84
De voordracht, welke de heer Van der Poest Clement op onze voorjaars
vergadering gehouden heeft over ,,De functie, in het bijzonder de wetenschap
pelijke functie, van de archivaris in de samenleving" en de motie, welke dr.
Van de Ven naar aanleiding daarvan indiende, hebben aanleiding gegeven tot
een gezamenlijk overleg tussen de besturen van onze beide afdelingen, dat
vruchtbaar is geweest en bestendigd zal worden. Onder punt 8 van de agenda
dezer vergadering zullen hierover bijzonderheden worden meegedeeld.
Het Archievenblad is, evenals verleden jaar, in de vergrote omvang van
160 bladzijden in vier afleveringen verschenen. Zoals U reeds vernam, zal de
omvang van de komende jaargang uitzonderlijk groot worden, doordat de
voordrachten van de Studiedagen hierin gepubliceerd zullen worden. Dit is
mogelijk geworden door de steun van de algemene rijksarchivaris, die wij
daarvoor zeer erkentelijk zijn. Met dit al groeit ook de zorg, die de redacteur
dr. linger met zoveel bijzondere en gestadige toewijding aan de uitgave van
het blad besteedt. Wij zijn hem voor zijn vele arbeid en moeiten dan ook van
harte dankbaar. Ook wil ik bij deze gelegenheid uitdrukking geven van onze
grote waardering aan het adres van al degenen, die hun medewerking aan het
Archievenblad verlenen en zodoende de voortgang en ontwikkeling van de
archiefwetenschap in ons land bevorderen.
Ditzelfde Archievenblad heeft ons, zoals steeds, ook nu weer geregeld op
de hoogte gebracht van de benoemingen en mutaties in ons corps, die in de
loop van dit jaar vrij talrijk waren. Tot allen, die ergens in het Nederlandse
archiefwezen hun intrede deden of die op enigerlei wijze bevorderd werden,
richten wij hier onze hartelijke gelukwensen; deze gaan ook uit naar de heren
Van der Gouw en Ribberink, die slaagden voor het doctoraal examen resp.
in de geschiedenis en in de rechtswetenschap, en naar mej. E. Nuyens, die
te Nijmegen promoveerde tot doctor in de letteren en wijsbegerte.
Ook in de loop van dit verslagjaar hebben wij tot ons leedwezen twee van
onze leden door de dood verloren: dr. P. A. Meilink, die een lange en vrucht
bare loopbaan in ons archiefwezen had afgelegd, en de heer J. Loeff, wiens
loopbaan naar menselijk inzicht gesproken al te vroeg werd afgebroken.
Negen nieuwe leden zijn tot onze Vereniging toegetreden; zij telt per 1 sep
tember 208 leden. Moge met de groei van dit aantal ook de vruchtbare activi
teit van onze Vereniging bestendigd worden en waar nodig door onze gezamen
lijke krachtsinspanning tot verdere uitgroei geraken.
VERSLAG VAN DE COMMISSIE VOOR MODERNE ARCHIEVEN
Mijnheer de Voorzitter,
Ook in het derde jaar van haar werkzaamheid is de samenstelling van de
Commissie voor de Moderne Archieven ongewijzigd gebleven. Zij bestaat uit
de leden mej. M. W. Jurriaans. de heren dr. W. J. Formsma, mr. K. Schaap
en E. L. van Loo, mej. L. J. Ruys, secretaris, en spreker als voorzitter.
De Commissie heeft haar arbeid in het verslagjaar hoofdzakelijk gericht
op de door haar gehouden enquête betreffende de bruikbaarheid van de zaaks-
gewijze ordening volgens het stelsel van de Vereniging van Ned. Gemeenten,
gezien uit het oogpunt van de archivaris-beheerder van een oud-archief. Ver
gaderd werd op 7 dec. 1956, 7 maart, 16 mei en 20 sept, 1957.
85
In de vergadering van 7 dec. 1956 moest de bespreking van het rapport
van mr. Schaap over bovenvermelde enquête worden uitgesteld wegens ziekte
van de rapporteur. Behandeld werden enkele ingekomen brieven van het be
stuur als antwoord op door de Commissie gedane suggesties en mededelingen
en de betere mogelijkheid tot samenwerking met de nieuw samengestelde com
missie voor de handleiding, waarvan dr. Formsma mede deel uit maakt. Voorts
besprak dr. Formsma zijn opvatting van de vraag wanneer men kan spreken
van een archiefstuk, zulks naar aanleiding van de definitie-Smit (N.A.B.
1948/49, blz. 33), en zijn recensie van het werkje Archivistica van de heer
Van der Gouw.
De vergadering van 7 maart 1957 was grotendeels gewijd aan de behande
ling van het rapport van mr. Schaap over de overgedragen archieven, volgens
de decimale code geordend. Hoewel men algemeen van oordeel is, dat het
stelsel, mits goed toegepast, niet verwerpelijk is, worden verschillende aan
merkingen en desiderata naar voren gebracht, welke in het rapport der Com
missie dienen te worden neergelegd. Van het bestuur is machtiging verkregen
over verschillende vraagstukken betreffende de toepassing van het stelsel con
tact op te nemen met het registratuurbureau van de Vereniging van Ned.
Gemeenten. Hieraan werd uitvoering gegeven toen op 16 mei 1957 de com
missie een bespreking had met de heren P. F. Ruygh en W. F. K. Versteegh
van genoemd bureau. Met hen werd gesproken over de inventarisatie van ge
meentearchieven vóór de overbrenging naar een oud-archiefdepot, de vraag
op welk tijdstip men van een archiefstuk kan gaan spreken, de kwaliteits
eisen in verband met het bewaren van ingangen op de archiefordening, het
bijhouden van de reeksen notulen van B. en W. en Raad en het completeren
der agenda's bij wijziging van classificatie.
Aan de hand van deze werkzaamheden werd door de voorzitter een concept
preadvies opgesteld, dat bij de verschillende leden heeft gecirculeerd en voor
zien werd van hun aanvullingen en opmerkingen. Het had in de bedoeling
gelegen dit preadvies nog voor deze vergadering aan het bestuur der Ver
eniging aan te bieden, doch door de vakanties en drukke werkzaamheid van
verschillende leden is de commissie er niet in geslaagd dit voornemen tot uit
voering te brengen. Zij hoopt echter in staat te zijn op korte termijn haar
preadvies aan het bestuur te kunnen aanbieden. Wanneer dit gereed zal zijn,
meent de commissie een belangrijk deel van de haar opgedragen taak tot stand
te hebben gebracht. Zij gevoelt weliswaar niet de behoefte op haar, nog zeer
spaarzame, lauweren te gaan rusten, maar wel om haar werkzaamheden in te
perken tot die gevallen, waarin door het bestuur aan haar een concrete taak
wordt opgedragen of een onderzoek naar een bepaald vraagstuk wordt ver
langd, of wanneer de werkzaamheden van de commissie voor de Handleiding
of definitiecommissie zulks wenselijk zouden maken.
Ik moge dit verslag besluiten met een woord van bijzondere waardering
voor de medewerking, welke de Commissie van verschillende zijden, en niet
het minst van die van het bestuur, heeft mogen ondervinden. Een woord van
waardering ook voor de leden der Commissie die steeds bereid waren uit de
verste uithoeken van ons vaderland naar Den Haag te reizen en bij al hun
vele werkzaamheden steeds hun onverflauwde belangstelling en daadwerkelijke
arbied aan het werk der Commissie gaven.
