76
77
de rijksarchiefdienst aan de ruimere
taak, die het ontwerp aan deze dienst
toebedeelt, dient te worden aangepast.
Tegen het voorschrijven van een nieuw
organisatiebesluit bestaat bij de on
dergetekende geen bezwaar. Hij heeft
mitsdien aan artikel 12 van het ont
werp een nieuw lid toegevoegd.
Wat de termijn van overbrenging
van archiefbescheiden naar de archief
bewaarplaatsen betreft, werd door en
kele leden er op gewezen, dat volgens
de bestaande regeling (Koninklijk be
sluit van 2 oktober 1950) deze over
brenging reeds na veertig jaar moet
plaats vinden. De ondergetekende ves
tigt er de aandacht op, dat dit besluit
slechts betrekking heeft op de depar
tementen van algemeen bestuur en de
daaronder ressorterende instellingen,
diensten en bedrijven. Het gaat hier
echter over de termijn van overbren
ging in het algemeen (welke dus ook
geldt voor de andere publiekrechtelijke
lichamen), zodat het minder juist is
om te spreken van de bestaande rege
ling. Overigens schrijft het Koninklijk
besluit van 2 oktober 1950 niet voor,
dat de overbrenging reeds na veertig
jaar moet plaats vinden, doch dat deze
in de regel zal moeten geschieden,
wanneer de dossiers ouder zijn dan
veertig jaar (artikel 21, vierde lid).
In artikel 5 van het ontwerp is de
termijn van overbrenging echter im
peratief gesteld, hetgeen op zichzelf
reeds een langere termijn zou recht
vaardigen. Aanvankelijk was niettemin
in een voor-ontwerp van wet uitge
gaan van het imperatief stellen van
een termijn van veertig jaar. Van ver
schillende zijden is er toen op gewe
zen, dat een verplichte overbrengings
termijn van veertig jaar, met het oog
op de openbaarheid, te kort kan zijn.
Gedacht werd aan archiefbescheiden,
die betrekking hebben op personen,
b.v. personeelsdossiers van ambtena
ren met veertig dienstjaren, rapporten
inzake drankwetovertredingen, verlies
van de bevoegdheid tot het geven van
onderwijs. Weliswaar biedt artikel 5,
tweede lid, de mogelijkheid de over
brenging op te schorten, doch het is
uiteraard de bedoeling, dat hiervan
slechts in bepaalde gevallen, zoals in
de toelichting op artikel 5 is aangege
ven, gebruik wordt gemaakt. Vandaar
dat de termijn imperatief op vijftig
jaar werd gesteld, terwijl aan het be
zwaar, dat aan het jaarlijks uitvoering
geven aan dit voorschrift kan zijn ver
bonden (vooral bij de volgens dossier
stelsel geordende archiefbescheiden),
is tegemoetgekomen door de overbren
ging te beperken tot ten minste een
maal per tien jaar. Hiermede is niet
bedoeld zoals enkele leden het heb
ben opgevat dat de overdracht in
termijnen van telkens tien jaar be
hoort te geschieden, maar dat de over
brenging ten minste eenmaal in een
tijdvak van tien jaar dient plaats te
vinden. De ondergetekende geeft toe,
dat de tekst op dit punt niet zuiver
is; hij stelt daarom voor de aanvang
van het eerste lid van artikel 5 als
volgt te doen luiden:
„1. Archiefbescheiden, welke ouder
zijn dan vijftig jaar, worden binnen
een tijdvak van tien jaar naar enz."
De ondergetekende kan niet ingaan
op het voorstel van een lid om de
overbrengingstermijn te verlengen tot
b.v. honderdvijftig jaar, met dien ver
stande, dat overbrenging na vijftig
jaar geëist zou kunnen worden, indien
de bewaring bij de eigen administratie
zodanig is, dat verlies van de stukken
dreigt. Het gaat er immers niet om
dat de administratie, die goed voor
haar archiefbescheiden zorg draagt,
deze gedurende een zeer lange termijn
onder haar mag houden, doch dat de
archiefbescheiden na een bepaalde ter
mijn, in het algemeen dus van vijftig
tot zestig jaar, door de overbrenging
naar de archiefbewaarplaatsen open
baar in de zin van de archiefwet wor
den.
Vernietiging van stukken. De vraag
of niet tot een meer omvangrijke ver
nietiging moet worden overgegaan van
bescheiden, waarvan men nagenoeg
met zekerheid kan aannemen, dat zij
door de administratie zelf nimmer
meer geraadpleegd behoeven te wor
den en ook voor de historie zonder
betekenis zijn, kan de ondergetekende
de ervaring heeft dit geleerd
reeds thans bevestigend beantwoorden.
