70
uit de ontwikkeling der moderne registratuur; behalve herordening en be
schrijving der dossiers heeft zij een nieuw entree gemaakt volgens de decimale
rode. In dit archief-deel bevinden zich geen stukken op nummer, maar alleen
dossiers.
Na de terugkomst van de minister uit Londen op 15 augustus 1945 hebben
wij dat archief afgesloten en zijn wij een nieuw archief begonnen.
3. Van 1945 tot heden zouden wij dus van een derde deel kunnen spreken,
maar duizenden dossiers of zaken zijn in die 12 jaren reeds afgedaan. Zij
worden uit de kostbare stalen ladenkasten gelicht en geborgen in kartonnen
dozen; met elkander vormen deze het semi-statisch archief waarvan de afslui
tingstermijn varieert met de zaak. Dagelijks verhuizen dossiers of zaken naar
het semi-statische archief. Een inventaris op kaart wordt hier bijgehouden.
4. Het dynamisch archief bestaat uit c. 30.000 zaken of dossiers, die door-
lonend in behandeling zijn. De registratie daarvan geschiedt in de twee grote
-alen voorzover er plaats is en verder bij de gedecentraliseerde sub-archieven.
Er is één centrale agenda voor alle stukken waarvan de sub-archieven hun
nummers ontvangen, maar zelf de bladen typen.
30.000 dossiers; 180.000 brieven per jaar, die binnenkomen en waard zijn
in de administratie te worden opgenomen! LI begrijpt dat „openings to the
records" of „entrees tot de stukken" de enige wijze is om deze bulderende
papierstroom in bedwang te houden. Hoe dit gebeurt, zult II bij de rondgang
zien en U zult zich verbazen over de betrekkelijke kalmte die alom heerst.
Ons hoofdentree is een decimale code die hier van 1945 af is opgebouwd
en sinds 1952 dwingend is vooromschreven, ook voor de posten in het buiten
land. Deze code is particularistisch, hoewel er bij de onderverdelincren gebruik is
gemaakt van de voloorde van de universele decimale classificatie. Toen in
1950 het K B. K 425 van kracht werd was bij dit ministerie dus reeds een
registratuurstelsel in werkino, gebaseerd op een decimale code die in staat is
gebleken onafhankelijk te blijven werken zelfs bij de ingrijpende veranderingen,
welke in dat zelfde jaar in de interne departementale organisatie plaats von
den. Deze reorganisatie bestond hoofdzakelijk hieruit, dat van een fun^t'onele
taakverdeling grotendeels tot een regionale werd overgegaan. Indien ooit, dan
is toen bewezen welk een waarde het voor een archief heeft een onderwerps
indeling te hebben, die onafhankelijk staat van de indeling van het dpnartement.
Od het ogenblik beweegt het Nederlandse buitenlandse beleid zich meer en
meer in internationale richting en daarmede gaat genaard een actief ontreden
van de ambtenaar in de internationale organisaties. Als opvolg hiervan worden
de jn 1950 gecreëerde regionale afdelingen als het ware leeggezogen door de
afdelingen, die zich met de multilaterale problemen bezig houden. Of en hoe
het tot nu toe van de departementale organisatie onafhankelijke registratuur
plan zich aan deze nieuwe werkwijze zal aanpassen, is nu nog niet te over
zien. Het valt echter te verwachten dat de indeling van de stukken volgens
organisaties, zoals dat nu geschiedt, op den duur niet bevredigend zal zijn.
De enige goed oplossing voor dergelijke problemen groeit echter vanzelf
mits men vasthoudt aan een verantwoord zelfstandig archiefbeleid, dat in staat
wordt gestéld zijn taak ten aanzien van het departement èn de uiteindelijke
bestemming der stukken te handhaven.
Elk van de 10 hoofdnummers van de code heeft een registrator die ver
antwoordelijk is voor de dossiers, die daaronder vallen een inventaris van de
71
lopende dossiers bijhoudt en belast is met de uitbreiding van dat bepaalde
codenummer. De inhoud van de verschillende nummers loopt zeer uiteen. Om
II een indruk te geven: volkenrecht, paspoortbeleid, luchtvaartpolitiek, tech
nische hulp, voorlichting en de politieke aangelegenheden. Deze laatste zijn
zeer belangrijk en worden behandeld door de hoofdregistrator, mej. Nijhoff.
Iedere registrator beschikt over één of meer assistent-registratoren en agen-
disten. Want, dames en heren, een agenda is het eerste nevenentree tot de
stukken, en hoewel het een groot verschil maakt of men 5000 dan wel 180.000
stukken per jaar heeft, een agenda, de chronologische numerieke lijst van
binnengekomen stukken, blijft voor elke administratie onmisbaar ook al is zij
van hoofdentree tot nevenentree gedegradeerd. Wij hebben de agenda-reeks
compleet van 1814 af tot heden. Eerst in 1863 is men overgestapt van dag
agenda tot jaar-agenda.
Een ander nevenentree is het kaartsysteem waarin namen worden vermeld.
Tenslotte is er een accusatieboek in gebruik dat typisch is voor het ministerie
van Buitenlandse Zaken, waarin „accuse de réception" wordt aangetekend
van alle brieven en telegrammen die wij, hoofdzakelijk van onze posten in
het buitenland, ontvangen; dit is een register van interne nummering, mede ter
controle op de aankomst.
Alvorens wij nu het schema van de postbehandeling bezien moet U weten
dat de archivaris, die departementaal gesproken chef van de afdeling post
en archiefzaken is, behalve het archief nog een bureau secretarie onder beheer
heeft waar stukken worden getypt en verzonden en een bureau fotocopiëer-
dienst, dat de allermodernste uitrusting op dit gebied bezit. Tevens is er een
binnenpost van waaruit ionge knapen de post door de gebouwen dragen.
Indien wij nu de binnenkomende brief volgens dit schema (zie hierachter)
gaan volgen en dan in werkelijkheid bij het archief zien behandelen, is het
nodig dat U weet, dat er bij ons geen brief naar de behandelende (redactionele)
afdeling gaat zonder zijn voorstukken, de z.g.n. retroacta.
Tenslotte zij vermeld, dat bij het archief in overleg met onze buitenlandse
dienst en de personeelsdienst al het personeel, dat iets met de administratie
te maken zal hebben, wordt getraind. Hiervoor zijn werkprogramma's opge
steld en een synopsis. Deze laatste dienst voor het personeel dat bij het depar
tement komt werken; voor het posten-personeel wordt een andere methode
gevolgd. Jonge attachés worden na hun examen en vóór hun eerste post in het
buitenland eveneens een week bij het archief tewerkgesteld.
M. W. JURRIAANSE
