18
DE BETEKENIS VAN ARTIKEL 4 J° ARTIKEL 39
VAN HET ONTWERP ARCHIEFWET 1959
Artikel 8.
Ledenvergaderingen kunnen met een meerderheid van ten minste twee derde
der geldig uitgebrachte stemmen besluiten ook andere dan op de agenda ver
melde punten in behandeling te nemen. Voorstellen tot wijziging van statuten
en/of huishoudelijk reglement, alsmede tot ontbinding der vereniging, zijn
hiervan uitgesloten.
Artikel 9.
De ledenvergadering kiest de bestuurs- en eventueel commissieleden, alsmede
de redacteur, uit door het bestuur of door de leden vóór de verkiezing gestelde
candidaten.
Artikel 10.
Voor zover statuten en huishoudelijk reglement niet anders bepalen, worden
besluiten met volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen genomen.
Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen schriftelijk met on
getekende briefjes. Op voorstel van een lid kan de vergadering echter besluiten
ook over een aan de orde zijnde zaak schriftelijk te stemmen met ongetekende
briefjes.
Bij mondelinge stemming brengt de voorzitter het laatst zijn stem uit.
Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn ver
worpen.
Wanneer bij een stemming over personen geen volstrekte meerderheid wordt
verkregen, wordt een tweede stemming gehouden. Indien daarbij wederom geen
volstrekte meerderheid wordt verkregen, heeft een herstemming plaats tussen
de twee candidaten, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben
verkregen. Bij staking van stemmen over personen beslist het lot.
Bij stemmingen over personen wordt per vacature gestemd.
Stemming bij acclamatie is alleen geldig, indien er geen tegenvoorstellen zijn
ingekomen, respectievelijk tegencandidaten zijn gesteld, indien het voorstel daar
toe van de vergadering uitgaat en indien niemand zich daartegen verzet.
Artikel 11
De leden worden geadministreerd in een ledenlijst, waarop aantekening wordt
gehouden van naam, adres, functie en datum van toetreding c.q. uittreding van
ieder lid.
Alle desbetreffende mededelingen worden door de secretaris geparafeerd en
doorgezonden naar de penningmeester, die een dubbel der ledenlijst houdt.
Nadat de gegevens door deze zijn verwerkt, zendt hij de mededeling, eveneens
door hem geparafeerd, naar de secretaris terug, die ze in het archief opbergt.
Ieder jaar vóór de jaarvergadering worden het origineel en het dubbel der
ldenlijst vergeleken en zo nodig met elkaar in overeenstemming gebracht.
Artikel 12.
De leden ontvangen het tijdschrift der vereniging gratis. Over de verstrekking
van andere publicaties der vereniging aan de leden, al of niet tegen vergoeding,
beslist de ledenvergadering op voorstel van het bestuur.
Alle publicaties der vereniging zijn voor niet-leden tegen betaling verkrijgbaar.
Artikel 13.
Wijzigingen in dit huishoudelijk reglement kunnen slechts worden aangebracht
krachtens een met een meerderheid van ten minste twee derde der geldig uit
gebrachte stemmen genomen besluit der ledenvergadering.
19
INLEIDING DOOR PROF. Mr. D. SIMONS, HOOGLERAAR AAN DE
NEDERLANDSCHE ECONOMISCHE HOOGESCHOOL TE ROTTERDAM
Toen ik van Uw bestuur de vererende uitnodiging had ontvangen voor Uw
jaarvergadering te spreken over de betekenis van art. 4 j° art. 39 van het
ontwerp Archiefwet 1959, heb ik zoals U hebt bemerkt, deze uitnodiging gaarne
aanvaard. Het onderwerp, dat U aan de orde hebt gesteld, heeft vele interes
sante zijden en enkele daarvan hadden ook mijn bijzondere belangstelling als
beoefenaar van het staats- en administratief recht. Toen ik mij nader in de
materie verdiepte, werd mijn belangstelling nog verder gewekt. Doch mij be
kroop de vraag, welk nut het voor een goed beheer van de archieven zou
hebben zich te verdiepen in de betekenis van enige artikelen van een wets
ontwerp, dat verworpen was en dat nu is vervangen door een wetsontwerp,
dat de aangevochten wetsbepalingen niet meer bevat. Wel is een zekere
wetenschappelijke waarde gelegen in het nagaan of het vonnis van de Eerste
Kamer terecht is geveld en ik zou de betekenis daarvan ook niet willen onder
schatten.
Wellicht gaat juist de belangstelling van archivarissen uit naar hetgeen
reeds verleden tijd is geworden. In die gedachtengang zou een ontwerp, dat
van de baan is, voor U nog interessanter zijn dan een, dat nog kan worden
verwezenlijkt. Maar ik geloof, dat ook de hier aanwezigen doordrongen zijn
van de waarheid, dat terwijl het verleden verdient te worden bestudeerd om
zich zelfs wille, daarnaast die bestudering lessen kan opleveren voor het heden
en de toekomst. En hoezeer geldt dit niet voor de archieven, die voortdurend
met het oog op de vaststelling van rechten in het heden en voor het bepalen
van wat voor de toekomst moet worden gedaan, worden geraadpleegd.
Hier is het dan leerrijk na te gaan wat is geschied en tevens en in een
sterkere mate de blik te richten op de toekomst. Hoe was hier de situatie?
Ik wil die in het kort voor U resumeren.
Het ontwerp voor een nieuwe Archiefwet, dat door de Eerste Kamer is
verworpen, bevatte enige bepalingen omtrent een verplichting tot afgifte
van archiefbescheiden. De wettelijke definitie voor archiefbescheiden, welke
ik citeer uit het tijdens de behandeling in de Tweede Kamer gewijzigde ontwerp
van wet, luidde voorzover hier van belang als volgt: Archiefbescheiden zijn
bescheiden, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard
bestemd daaronder te berusten en bescheiden met overeenkomstige bestemming
ontvangen of opgemaakt door instellingen en personen wier rechten of functies
op enig overheidsorgaan zijn overgegaan (art. 1 eerste lid sub b, 1° en 2°).
En nu wilde artikel 4 bepalen: „Ieder die archiefbescheiden, welke behoren
te berusten onder een overheidsorgaan, anders dan met toestemming van het
overheidsorgaan onder zich heeft, is verplicht deze af te geven hetzij aan dit
overheidsorgaan, hetzij aan de algemene rijksarchivaris".
Ten dele zou deze verplichting een strafrechtelijke sanctie verkrijgen. Volgens
artikel 39 van het ontwerp zou hij, die aan de verplichting om archiefbescheiden
af te geven niet zou voldoen nadat hem door de minister van onderwijs,
kunsten en wetenschappen schriftelijk zou zijn medegedeeld, dat hij dit wel
