64
en van de interne taakverdeling opgebouwd. In tegenstelling met de Code,
dip het doet voorkomen, of zij wel rekening houdt met de organisatie, zij het
volgens een denkbeeldige indeling, en met de taak van de gemeente, die geheel
los van die theoretische organisatie is gehouden, richt het Beierse plan zich
bewust op de bestuurszaken zelf en vraagt niet, wie een zaak behandelt en
in welke hoedanigheid hij dat doet. Het plan vraagt alleen, wat wordt er
behandelt, omdat het de behandelde zaken van meer blijvende aard beschouwt
dan de bestuursorganisatie, die aan wisselingen onderhevig kan zijn. Men kan
niet ontkennen, dat de opzet van de registratuur hierdoor aanzienlijk vereen
voudigd is, al wordt over de grondbeginselen van de archivistiek wat luchtig
heengewandeld. Een en andere vereenvoudiging is, dat het Einheitsaktenplan
slechts drie decimalen kent: één decimaal voor de hoofdgroep, twee decimalen
voor de groep, en drie decimalen voor de ondergroep. De hoofdqroepen zijn
als volgt ingedeeld: 0 Verfassung und Allgemeine Verwaltung; 1 Rechtsoflege,
Standesamtswesen, öffentliche Sicherheit und Ordnung; 2. Schulwe^en: 3.
Kultur und kirchliche Angelegenheiten: 4. Wohlfahrtswesen. Jugendhilfe, So-
zialversicherung; 5. Gesundheitswesen, Veterinarwesen; 6. Bau-, Wohnungs-
und Siedlungswesen: 7. Land- und Forstwirtschaft. Jagd und Fischerei: 8. Ge-
werbe und Industrie, Geldwesen, Handel und Verkehr, Energiewirtschaft; 9.
Finanz- und Steuerverwaltung.
Bij de verdeling van deze hoofdgroepen in groepen en ondergroepen zijn
overal decimalen opengelaten voor latere toevoegingen, zodat in totaal niet
meer dan 379 onderwerpen in het registratuurplan zijn opgenomen. Deze in
deling wordt voldoende geacht voor gemeenten van 2 a 3000 inwoners. Als
men de registratuur van een kleine Nederlandse gemeente kent, weet men, dat
daar zelfs met minder onderwerpen zou kunnen worden volstaan, wanneer de
systematiek van de Code zich er niet tegen verzette. Bestaat bij de toepassing
van het Beierse plan behoefte aan een verdere onderverdeling, dan wordt deze
met letters of met arabische cijfers aanqegeven, die door een schuine streep
van de decimalen worden gescheiden. Voor nog kleinere gemeenten kan met
2 decimalen (hoofdgroepen en groepen) worden volstaan. Bij de toenassing
van het olan A met de drie decimalen voor gemeenten met meer dan 3000 in
woners kan de decimale notatie achter de schuine streep in vrijheid worden
aangevuld. Rechts van die streep aldus de toelichtinq op het Beierse Akten-
plan begint de arbeid van de registrator, de denkende, zelfstandige registra
tor, een figuur, die bij het prefabricated systeem van de Code vreemd aandoet.
Achter die streep komt dus de aanduiding van de individuele of bijzondere
gevallen, die men op de dossierinventaris dient aan te tekenen. Deze dossier
inventaris kan men in het Nederlandse stelsel evenmin ontberen, omdat hij
het enige middel is om in feite vast te stellen, over welke onderwerpen dossiers
aanwezig zijn. Ook kan het Beierse registratuurplan niet buiten een tref
woordenregister, dat de plaatsing van de stukken in de diverse groepen moet
vercremakkelijken.
