60
archivistiek moet het duidelijk zijn, dat zulke onderwerpen heel wat geschikter
zijn om als hoofdindeling van een registratuurplan te fungeren dan de gemeente
lijke archiefcode. Ik spreek nog niet eens over de toepasselijkheid van die
code voor een willekeurig departementsarchief, terwijl de bemoeiingen met de
onderwerpen, ook al schijnen zij dezelfde, in de gemeentelijke en de departe
mentale administraties volledig verschillen. De begripsinhoud van de onder
werpen kan alleen worden vastgesteld als we weten, in welk verband ze op
treden. Eenzelfde onderwerpsomschrijving zal dus in een ander verband een
geheel andere inhoud krijgen en systematisch in relatie treden met totaal andere
onderwerpen. Het is dit verschijnsel, dat voor iedere soort administratie een
eigen systematiek nodig maakt. Gebeurt dit niet, dan zal wat bij de een zinvol
verband is, bij de ander de indruk wekken van verwarring.
Wie geen vreemdeling in Jeruzalem is kan weten, dat de invoering van de
bewuste code bij de departementen de drijfveer is geweest voor de totstand
koming van het Besluit Post- en Archiefzaken voor de rijksadministratie.
In dit besluit is de bepaling opgenomen, dat het archief zodanig gerangschikt
moet zijn, dat alle stukken, die op één zaak betrekking hebben, zowel gedurende
als na afloop van de behandeling van die zaak verenigd blijven in één dossier.
Volgens de toelichting op het besluit zou de behoefte aan het zaaksgewijze
bijeenhouden en raadplegen van de stukken de noodzakelijkheid van zaaks
gewijze ordening van de archieven meebrengen. Genoemde behoefte zou
alweer volgens de toelichting - zijn ontstaan, omdat een reeds lang in on
bruik geraakt K. B. van 1823 de rangschikking van de stukken in tijdreken
kundige orde naar hun dagtekening en nummer in de algemene agenda's voor
schreef en dit systeem ten enen male tekortschoot als basis voor een juiste
en vlotte raadpleging van het archief. Dat de raadpleging niet zozeer werd
belemmerd door de chronologische rangschikking van de stukken, die in het
verbaalsysteem reeds tot een soort zakendossiers waren bijeengevoegd, als
wel door het ontbreken of slecht bijhouden van de voor de toegankelijkheid
van het archief noodzakelijke indexen en klappers, werd verzwegen. Er was
vroeger reeds behoefte aan behoorlijke neveningangen tot het archief, en die
behoefte is onverminderd blijven bestaan ondanks de rangschikking van de
dossiers volgens een decimaal ingericht registratuurplan. Alleen maakt men
die neveningangen thans in de vorm van kaartsystemen en niet meer in register-
vorm. De agenda's laat ik hierbij buiten beschouwing, omdat het aanvankelijk
enthousiasme om dit controlemiddel op de aanwezigheid van de stukken als
overbodig af te schaffen inmiddels is geluwd. Wel wil ik erop wijzen, dat
de bewering geen steek houdt, dat er alleen maar behoefte zou zijn aan het
zaaksgewijze raadplegen van de stukken. Wie zo redeneert, ziet door de
bomen het bos niet meer. Zou er dan werkelijk geen behoefte meer zijn naar
een overzicht van de behandelde zaken en van de wijze, waarop de behandeling
geschiedt? Of moet men het soms als een voordeel beschouwen, dat die wijze
steeds moeilijker controleerbaar wordt? En stel eens, dat iemand nu eens niet
geïnteresseerd was in de zaak zelf, maar in de ambtenaren, die haar behandel
den, en in de vraag, of zij wel competent waren om dat te doen? De vraag
naar de competentie is in de moderne overheidsadministratie een enigszins
pijnlijke vraag geworden, omdat een duidelijke afbakening van de competenties
iets is, dat steeds meer verdwijnt. Het is een gewoon verschijnsel geworden,
dat het ene departement de neus in de zaken van het andere departement
61
steekt en dat de ene afdeling van een departement zich bemoeit met de zaken
van een andere afdeling, wat uit een oogpunt van bureaucratie misschien ge
slaagd mag heten, maar nooit in het belang van de geadministreerden kan zijn.
