De regeling van de zorg voor de gemeentearchieven ingevolge
artikel 23 van de Archiefwet 1962
In 'Overheidsdocumentatie', van oktober 1963 troffen wij een reactie aan van de
heer Ph. F. Ruygh, directeur van het Registratuurbureau VNG op de beschouwin
gen van de heer J. C. v. d. Gouw over 'Fall-out en archieven' (zie Nederlands
Archievenblad van puli j.l.)-
De heer Ruygh geeft daarin als zijn mening, dat in het algemeen er geen reden
is de zorg van gemeentelijke en provinciale besturen voor de archieven met wan
trouwen te bezien. Hij doet voorts de suggestie, de kwestie noodbestuurspost en
archiefbewaarplaats of wel nader te doen regelen op provinciaal niveau, zoals
bijv. in Zuid-Holland is geschied, ofwel doordat de minister van binnenlandse
zaken zijn circulaire terzake aan de burgemeesters aanvult op een wijze die de
veiligheid van archivalia voldoende waarborgt.
Een van de punten, waarop de Archiefwet 1962 een novum introduceert, is dat
van de zorg voor de gemeentearchieven. Bevatte de Archiefwet 1918 op dit stuk
reeds de bepaling van artikel 14, waarbij burgemeester en wethouders worden
verplicht zorg te dragen voor de gemeentearchieven, de nieuwe wet voegt in het
overeenkomstige artikel 23 daaraan toe, dat deze zorg wordt uitgeoefend over
eenkomstig een door de raad vast te stellen regeling, welke aan gedeputeerde staten
moet worden medegedeeld. Wanneer de nieuwe wet in werking treedt waarbij
het wachten is op de totstandkoming van het op de wet berustende Archief-
besluit zal dus in alle gemeenten een regeling voor de zorg voor hun archieven
als bedoeld in artikel 23 door de raad moeten worden vastgesteld. Wat zal zulk
een regeling moeten bevatten? Aangezien het hier zoals gezegd een novum geldt
en de gemeenteraden bij het volvoeren van deze opdracht dus niet op reeds bestaan
de voorbeelden zullen kunnen teruggrijpen, zal de behoefte aan deskundige voor
lichting zich hier stellig doen gevoelen. Het wordt dus tijd, dat archivarissen hun
gedachten over de zoéven gestelde vraag laten gaan; het leveren van een bijdrage
daartoe is het doel van deze regelen.
Het is duidelijk, dat het antwoord op de vraag hoe zo'n regeling van de zorg
er uit moet zien, afhangt van het antwoord op de prealabele vraag, wat in dit
verband moet worden verstaan onder 'zorg'. De wet zelf geeft van dit begrip geen
nadere omschrijving, evenmin trouwens als de wet van 1918, die het begrip reeds
kende. Fruin laat in zijn commentaar op het oude artikel 14 voornamelijk het
licht vallen op de principiële strekking van deze bepaling, namelijk dat aan de
gemeentebesturen de zorg voor hun archieven werd overgelaten als uitvloeisel van
[118]
de gemeentelijke autonomie1. De bij de wet van 1918 opgelegde zorgplicht moet
inderdaad worden gezien als het tegenstuk van het recht der gemeenten om hun
eigen archieven te allen tijde te behouden, in tegenstelling tot de provinciale be
sturen, waarvan de oudere archieven naar de rijksarchiefbewaarplaatsen worden
overgebracht. Waar Fruin in ander verband de vraag aanroert hoever die zorg
zich behoort uit te strekken, noemt hij alleen een veilige bewaring en een zodanige
verzorging, dat onderzoekingen in de archieven mogelijk zijn en de voorgeschreven
openbaarheid dus geen dode letter blijft2. Hier zoals elders hield Fruin blijkbaar
voornamelijk het oog gericht op de overgebrachte archieven: hoever de zorg voor
de lopende archieven zou moeten gaan blijft in het midden. Daarom kan zijn
omschrijving van het begrip zorg thans niet meer geheel bevredigen, nu immers de
nieuwe wet juist het belang van de lopende archieven zoveel meer op de voorgrond
stelt.
Overigens dient men in het oog te houden, dat ook de wet van 1918 reeds de
zorg uitdrukkelijk onderscheidt van het beheer, dat in artikel 15 voor zover de
overgebrachte archieven betreft aan de archivaris of secretaris wordt opgedragen.
Van de aanvang af heeft dus de wet 'zorg' en 'beheer' beschouwd als begrippen
van verschillende inhoud, ook al werd die inhoud niet nader gepreciseerd.
Dit gebrek aan precisering heeft in de praktijk van de Archiefwet 1918 nooit
tot kwesties geleid. De vraag, wat de termen zorg en beheer eigenlijk betekenen,
kwam voor het eerst in discussie ten tijde van de behandeling van het ontwerp-
archiefwet door de Tweede Kamer in 1959, en wel in verband met de bekende
strijd over artikel 25 lid 2, waarbij aan de gemeentearchivaris het toezicht op het
beheer van de niet-overgebrachte archieven wordt opgedragen. Deze bepaling
werd toen door de heer Ph. F. Ruygh bestreden o.a. met het argument, dat b. en w.
aldus onder toezicht van hun eigen archivaris zouden komen te staan, omdat
'beheer' zou moeten worden beschouwd als een onderdeel van de aan b. en w.
opgedragen zorg. De redenering luidde: zorg is een breder begrip dan beheer, dus
valt ook het beheer onder de zorg van b. en w.3.
Tegen deze zienswijze kwam de toenmalige voorzitter van onze Vereniging,
dr. G. W. A. Panhuysen, in het geweer. In een kritiek op het artikel van de heer
Ruygh betoogde hij onder meer, dat 'zorg' in vergelijking met 'beheer' niet een
breder, maar een hoger begrip is: het duidt op de algemene verantwoordelijkheid
voor de juiste behartiging van de archief belangen. De heer Panhuysen preciseerde
de beide begrippen vervolgens aldus: 'B. en w. moeten dus zorgen voor behoorlijke
bergruimten, voldoende inrichting, aanstelling van personeel, formulering van de
voorschriften, beschikbaarstelling van de nodige gelden. Onder 'beheer' daaren
tegen wordt verstaan de taak van degene, die onder de bevelen van b. en w. de
eigenlijke werkzaamheden verricht of door zijn personeel laat verrichten, die aan
een goede bewaring, ordening en inventarisatie, raadpleging enz. van de archief-
1 R. Fruin, De Archiefwet 1918, I blz. 43.
2 Fruin, a.w. II blz. 61.
3 Ph. F. Ruygh in Overheidsdocumentatie, 13e jrg. (1959) blz. 18.
119]