Wat de grote gemeenten betreft, d.w.z. de steden, is het Beierse Einheits
aktenplan alweer achterhaald door het in 1954 verschenen ..Aktenplan für
Stadte dat van de Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsverein-
fachung is uitgegaan, waarbij momenteel 165 steden binnen de Duitse Bonds
republiek zijn aangesloten. In tegenstelling met het Beierse plan gaat het
Aktenplan für Stadte uit van een door de Gemeinschaftsstelle ontwerpen
65
taakverdelingsschema, het z.g.n. Verwaltungsgliederungsplan. Dit schema heeft
de gemeentelijke administratie in 8 bestuurstaken onderverdeeld: Allgemeine
Verwaltung (1), Finanzverwaltung (2), Rechts-, Sicherheits- und Ordnungs-
verwaltung (3), Schul- und Kulturverwaltung (4), Sozial- und Gesundheits-
verwaltung (5), Bauverwaltung (6), Verwaltung für öffentliche Einrichtungen
(7) en Verwaltung für Wirtschaft und Verkehr (8). Deze indeling loopt
parallel met de ontwikkeling van de administratieve werkwijze in de grote
gemeenten, waar men van een centrale registratuur op deelregistraturen is over
gegaan, hier ,,Sachbearbeiterregistraturen" geheten. In de decimale aanduiding
van de dossiers geeft de eerste decimaal de bestuurstaak aan, het tweede cijfer
een bijzonder aspect ervan of het bureau, dat met een onderdeel van die taak
is belast. De derde en vierde decimaal zijn bestemd voor de aanduiding van de
Aktengruppe en de Aktenuntergruppe, terwijl de vijfde en zesde decimaal weer
vrije toevoegingen zijn om het onderwerp en het stuk nader aan te duiden.
Men zou dit Aktenplan een systematisch onderverdeeld taakverdelingsplan
kunnen noemen, waarbij voor de onderverdeling is uitgegaan van de over
weging, hoe zij zou moeten zijn, als voor de onderdelen van die taak afzonder
lijke bureaus of afdelingen bestonden. Bovendien begint iedere bestuurstaak
met een rubriek van algemene aard. In iedere hoofdverdeling, corresponderende
met een bestuurstaak, vindt men dus de stukken van algemene aard gescheiden
van de stukken betreffende bijzondere onderwerpen, welke onderwerpen op
grond van een analyse van die taak zijn vastgesteld en waarbij zelfs rekening
is gehouden met de interne bestuursorganisatie. Deze indeling, waarin men
de hand herkent van mensen, die begrip bezitten voor de structuur van een
archief, beantwoordt aan de wensen, in 1954 geformuleerd door de Australische
archivarissen met betrekking tot het registratuurplan. Volgens hun oordeel zou
dat plan in verband met de functies van de archiefvormende administratie
moeten worden ontworpen en daarbij zou zoveel mogelijk rekening dienen te
worden gehouden met de organisatie van de betreffende administratie11). Even
als de Australiërs stelt het „Aktenplan für Stadte" de taak op de voorgrond
en maakt het de bestuursorganisatie daaraan ondergeschikt, het omgekeerde
dus van wat we in de Handleiding geleerd hebben. Ik zal de onderverdeling
ervan nog met enkele voorbeelden toelichten.
Als kenteken voor het Hauptamt of wat men de secretarie in engere zin zou
kunnen noemen zijn de decimalen 10 gekozen. De aangelegenheden van de
burgemeester komen dan onder 10 30. De stukken betreffende het gemeente-
personeel komen evenwel onder 11. Wanneer hiervoor een afzonderlijk bureau
in het leven wordt geroepen, hoeft men daarvoor geen nieuw nummer te kiezen.
Veranderingen in de interne bestuursorganisatie worden dus automatisch op
gevangen, zonder dat veranderingen in het registratuurplan nodig zijn. Wordt
een dergelijk bureau nog weer in afdelingen gesplitst, dan kan men een nieuwe
decimaal toevoegen, door een schuine streep van de 11 gescheiden. Het geheel
vormt dan de aanduiding voor de nieuwe afdeling. Ook hier dus geen star
vasthouden aan het registratuurplan, maar de mogelijkheid van een soepele
toepassing. Nog een ander voorbeeld. Regelingen voor gemeenteambtenaren
bij de accountantsdienst vindt men onder 14 13, de dienst zelf wordt met 14
aangegeven. Ook hier is dus weer een organisatorische kwestie als een onder-
n) Schellenberg, a.w., blz. 77.