Om tot een meer omvangrijke vernie
tiging te geraken is het nodig, niet al
leen dat lijsten van voor vernietiging
in aanmerking komende archiefbe
scheiden zijn en worden vastgesteld,
en dat de bevoegdheid wordt gegeven
de daarop vermelde bescheiden te ver
nietigen, maar ook dat van die be
voegdheid door de administratie ge
bruik wordt gemaakt eveneens in die
gevallen, waarin niet het gebrek aan
bergruimte haar hiertoe min of meer
dwingt. Uiteraard is dit afhankelijk
van de mate waarin de administratie
bereid is hiervoor personeel beschik
baar te stellen. De ondergetekende
vertrouwt, dat het nieuwe stelsel van
de wet nl. de verplichte overbrenging
en de daaraan voorafgaande vernieti
ging (zie de toelichting op artikel 5),
met als complement het toezicht hier
op. hierin verbetering zal brengen.
Voorts is het inderdaad nodig, dat
een deskundig onderzoek wordt inge
steld naar de mogelijkheid van een
rigoureuze vernietiging van stukken.
Hiertoe zal het vernietigingsvraagstuk
in zijn geheel moeten worden gesteld;,
de archieven van de publiekrechtelijke
lichamen zullen daarbij in hun on
derling verband moeten worden be
zien, waarbij rekening zal moeten
worden gehouden met hetgeen er in
de negentiende en twintigste eeuw
zoveel meer dan in vroegere tijden
in velerlei vorm in druk is vastgelegd.
Grondige kennis van het staats- en
administratief recht is hierbij o.m. een
vereiste. Het zal duidelijk zijn, dat de
rijksarchiefdienst hiervoor niet toerei
kend is. Vandaar dan ook dat over
dit vraagstuk de Archiefraad zich zal
moeten uitspreken.
De ondergetekende is er zich ter
dege van bewust, dat hij niettemin
voor verstrekkende materiële voor
zieningen komt te staan ten aanzien
van de vereiste bergruimte bij de ge
dwongen overbrenging naar de rijks-
archiefbewaarplaatsen van de daarvoor
in aanmerking komende archiefbe
scheiden.
Tenslotte wordt het oordeel ge
vraagd over de instelling van een in
spectiedienst, welke niet alleen zou
moeten voorkomen, dat archieven aan
verwaarlozing worden prijsgegeven,
maar die daarnaast ook aanwijzingen
zou moeten geven omtrent het ver
nietigen van daarvoor vatbare stukken.
Na hetgeen de ondergetekende hier
voor en in het algemene gedeelte van
de toelichting onder het hoofd „Toe
zicht" heeft opgemerkt, meent hij te
kunnen volstaan met mede te delen,
dat de bedoelde inspectie op de nog
onder de rijksadministratie berustende
archiefbescheiden nauw met de rijks
administratie zal moeten samenwerken
omtrent de vernietiging van de daar
voor in aanmerking komende beschei
den. De inspectie zal dan ook desge
vraagd de administratie in deze van
advies hebben te dienen.
Archiefbescheiden van provincies en
gemeenten. Bij verschillende leden
was de vraag gerezen, of het wel juist
is om een essentiële taak als het be
heren van oudere archiefstukken aan
de provincie te ontnemen en haar
tegelijkertijd in het algemeen te ver
plichten een provinciaal inspecteur
voor het archiefwezen te benoemen.
Wat het eerste gedeelte van deze vraag
betreft wijst de ondergetekende er op,
dat de Archiefwet 1918 aan de provin
cie geen essentiële taak als het be
heren van oudere archiefstukken heeft
toegekend. Dit blijkt reeds uit de toe
lichting op Titel II van die wet en uit
hetgeen de toenmalige minister van
binnenlandse zaken in 1918 aan de
Tweede Kamer der Staten-Generaal
heeft geantwoord op een opmerking
in het Voorlopig Verslag bij artikel 12
van het wetsontwerp: „Het gedeelte
van het provinciale archief, waarvan
de zorg op Gedeputeerde Staten rust,
is alleen dat gedeelte, dat niet naar
de Rijksarchiefbewaarplaats is overge
bracht, d.w.z. dat gedeelte, dat nog
voor den loopenden dienst noodig is.
Het berust daarom ter provinciale grif
fie onder den griffier en zijne ambte
naren, die onder het toezicht van Ge
deputeerde Staten staan. Het gedeelte
van het archief, dat niet langer voor
den loopenden dienst noodig is, kan
volgens artikel 11 van het ontwerp
naar de Rijksarchiefbewaarplaats wor
den overgebracht. Alleen voor dat
overgebrachte kan de Rijksarchivaris
de zorg en de verantwoordelijkheid op
zich nemen". Dat in de praktijk in
enkele gevallen een dergelijke over
brenging naar de rijksarchiefbewaar-
plaatsen niet is geschied, heeft afbreuk
aan dit beginsel gedaan, doch neemt
dit niet weg. Een essentiële taak, die
de wet in deze niet aan de provincie
heeft toegekend, kan haar derhalve
niet zijn ontnomen.
Wat het tweede gedeelte van de
vraag betreft, of het wel juist is de
provincie in het algemeen te verplich
ten een provinciale inspecteur te be
noemen, onderschrijft de ondergete
kende ten volle de zienswijze van de
andere leden, bij wie de nieuwe be
palingen betreffende de provinciale
archieven en de verplichte benoeming
van een provinciale inspecteur meer
waardering vonden. De vraag, of niet