Ook is het de vraag, of een dergelijke werkwijze efficiënt mag worden geacht;
wel is het zeker, dat voor de uitvoering van het werk meer ambtenaren nodig
zijn. aangezien alles dubbel of driedubbel gedaan moet worden. Om dan maar
niet te denken aan de historicus, die te zijner tijd de stukken gaat raadplegen
en zich voortdurend zal moeten afvragen, hoe de zaken liepen en of hij wel
alles heeft gezien.
Een ander punt, waarover in de toelichting op het besluit Post- en Archief
zaken met geen woord wordt gerept, blijft de afhankelijkheid van de vlotte
raadpleging van de omvang van het personeel, dat beschikbaar is om de stuk
ken te produceren. Terwijl de beheerder van een departementaal archief het
vroeger moest stellen met een paar klerken, die men op de andere afdelingen
niet kon gebruiken, wordt het tegenwoordig heel gewoon gevonden, dat een
afdeling post- en archiefzaken over een grote personeelsbezetting beschikt.
De buitenstaander vraagt zich af, of het bij de toepassing van een minder
ingewikkeld systeem van ordening niet een beetje minder zou kunnen en wordt
in zijn twijfel gesterkt door het feit, dat hetgeen hem heden ten dage als effi
ciënt wordt aangediend, soms bedriegelijk veel lijkt od werkverschaffing. Wat
b.v. te denken van de zorgen, kosten en vlijt, besteed om stukken te classifi
ceren en in mappen te steken, als deze stukken reeds na luttele jaren voor
vernietiging in aanmerking komen?
Hoe gaat het nu met de talloze dossiers, die niet meer dagelijks geraadpleegd
behoeven te worden en die nog te jong zijn om naar een rijksarchiefbewaar
plaats te worden overgebracht? Aangezien men bij een departement in sterkere
mate dan bij de gemeenten gelijksoortige dossiers aantreft, die hetzelfde code
nummer dienen te dragen, ontkomt men toch niet aan de serievorming. In
enkele departementsarchieven heb ik zulke dossiers in jaarlijks afgesloten
reeksen aangetroffen. Zelfs is het mij bekend, dat men aan de dossiers behalve
een codenummer soms ook nog een volgnummer toekent en dat zij op die
volgnummers bewaard worden. In dat geval beantwoordt het registratuurplan
in het geheel niet meer aan zijn oorspronkelijke opzet om de rangschikking
aan te geven. Het kan dan hoogstens dienst doen als systematische index op
het archief. In een recent artikel in het Archievenblad heeft Noordenbos toe
gegeven, dat het registratuurplan inderdaad die functie kan vervullen. Hij is
zelfs nog verder gegaan door te beweren, dat het helemaal niet op de rang
schikking van de dossiers volgens een ordeningsplan aankwam, maar op de
zaaksgewijze ordening van de stukken10). Ik vraag mij af, waarom Zaalberg
zich dan ook niet zonder een code heeft kunnen redden. Als hij de dossiers een
volgnummer had gegeven en op de onderwerpen een alfabetische klapper of
een systematische index had gemaakt met verwijzingen naar de volgnummers,
zou hij zich toch ook hebben kunnen redden, zeker als daarvoor een gemakke
lijk bij te houden kaartsysteem was gebruikt. Hier rijst dus de vraag, of een
registratuurplan beslist noodzakelijk is en of men het ook niet zonder kan
stellen. Het verbaalstelsel meende die vraag te hebben opgelost met de ver-
10) p. Noordenbos, De ordening van archiefstukken op basis van de organisatie
(Ned. Archievenblad IX, 1955/'56)blz. 25.
