63
62
prefectuur, of met de telkens gewijzigde interne bestuursorganisatie, en ver
volgens in ieder tijdvak de oorspronkelijke orde hersteld, zoals de Handleiding
feitelijk voorschrijft, maar daarentegen de vorm, waarin het archief historisch
gegroeid was, geëerbiedigd. Ik deed dit uit praktische overwegingen en was
mij er destijds niet van bewust, dat ik dezelfde weg koos als die, welke bij
de restauratie van monumenten de voorkeur had verkregen. In plaats van het
enge restauratiebeginsel toe te passen ben ik conserverend te werk gegaan1).
Ook voor de archieven van de 19de-eeuwse ministeries schijnt mij dit de
meest aan te bevelen methode te zijn. De oorspronkelijke orde van deze ar
chieven werd bepaald door een K. B. van 4 september 1823, dat de rang
schikking van de stukken in chronologische orde naar hun dagtekening en
nummer in de algemene agenda's voorschreef en uitdrukkelijk de ordening vol
gens de in de stukken behandelde onderwerpen uitsloot2). Hun toegankelijk
heid berustte op het nauwkeurig bijhouden van indices en klappers. Daar het
terugzoeken van de stukken met een beperkt aantal ambtenaren veel opont
houd veroorzaakte, vooral als daarbij ook de wijze van indiceren te wensen
overliet, is men in de loop van de 19de eeuw er toe overgegaan om stukken
over een bepaalde zaak tot een dossier te verenigen en buiten de chronolo
gische serie te plaatsen, of wel stukken over bepaalde onderwerpen uit de
algemene serie te lichten en daarvan rubrieken te vormen. Door deze maat
regelen werd dus de oorspronkelijke orde van het archief verstoord. Zelfs in
de algemene serie week men daar dikwijls van af, wanneer stukken betreffende
een lang lopende zaak onder verschillende agendanummers waren ingeschreven.
Bij het lichten van de voorafgaande stukken borg men deze na gebruik niet
op het oorspronkelijke nummer, maar op het nieuwe agendanummer op. Wel
iswaar legde men meestal een verwijsbriefje op hun oude plaats, maar dit
belette niet, dat door zo te handelen de oorspronkelijke orde van het archief
werd verstoord. De praktijk heeft geleerd, dat indien zo'n archief door de
administratie aan de archivaris wordt overgedragen, het meestal niet doenlijk
is op zulke afwijkingen van de oorspronkelijke orde terug te komen. De vorm,
die het archief heeft ontvangen tijdens de periode, dat de administratie er mee
werkte, zal men moeten handhaven. Hoe meer men erover nadenkt, hoe moei
lijker het wordt de plaats, die ieder stuk bij de vorming van een archief in
de rangschikking ten opzichte van andere stukken ontvangt, als een definitieve
bestemming te zien. Doet men dit echter niet, dan geeft men ook de mogelijk
heid prijs de stukken terug te vinden met behulp van de toegangen, die ver
wijzen naar hun oorspronkelijke plaats.
Een sprekend voorbeeld van hoe men daarbij van kwaad tot erger kan ver
vallen levert de inventaris van de archieven der rijkswaterstaat in Zeeland,
bewerkt door de heer M. P. de Bruine en die bij zijn verschijnen in 1953 nog
al wat stof heeft doen opwaaien3). Op het archief van de rijkswaterstaats
dienst in Zeeland paste de hoofdingenieur P. van Diggelen bij de vorming
r) H. Hardenberg en F. Nuyens, Inventaris der archieven van het arrondisse
ment Maastricht en van het departement van de Nedermaas (17941814) ('s-Gra-
venhage, 1946), blz. XCV-C.
2) Afgedrukt in J. L. van der Gouw, Inleiding tot de archivistiek (Zwolle, 1955),
blz. 86.
