98
gepubliceerde brieven van Thorbecke bevat; verwerving van een ander deel
van het Storm-archief is in uitzicht. Verontrustend is het bericht over de
mislukking van aankoop van stukken, uit het gemeentearchief herkomstig, op
een veiling; hoewel vanwege de gemeente hoge bedragen werden geboden,
werden de meeste voor nog hogere prijzen aangekocht door de Kon. Militaire
Academie „voor een bij de bibliotheek aan te leggen handschriftenverzameling".
Het zoveelste, maar vermoedelijk niet het laatste voorbeeld van elkaar-een-
vlieg-afvangerij van onze overheidsdiensten!
Delft. Het verslag over 1957 maakt met onverholen vreugde melding van
de tot standkoming van het nieuwe archiefdepot, waarover hier reeds eerder
is bericht. Naar aanleiding hiervan geeft de archivaris een historisch overzicht
van de geschiedenis van de archiefverhoudingen sinds 1811, toen de v.m. Delftse
rechterlijke archieven krachtens keizerlijk decreet naar de griffie van de recht
bank te Rotterdam moesten worden overgebracht (slechts ten dele uitge
voerd); nu aan de beide daarvoor gestelde eisen is voldaan, zijn deze archieven,
evenals de notariële en weeskamerarchieven, aan Delft in bewaring gegeven.
Ook archivalia van de St-Hippolitus of Oude Kerk (1348-1571), afkomstig
van de Oudbisschoppelijke Clerezy, berusten thans aldaar. -Door te werk
gestelde hoofdarbeiders werd een groot aantal doop- enz. boeken geficheerd.
Met de inventarisering van het nieuw-archief, „een gecompliceerde aan
gelegenheid, waarbij talrijke archivalische problemen opgelost moeten worden",
werd een aanvang gemaakt.
Gouda. De archivaris maakt in zijn verslag over 1957 met vreugde melding
van het feit, dat door ruimer medewerking van het rijk dan aanvankelijk was
bedoeld, de inventaris der kloosterarchieven zal worden gedrukt i.p.v. in offset
te worden vermenigvuldigd (inmiddels verschenen, ref.). De klappering
der retroacta B. S. werd voortgezet; de archivaris hoopt deze in 1958 te kunnen
beëindigen. Uit een mededeling over het gebruik van het archief blijkt dat
aan een enige jaren geleden ingediend voorstel het archief op grote schaal te
laten verfilmen, dat door de gemeenteraad was aangenomen, door G. S. goed
keuring is onthouden.
Groningen. Het verslag over 1957 brengt het bericht, dat mej. E. van Dijk,
hist.dra., m.i.v. okt. is benoemd tot commies in vaste dienst (inmiddels is zij
m.i.v. jan. '59 bevorderd tot commies A); de adjunct-commies W. K. van der
Veen werd m.i.v. jan. '58 bevorderd tot commies. -- De bewaring der charters
werd verbeterd. In plaats van in charterzakken werden dozen vervaardigd,
zo groot dat de stukken daarin uitgevouwen kunnen liggen en de zegels op
watten rusten. -De reorganisatie van het depot, die verscheidene jaren
heeft geduurd, is thans voltooid; als sluitstuk kan worden beschouwd de bouw
en inrichting van een vertrek voor de topografische verzameling. Het
grootste deel der charters van het Fraterhuis werd beschreven en in regest
gebracht. De indicering der retroacta B. S. werd voortgezet; als aanvulling
werd begonnen met een klapper op de familieadvertenties in de Groningse
couranten sinds 1794.
Haarlem. De archivaris klaagt in haar verslag over 1957 over gebrek aan
ruimte, zowel voor depot als administratie, en bepleit uitbreiding met één ver
dieping, waar dan tevens een sorteerkamer zou kunnen komen. D'e ordening
en beschrijving van het archief van het St-Jansklooster werd voortgezet. De
bibliotheek onderging een grote verplaatsing en werd geheel opnieuw gecatalo-
99
giseerd. Regesten werden vervaardigd op het protocol van een notaris 1744-
1785, waarbij tevens een klapper op de persoonsnamen werd samengesteld
(waarom niet ook op de zaken, rechtshistorisch even belangrijk? (ref.)). De
fichering der retroacta werd met kracht voortgezet. N.a.v. het 100-jarig
jubileum van de archiefdienst werden van de gemeentearchivaris van 's-Her-
tegenbosch 25 transportbrieven van huizen 1707-1807 ontvangen. De archivaris
van het Bisschoppelijk archief zegde het bruikleen van de doopboekjes der
statie Bagijnhof, 1654-1679, op.
