selen voor het eerst in Nederland in de praktijk heeft gebracht. Zijn daarop ge
baseerde inventarissen trokken de aandacht en vonden tenslotte algemene navol
ging, mede dank zij de door hem, Feith en Fruin in 1898 gepubliceerde 'Handlei
ding voor het ordenen en beschrijven van archieven'. Daarin waren immers boven
genoemde beginselen omschreven en uitgewerkt voor de praktische toepassing.
Dat deze handleiding ook internationaal school heeft gemaakt, blijkt wel uit het
feit, dat zij in verscheidene talen is vertaald.
Zoals gezegd, werd uit de revolutie ook een nieuwe registratuur geboren, die niet
meer aansloot op de oude. We zien het verbaalstelsel tot ontwikkeling komen, waar
bij de besluiten worden vastgelegd in de vorm van een per dag genummerde serie
processenverbaal op dubbelvellen, waarvan elk de relatieven bevat, dit tot het be
sluit hebben geleid; met als indirecte toegangen agenda, index en klapper. In dit
bijeen brengen van besluit en relatieven lag de kiem voor het latere numerieke dos
sierstelsel al besloten.
De inlijving van 1811 bracht de 'ordre par matières' (rubrieks/zaaksgewijze or
dening), met als indirecte toegang de chronologische indicateur. De indicateur
diende tweeërlei doel, n.l. controle op de afdoening van 'zaken' en indicatie van
de plaatsing der stukken naar bureau en zaak. Daar de eigen algemene staatsinstel
lingen als zodanig niet meer functioneerden, waren het, afgezien van de Franse
overheidsorganen, vooral de grotere gemeenten waar dit systeem werd toegepast.
Als reactie hierop bepaalde het K.B. van 4 september 1823 nr. 7, regelende de
organisatie van de departementen en de behandeling van de stukken:
art. 18: Er zal bij ieder hoofddepartement slechts een algemeen archief zijn,
hetwelknaar gelang van deszelfs omvang onder bewaring zijn zal van eenen
commies of adjunctcommies, die tevens met het opmaken van den algemeenen
index zal belast worden.
art. 20: Het archief zal steeds in eene tijdrekeningkundige orde, ingevolge de
dagteekeningen en nummers der algemeene agenda's moeten gerangschikt zijn, en
nimmer naar de verschillende onderwerpen (par ordre des matières).
art. 21: De index zal moeten gehouden worden in den vorm voorheen bij hun
Hoog Mogenden de Staten-Generaal der Vereenigde Nederlanden met de
daarbij behoorende hoofden of rubrieken en klapper of naamlijst.
Dit komt dus neer op een gecentraliseerd archiefbeheer, chronologische ordening
en als toegangen agenda, index en klapper.
De letterlijke toepassing van dit besluit op een geheel archief heeft voor kleine
administraties tot goede resultaten geleid. In grotere, waar men het naar de letter
heeft getracht uit te voeren, ontstonden door het opschuiven of meelopen van in
een zelfde zaak dienende stukken vaak 'verstopte' dossiers. Bij ruimere interpre
tatie werd echter ook wel het de inlijving overleefd hebbende verbaalstelsel ge
handhaafd, zoals bij de Staatssecretarie en het Kabinet van de Koning! Bij de af
deling Waterstaat van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, welker administra
tie zich niet leende voor het voorgeschreven stelsel, werd daarentegen een orde
ning der stukken volgens een rubriekenstelsel onderhouden.
[16]
In de gemeenten waar men het Franse indicateurstelsel had ingevoerd, is men in
de loop van de 19e eeuw meestal daarvan weer afgestapt en overgegaan tot het
systeem van het K.B. Voor de overige gemeenten, waar men was gebleven bij het
prerevolutionaire systeem, maakte dit nauwelijks enig verschil.
Van een consequente toepassing van de chronologische ordening is men lang
zamerhand vrijwel overal afgestapt, door daarnaast ook dossiervorming toe te
passen. Dat men desondanks toch in vele gevallen is stukgevaren, was grotendeels
te wijten aan de grote achteruitgang in kwaliteit van de toegangen door gemis aan
bekwaam personeel. Vooral de onoordeelkundige rubriekvorming, met als conse
quentie herhaaldelijke wijzigingen daarin, leidden tot verwarring en vertraging bij
het produceren van de stukken.
Naast een efficiëntere en aan de eisen des tijds meer aangepaste toepassing van
de bestaande systemen, leidde de noodzaak van een meer verantwoorde rubriek
vorming in enkele landen, vnl. Duitsland en Nederland, tot de invoering van een
oorspronkelijk voor het bibliotheekwezen opgezet 'rationeel-deductief' rubrieken
stelsel (registratuurplan), gekoppeld aan een systeem van cijfercombinaties voor de
aanduiding van de onderwerpen en hun rangschikking (archiefcode). Als conse
quentie van dit stelsel, waarin de bescheiden overeenkomstig het registratuurplan
worden opgelegd, werd de agenda van indirecte toegang tot vnl. controle-middel op
het inkomen, afdoen en uitgaan van de stukken. In het K.B. K 425 (Besluit Post
en Archiefzaken Rijksadministratie) werd dit systeem voor de departementen van
algemeen bestuur in principe zelfs voorgeschreven, terwijl het tengevolge van het
baanbrekend werk van de Vereniging van Nederlandse Gementen bij de meeste
gemeenten eveneens ingang vond.
Uiteraard kan dit registratuurplan geen volledig overzicht geven van de aanwe
zige dossiers en bundels. Vandaar, dat daarop in de praktijk veelal nog een nadere
toegang noodzakelijk werd geacht, de zgn. dossierinventaris, die dan ook in het
tweede lid van art. 19 van voornoemd besluit werd voorgeschreven.
Onderscheiden de inventarissen zich enerzijds van toegangen als agenda en index,
doordat zij een overzicht geven van de ordening en beschrijving van de 'bestand
delen' van een archief en niet van de 'stukken', anderzijds veroorzaakt het verschil
in primaire doelstelling ook een onderscheid tussen administratieve en wetenschap
pelijke inventarissen.
Het doel van de inventaris ten dienste van de administratie kan aan de hand
van het daaromtrent in de 5e les van cursus I van de S.O.D. gestelde als volgt
worden samengevat:
1 het bepalen van de vindplaats van de dossiers;
2 het verstrekken van een direct inzicht in de inhoud van het archief bij verande
ring van beheerder;
3 de mogelijkheid van controle op het ontstaan, de vorming en de vernietiging van
dossiers.
Men ziet, dat dit t.a.v. de doeleinden van de archiefinventarisatie van het ancien
régime niet veel verschil oplevert. De punten I en 2 stemmen daarmede overeen.
Alleen punt 3 is een novum, inherent aan het systeem. Een bijzonder gelukkig
[17]
