58
tussen de stukken heeft ook in Duitsland beroering gewekt, waar men tegen
de ,,ganz oberflachlich darüberhin disponierende, jeder Verwaltungsgeschichte
Hohn sprechender Anwendung der Dezimalklassifikation" geprotesteerd
heeft9). Dat met de invoering van een algemeen geldend registratuurplan de
individualiteit van het archief wordt belaagd, bracht ik reeds te berde. Ik kan
er nog aan toevoegen, dat het begrip zaaksgewijze ordening langzamerhand
totaal is veranderd als gevolg van het feit, dat het dossier een vergaarbak van
allerlei soorten documenten is geworden, die met archiefstukken niets hebben
uit te staan. Men kan hierover denken, zoals men wil, maar in feite heeft men
slechts de keuze tussen twee mogelijkheden: op theoretische gronden alles
verwerpen of wel het standpunt innemen, dat men geen tegenstander van
praktische maatregelen en het voorkomen van onnodige soesa behoeft te zijn,
als uit de toepassing van het stelsel behoorlijke archieven te voorschijn komen.
Het is daarom niet zonder belang eens na te gaan, wat er in de praktijk voor
de dag komt.
Wij hebben reeds uit den treuren gehoord, dat de materiële verzorging van
de gemeentearchieven door de invoering van het dossierstelsel geweldig voor
uit is gegaan. Wat de lopende registratuur betreft, die netjes in stalen kasten
is opgeborgen, kan men dit over het algemeen wel beamen. Zodra evenwel
de dossiers naar de archiefbewaarplaats worden afgevoerd, verandert de si
tuatie. Dan verliest het sprookje van de goede verzorging veel van zijn be
koring. Men constateert, dat de stukken, die niet meer voor de administratie
van belang zijn, met even weinig zorg worden omringd als vroeger, soms met
nog minder. Een treffend voorbeeld hiervan kan men aantreffen wanneer,
zoals in Zuid-Holland nog al eens het geval is, voor twee of meer gemeenten
een gemeenschappelijke secretarie wordt ingericht. Als deze combinatie tot
stand komt zonder de bouw van een nieuw raadhuis, waarin die gemeen
schappelijke secretarie wordt ondergebracht, is de aanwezige kluis meestal te
klein om ook het oud-archief van de andere gemeenten te bevatten. Men laat
die dan maar aan hun lot over. Voor het lopend archief van de verschillende
gemeenten wordt op advies van het registratuurbureau der Vereniging van
Nederlandse Gemeenten één dossierstelsel aangelegd, waarin gelijksoortige
zaken, die zowel in de ene als in de andere gemeente spelen, in hetzelfde
dossier worden ondergebracht. Van de bij de afzonderlijke gemeentebesturen
ingekomen stukken wordt, indien zij gelijkluidend zijn, slechts één exemplaar
bewaard en het andere terstond vernietigd zonder inachtneming van de gel
dende vernietigingsvoorschriften. Wel worden in de bewuste map de minuten
van de uitgaande brieven bewaard van de verschillende gemeentebesturen,
tenzij men zich voor de beantwoording bedient van een gemeenschappelijk
antwoord. Alleen wanneer bepaalde voorschriften zich tegen deze manier
van werken verzetten of daardoor de overzichtelijkheid van de stukken in
gevaar komt, houdt men de stukken van de verschillende gemeenten gescheiden.
Worden de gemeenschappelijke dossiers afgevoerd, dan laat men ze in dezelfde
dossierzak of doos bijeen, en het hangt van de ijver van de registrator af, of
de stukken daarin achteraf weer geplitst worden. Men kan dus voorzien, dat
wanneer te eniger tijd voor die gemeenten weer afzonderlijke secretarieën
worden ingericht of een andere combinatie van gemeenten tot stand komt,
9) H. O. Meisner, Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit (Leipzig, 1950), blz. 155.
59
hieruit slechts gehavende en niet behoorlijk verzorgde archieven te voorschijn
zullen komen.