De heren C. van de Haar en J. F. Andriessen zijn bevorderd resp. tot
chartermeester en adm. ambtenaar C 2e klasse.
Heerlen. Het over 1954-1957 lopende verslag van het gemeentearchief
brengt een overzicht van de werkzaamheden en plannen van de archivaris
inzake de opsporing en verwerving van archiefbestanddelen, de inventarisering,
het gebruik en de geschiedschrijving. Met oog op het bescheiden materiaal,
dat voorhanden is, stelt de archivaris de aanvulling in de leemten op het voor
plan. Daarvoor heeft hij diverse binnen- en buitenlandse archiefdepots bezocht
alsmede archieven van families, die eertijds bezits- en/of gezagsrechten over
Heerlen of gedeelten daarvan hebben uitgeoefend. Van elders aangetroffen
archiefstukken van Heerlen werden mikrofilmen of fotokopieën verworven.
Het archief tot 1919 is praktisch geheel geordend en beschreven; neven
ingangen op fiches werden gemaakt op de collectie notariële akten, 1879-heden,
met die van diverse onderdelen der gemeenteadministratie na 1919 werd een
begin gemaakt. Verder nemen wij uit dit verslag het volgende over:
In verband met het beheer van het modern archiefgedeelte wordt naar voren
gebracht, dat van een inventarisatierijpheid voorlopig nog niet gesproken kan
worden. Vooreerst verkeert een gedeelte ervan, blijkens onze uitleenlijsten en de
registers van raadpleging, in een periode van administratieve retroact-functie met
inbegrip van kompletering van reeds gevormde dossiers met na de aansluiting der
zaken naderhand ontstane nieuwe correspondentie.
Een ander beletsel tot het verkrijgen van een stabiel beeld, vereist voor het ont
werpen van een definitieve inventaris, is gelegen in het feit, dat tal van stukken
ingevolge de bestaande „Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende gemeente
archieven van na ÏBÖO" alsnog t.z.t. verwijderd kunnen en moeten worden. Eerst
na het verstrijken van de gestelde termijnen en na de laatste verrichte zuiveringen
gaat zich het beeld van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archie-
venbezit aftekenen, Over de vaststelling van de criteria, waarnaar de inventaris van
dit alsdan sterk uitgedunde archiefgedeelte behoort te worden opgemaakt, kan
t.z.t. worden beslist. Inmiddels is reeds van dit archiefgedeelte, voor zover inge
volge de voorschriften toelaatbaar alsmede met het oog op het winnen van plaats
ruimte voor overname van archieven van gemeentelijke takken van dienst, over de
jaren 1919-1953 al datgene verwijderd geworden, hetwelk hiervoor in aanmerking
kwam. Deze uitdunning leverde het inzicht op, dat bij een eventuele inventari
sering het gebruik van code-getallen als ordeningscriterium overbodig zal zijn. De
toegelaten vernietigingsrichtlijnen tasten nl. bij hun grondig doorgevoerde toepassing
het bestaan van zovele zaken (dossiers) aan, dat in grote lijnen de serie-vormende
stukken in overwegende mate behouden blijven.
De vaststelling van het tijdstip, waarop een gecodeerd archief voor inventarisatie
in aanmerking komt, hangt niet uitsluitend af van de bereikte vernietigingstermij
nen binnen het gestelde afsluitingsjaar. Hierbij zijn tevens van invloed de herhaal
delijk optredende wijzigingen in de codering der zaken, ontstaan tijdens de
dynamische periode, m.b.t. de vraag, of zulks een hechte basis biedt voor een
definitief ordeningsplan. Voorlopig wordt volstaan met het bijhouden van de op
fiches aangelegde inventaris overeenkomstig de bestaande ordening. Ter. bevordering
van het overzicht, mede in het belang van een vlotte uitlening, hebben de serie
vormende archiefbestanddelen hun eigen plaats in de stalen rekken gekregen.