3) C. Bloemen, Inventarisatie van gecodificeerde archiefbestanddelen (Ned. Ar
chievenblad LIX, 1954/55, blz. 1624).
een dossierstelsel toe, dat hij in 1815 voor zijn administratie had ingevoerd,
toen hij nog hoofdingenieur was in het voormalig Staats-Vlaanderen. Dit
stelsel berustte op een soort onderwerpencode, waarvan de onderwerpen
door een combinatie van letters en cijfers werden aangeduid. Voor ieder
onderwerp werd jaarlijks een dossier aangelegd, dat voorzien van het daarbij
passende symbool zijn rangorde ontleende aan een gedeeltelijk alfabetische,
gedeeltelijk numerieke volgorde. Daarnaast werden chronologische agenda's
en systematische indices op de ingekomen en verzonden stukken gehouden.
Het aldus opgezette dossierstelsel, dat in 1825 werd ingevoerd en onder zijn
opvolgers bleef gehandhaafd, omvatte echter niet alle stukken. Een deel van
de correspondentie, talrijke staten, rapporten, bestekken en een groot aantal
financiële stukken werden om onopgehelderde redenen buiten het stelsel ge
houden. Wat bij deze stand van zaken het nut van de systematische indices
kan zijn geweest, ontgaat mij derhalve. De agenda's hebben blijkbaar alleen
gediend als bewijs, dat bepaalde stukken waren ingekomen of verzonden, en
niet om het opzoeken van de stukken te vergemakkelijken. Voor het laatste
had men immers de code. In het archief over de voorafgaande periode 1800-
1824 viel weinig systeem te ontdekken. Vandaar, dat de bewerker daarvoor
een geografische indeling koos. Ten aanzien van het gecodificeerde archief
respecteerde hij niettemin zoveel mogelijk de oorspronkelijke orde. Dat op
deze wijze een zeer onoverzichtelijke inventaris ontstond, zal niemand ver
wonderen. Om dit euvel enigszins te verhelpen, is bij het gecodificeerde ge
deelte op de linker bladzijde de inventarisbeschrijving en op de rechter blad
zijde de bewuste code afgedrukt. Dit neemt echter niet weg, dat de inventaris
voor de gebruiker moeilijk te hanteren blijft. Men constateert hier, dat de
overigens zeer bekwame archivaris het slachtoffer van het restauratiebeginsel
is geworden en beter had gedaan het op een soepeler wijze toe te passen.
Vraagt men zich af, wat hij had kunnen doen, dan blijkt het voor de hand
te liggen om de bestanddelen van het archief intact te laten, maar daarbij
tot een andere groepering van de dossiers over te gaan. Zonder het archief
geweld aan te doen, had hij alle jaarsgewijs gevormde dossiers over hetzelfde
onderwerp bijeen kunnen brengen en in de beschrijving van het inventaris
nummer het betreffende onderwerp voluit vermelden. De gebruiker had dan
met één oogopslag kunnen zien, waar hij aan toe was. Als een correctie van
niet-principiële aard op de oude orde lijkt mij dit in het onderhavige geval
de aangewezen oplossing. Moeilijker wordt de beslissing, of het de voorkeur
verdiende de hergroepeerde dossiers bijeen te laten in een afzonderlijke af
deling van de inventaris dan wel ze bij de overige stukken van bijzondere
aard te plaatsen volgens een geografische of andere systematische indeling.
In het eerste geval was meer de aanvankelijke structuur van het archief be
naderd, maar aangezien deze reeds bij de aanvang het gebrek vertoonde op
twee gedachten te hinken, valt het min of meer academisch belang van het
herstel van de oude orde weg tegenover de praktische overweging, dat men
door toepassing van de andere methode de gebruiker van de inventaris het
zoeken op verschillende plaatsen had kunnen besparen. In zulke gevallen
verlieze men nimmer uit het oog, dat de ordening van een archief nooit in
een soort l'art pour l'art moet ontaarden en alleen bedoeld is om de raad
pleging ervan te vergemakkelijken. De toegankelijkheid van een archief kan
in sommige gevallen het best worden bereikt, als men de oorspronkelijke orde