Dat is dan alleen nog maar de buitenkant van het stelsel. Gaat men dieper
op de praktijk van de zaaksgewijze ordening in, dan staat men voor nieuwe
verrassingen. Hoe verhoudt de zaaksgewijze ordening zich tot de stukken, die
ouder zijn dan de invoering van het registratuurstelsel? Iedere archivaris zal
natuurlijk zeggen, dat men die stukken buiten beschouwing moet laten, maai
de praktijk wijst anders uit. Ik zou de gemeenten niet de kost willen geven,
die rustig het gehele 19de-eeuwse of een gedeelte van het 20ste-eeuwse archief
volgens de Code hebben laten omwerken. Het lichten van stukken uit het
archief van vóór de invoering van het stelsel en het overhevelen ervan naar
de nieuwe dossiers wordt uit praktische overwegingen als iets vanzelfsprekends
beschouwd. Ook ben ik tegengekomen, dat men een dossierinventaris had
vervaardigd en daarin legio stukken uit het oud-archief had vermeld onder
het motto, dat men ze nog wel eens dacht nodig te hebben. En wat te denken
van het geval, dat in een bepaalde gemeente het dossierstelsel tien jaar lang
niet goed bleek te zijn toegepast? Aangezien de herordening door het registra
tuurbureau 500 gulden zou kosten, besloot men het verprutste archief maar
weg te zetten en met goede moed van voren af aan te beginnen.
Laat ons thans de indeling van de gemeentelijke archiefcode wat nader
onder de loupe nemen. De vier hoofdverdelingen daarvan zijn: de organen
in het algemeen, aangeduid met de decimaal 0, de taak van de organen, aan
geduid met de decimaal 1, en verder het locaal, het regionaal en het centraal
bestuur, aangeduid met de decimalen 2 tot en met 4. Met het waterschap
als orgaan had men blijkbaar moeite, daarom is het in de onderverdeling van
2 (291) terecht gekomen. De voornaamste onderverdeling van de O-groep
vijn de 07 en de 08, waaronder resp. het organisme in engere zin en het per
soneel vallen. Diezelfde onderverdelingen keren terug in de hoofdverdelingen
2 tot en met 4. Zo moet men de verkiezingen in het algemeen onder de 07
zoeken en de gemeenteraadsverkiezingen onder de 207. Het kan aan mij liggen,
maar ik kan in een dergelijke indeling niet een weerspiegeling zien van de
organisatie van de archiefvormende administratie. Wat zij wel tracht, is de
organisatie van de gehele overheidsadministratie daarin te persen. Dit heeft er
toe geleid, dat men ging menen een voor de gehele overheidsadministratie pas
send algemeen registratuurplan ontworpen te hebben. Dat men echter te hoog
gegrepen heeft treedt aan het licht, wanneer we naar de onderverdelingen
van de taak van de organen kijken. Deze zijn: eigendom, openbare werken,
belastingen (71), openbare orde (75), openbare zedelijkheid (76), openbare
gezondheid (77), openbare veiligheid (78), waterstaat (79), verkeer en ver
voer (81), economische aangelegenheden (82), arbeid (83), maatschappelijke
zorg (84), volksontwikkeling, -opvoeding, religie (85), landsverdediging (86),
justitie (87), buitenlandse aangelegenheden en internationale verhoudingen
(88). Ik geef het U te doen deze indeling toe te passen op een staatsbedrijf,
waarvan de hoofdfuncties meestal zijn: inkoop, verwerking van produkten en
verkoop en distributie, of op een rijksdienst als de Directie van de Noordoost
polder, wier activiteit zich afspeelt op de navolgende gebieden: waterbouw
kundige werken, landbouwwetenschappelijk onderzoek, oudheidkundig bodem
onderzoek, ontginning en exploitatie van gronden, sociaal-economische opbouw
en publiekrechtelijke organisatie. Zelfs voor een leek op het gebied van de
