DE AFDELING POST- EN ARCHIEFZAKEN VAN
HET MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN
68
zolang men niet inziet, dat het eenvoudiger kan en moet, om werkelijk doel
treffend te zijn. Ook staat het voor mij vast, dat de archivaris hierbij een
belangrijke taak heeft te vervullen, een moeilijke, doch eervolle taak, waar
voor men hem uiteindelijk dankbaar zal zijn. Stellig een minder aanlokkelijke
taak dan het speuren in het verleden, maar maatschappelijk zinvoller, omdat
zij op de toekomst is gericht. Laat ons de angst voor de toekomst, die vaak
zo onzeker lijkt, overwinnen en met een duidelijk doel voor ogen voorwaarts
gaan.
Wat dit doel t.a.v. de moderne archieven moet zijn, heb ik getracht voor
U uiteen te zetten. Mocht II na afloop denken, dat ik mijn verhaal net zo
goed niet had kunnen houden, omdat het toch niet zal lukken de aanhangers
.van de Code tot andere gedachten te brengen, dan onderschat U de archiva
rissen. Zij zullen zich nooit de vrijheid laten ontnemen met een overgenomen
archief te handelen, zoals zij menen, dat daarvoor het beste is, en dus zonodig
restaurerend op te treden. Daarvoor zijn de archivarissen bij professie te eigen
gereid en te individualistisch en is hun belangstelling voor archieven te groot.
En zou er onder de moderne archiefverzorgers ook geen verlangen bestaan
naar een beetje meer vrijheid in plaats van de beloofde generale uniformiteit?
H. HARDENBERG
69
Het is een voorrecht U hier in het ministerie van Buitenlandse' Zaken
welkom te mogen heten Dit gebouw is een geeigende plaats van samenkomst
voor mensen van ons beroep want, gebouwd voor de Heren van Amsterdam,
is het van 1853—1903 rijksarchiefdepot geweest. De kamer waar wij ons nu
bevinden wordt in de wandeling ,,de grote zaal" genoemd, waar vergaderingen
worden gehouden en internationale verdragen worden getekend. Het schilderij,
dat de wand siert, is in 1830 door de Fransman Innocent Louis Goubaud ge
maakt; het stelt koning Willem I temidden van zijn familie voor op het moment
dat hij verklaart de wet voor de Nederlanden te zullen handhaven.
Indien wij eens even vasthouden aan het jaar 1830 moeten wij' constateren,
dat er sinds dat jaar ook bij de administratie van het departement van Buiten
landse Zaken wel zeer veel is veranderd. Toen Werkten ten departemente
in totaal 25 ambtenaren en kwamen er in de loop van het jaar 5300 stukken
binnen. In 1956 waren er 850 ambtenaren werkzaam en kwamen er 180.000
stukken voor registratie in aanmerking.
En dit is niet alles. Want onder dit departement, dat wij gaarne met een
zonnestelsel vergelijken, in welke constellatie het ministerie natuurlijk de zon
is omdat hier de minister zetelt, ressorteren 107 beroepsposten in het buitenland:
ambassades, gezantschappen, consulaten-generaal en consulaten die hun licht,
d.w.z. hun instructies, van het ministerie ontvangen, ook op het gebied der
archiefadministratie. Een inspecteur van de buitenlandse dienst reist rond en
rapporteert over zijn bevindingen op allerlei gebied; wat de archieven betreft
doet hij dit aan de archivaris van het ministerie, die over eventuele ongerech
tigheden in correspondentie treedt met de desbetreffende chef de poste. Immers,
naar het depot van het ministerie vloeien alle archieven terug, die tezamen
met het ministeriële archief tenslotte in goede orde zullen worden overgedragen
aan het Algemeen Rijksarchief.
Nu deze instelling niet over voldoende ruimte beschikt in het centrum van
Den Haag, heeft de archivaris van dit departement 3 km archief onder beheer,
d.i. het departementale archief van 1871 af. Onnodig te zeggen dat het te
bet-euren valt dat het Algemeen Rijksarchief in de naoorlogse jaren niet met
een centraal gelegen deoot is verrijkt, waarheen men alle departementale ar
chieven had kunnen afstoten. Dit zou veel economischer zijn geweest voor
het rijk en voor dit departement in het bijzonder. Om de gedachte te kunnen
benalen delen wij die 3 km archief van Buitenlandse Zaken als volgt in:
1. Het statische departementale archief 1871 1940, dat zich in een apart
gebouw op het Louis Couperusplein bevindt en wordt beschreven en gezuiverd
van vernietigbare stukken door dr Woltring. Hij handhaaft de oude ordenina
en administratie, waarbij hij met het dossierstelsel heeft te maken dat in het
midden der 19e eeuw opnieuw opgeld begon te doen. Helaas zijn er grote
reeksen „stukken op nummer" blijven bestaan omdat men óp twee gedachten
hinkte en niet over geschoold personeel beschikte.
2. Het Londens archief dat van 1940—1945 is gevormd tijdens het verblijf
van onze regerinn te Londen. Mei. Ruys herordent deze kostbare collectie,
eveneens met handhaving van de oude orde maar tevens voordeel scheppend
