lopend en semistatisch ge
deelte. De soms ingrijpende vernietiging van en uit de dossiers, zo zij al geschiedt,
en de consolidering van de dossiers, welke zich vnl. in de tweede periode voltrek
ken, brengen de noodzaak van herordening en herziening van omschrijvingen
mede. Vandaar, dat men in vele gevallen in deze periode tot een wijziging, ver
nieuwing (kaartsysteem/losbladige inventaris) of zelfs voor het eerst tot inventari
satie overgaat, welke dan een definitiever karakter gaat dragen.
Indien nu dit werk na overdracht nog eens door de archiefdienst zou moeten
verricht worden overeenkomstig de door deze gestelde maatstaven, zou dit de
vraag kunnen doen rijzen, of hier niet een synthese valt te realiseren, waarbij uiter
aard de inventarisatietechniek van de archiefdienst een belangrijke rol zal moeten
spelen. De archivaris is immers in een later stadium blijvend verantwoordelijk voor
de toegankelijkheid van een door de regstratuur geordend en beschreven archief
en deze verantwoordelijkheid impliceert dat deze ook op een voor hem aanvaard
bare wijze dient tot stand te komen.
t 18]
Er zijn diverse oplossingen voor dit probleem mogelijk, zoals reeds in de praktijk
is gebleken, n.l.
1 de opleiding van de registrator kan hierop meer afgestemd worden zoals b.v. bij
de Ministeries van Buitenlandse Zaken, Defensie, Onderwijs, kunsten en Weten
schappen, en sociale Zaken, alsmede de Provinciale Staten van Zuid-Holland.
2 bij de administraties kunnen voor dit werk archivisten worden aangesteld of ge
detacheerd, zoals b.v. bij de Franse en Zweedse Ministeries en de gemeenten in
st reekarchivariaten
3 de semistatische bewaringsperiode bij de registraturen wordt aldaar opgeheven,
althans zoveel mogelijk beperkt en de bescheiden worden zo spoedig mogelijk na
hun lopende fase naar de archiefdienst overgebracht, zoals b.v. bij de Engelse en
Zwitserse Staatsarchieven, Franse departementale archieven, Duitse, Deense en
enkele Nederlandse gemeentearchieven en het Bureau Archief van de Provinciale
Staten van Zuid-Holland.
Een punt dat met het archiefbeheer en de toegankelijkheid ten nauwste samen
hangt, is de vernietiging van archiefstukken. Tegenover de roekeloosheid, waar
mede men zich in de 18e en 19e eeuw van zijn oude archieven ontdeed, is in de
loop van de 19e eeuw een kentering ingetreden. Zelfs het onnozelste briefje werd
vaak bewaard, zodat het archiefarsenaal van de overheid met veel onnodige bal
last werd bezwaard. De enorme papiermassa, die zij, mede door de toenemende
overheidsbemoeiingen kreeg te verstouwen, was langzamerhand niet meer te ber
gen. Het werd duidelijk, dat daarin gesnoeid moest worden. Dit gebeurde aanvan
kelijk op zeer onoordeelkundige wijze door de administratie zelf. Het Ministerie
van Financiën beet hier de spits af, door een beschikking van zijn secretaris-gene
raal d.d. 1863, dat de stukken moesten gemerkt worden met vernietigbaar en niet
vernietigbaar en om de 5 jaar geselecteerd. Men ging inzien, dat de overheid op
dit punt algemeen regelend moest gaan optreden. Bij en krachtens de archiefwet
1918 zijn daaromtrent een aantal voorschriften gegeven (vernietiging volgens lijs
ten of met incidentele machtiging), maar het heeft tot na 1945 geduurd, toen ten
gevolge van de nog intensiever wordende overheidszorg een nieuwe vloedgolf los
barstte, dat men met de praktische uitvoering van die voor schriften ernst is gaan
maken. Niet alleen in Nederland, maar ook in het buitenland is dit vraagstuk bui
tengewoon actueel geworden. Daarbij komt dat het dossierstelsel, afgestemd op de
hoogste efficiëntie en economie, geen verzanding van zijn archief, maar nog veel
minder van zijn dossiers kan lijden.
Daar de selectie, zelfs aan de hand van vernietigingslijsten echter een hoogst deli
cate zaak is, waarbij zowel de kennis van de eigen administratie en de aan het
archiefwezen inherente kennis van de eisen van de wetenschap een rol spelen,
ware het te wensen, dat bij deze verticale scheiding van dossiers en stukken even
eens een synthese tussen de registratuur en het archiefwezen tot stand kwam.
Men zou hiervoor dezelfde oplossingen kunnen toepassen als bij het inventarisatie
probleem aangegeven.
Aan de hand van het bovenstaande kan men voor de postrevolutionaire periode
constateren:
[19]
