56
oraanisatie van de administratieve eenheid, waarvoor het plan bedoeld is Hij
hoeft in ziin hoofd dat de Handleiding het als vanzelfsprekend aanneemt, dat
de inrichting van een archief in hoofdzaak overeenkomt met de inrichting van
het betreffende bestuur. Wel kan hij enigszins in de war worden gebracht
doordat de Handleiding iets verder zegt, dat niet de organisatie van het be
stuur maar die van het archief de doorslag moet geven, maar het geruststellen
woord dat het nauwelijks denkbaar is, dat zelfs de onervarenste klerk een
regeling zal hebben aangebracht, die in hoofdzaken strijdt met de inrichting
van het bestuur, dient zijn twijfel weg te nemen Een onnozeler zinsnede s
in de Handleiding nauwelijks te vinden, omdat wel gebleken is, dat men er
niet tegen op heeft gezien het archief te ordenen in flagrante afwijking van de
inrichting van het bestuur. De Code der Vereniging van Nederlandse Ge
meenten is daarvan een sprekend voorbeeld.
Indien men zich bij de inrichting van de gemeentelijke archiefcode had willen
baseren op de organisatie van het bestuur, had men daarin afzonderlijk hoofd
verdelingen voor de Raad, voor het college van B. en W voor de burge
meester voor de ambtenaar van de Burgerlijke Stand, voor de ontvanger en
misschien voor de secretaris moeten ontwerpen en de onderwerpen, voorko
mende in de stukken, die zij te behandelen krijgen evenals de registers, waarin
hun handelingen te boek worden gesteld, onder die hoofdyerdelmgen moeten
brengen Ik laat in het midden, of dit systeem in zijn geheel praktisch uitvoer
baar zou zijn geweest, maar het is bepaaldelijk met dat van de Code. e
hoofdverdelingen van het gemeentelijke registratuurplan beogen immers juist
een scheiding te maken tussen de taak van de administratie en haar organisme
en deze beide geheel los van elkaar te zien. Verwacht echter met, dat die
scheiding bij de onderwerpen, die onder de hoofdverdelingen zijn gerangsc 1
consequent wordt volgehouden. De U.D.C., waarvan de gemeentelijke code
een navolging is, ziet het stellen van handelingen door de administratie met
steeds als een onderdeel van de administratieve taak, maar in sommige gevalle
als een onderdeel van het organisme. Tot welke vreemde consequenties een
dergelijke indeling van een registratuurplan kan leiden, blijkt o.a bij de plaat
sing vin het grondgebied van de gemeente onder de hoofdverdeling organisme.
Deze heeft nl. tot gevolg dat alle taken, die het gemeentebestuur vervult t.a.v.
het grondgebied, onder het organisme komen en met onder de taak van het
orgaan. Dit wordt dan verklaard met een beroep op de moderne orgamsat -
leer die onderscheid maakt tussen primaire en secundaire handelingen. D
eerste zijn gericht op het doel, dus vallen zij onder de taak van de admimstra ie,
de tweede soort handelingen zijn slechts middel om het organisme in stand te
houden of op te heffen. In deze gedachtengang zijn het vaststellen van raads
besluiten en het aanstellen van personeel secundaire handelingen, maar is het
verlenen van een drankwetvergunning een primaire handeling. De bevor^ln9
van het vreemdelingenverkeer is daarentegen weer een secundaire handeling.
Een ieder, die logisch en consequent durft te denken, zou dit onder de taa
van de gemeente brengen, maar de Code stelt de instandhouding van alle ge
meenten blijkbaar van de bevordering van het vreemdelingenverkeer afhan
kelijk De inrichting van parkeerterreinen is echter weer een primaire handeling
en hoort dus onder de taak van de gemeente thuis, terwijl men het geven
van straatnamen onder de secundaire handelingen moet zoeken.
8) Handleiding, 19202, blz. 30 en 34.
57
De aanhangers van de Code beweren wel, dat het registratuurplan een
duidelijk beeld dient te geven van de functies van de archiefvormende ad
ministratie, maar voor een gewoon mens is de duidelijkheid ver te zoeken.
Eerst als hij eraan gewoon is, zal hij ook kunnen beamen, dat een tot m de
kleinste onderdelen uitgewerkt registratuurplan veel gemakkelijker is toe te
passen dan de schijnbaar eenvoudige rubriekenstelsels, die het gekunstelde
onderscheid tussen primaire en secundaire handelingen niet kenden. Die ver
doorgevoerde onderverdelingen brengen ons tegelijk tot het derde aspect,
waardoor het gemeentelijk registratuurplan zich van vroegere ordeningssyste-
men onderscheidt, nl. dat voor de groepering van de onderwerpen in de Code
van een decimale indeling wordt uitgegaan. De decimale nummering, die wordt
toeqepast voor de groepering van de onderwerpen in een systematische orde,
is zodanig opgezet, dat de onderwerpen van een bepaalde eenheid worden
verdeeld in 10 hoofdverdelingen, aangeduid door de nummers 0 tot en met 9.
Elk onderwerp van die hoofdverdeling kan op zijn beurt worden onderver
deeld in 10 delen met behulp van de cijfers 0 tot 9. De onderwerpen van
deze onderverdelingen kunnen weer op dezelfde wijze worden verdeeld en
hiermee kan zolang worden doorgegaan, tot er aan een verdere verdeling
geen behoefte meer bestaat. De moeilijkheid hierbij is. dat een bepaalde een
heid zich niet in tienen laat splitsen zoals bv. het klassieke grapje van de
twaalf apostelen. In dat geval worden de decimalen tot en met 8 gebruikt
en de onderwerpen, die overblijven, onder de verdere verdelingen van de
opgenomen. De systematiek is dus hier afhankelijk van de nummering en niet
omgekeerd, zoals men eigenlijk zou verwachten. Het heet, dat de decimale
nummering gemakkelijker in het geheugen wordt opgenomen dan de syste
matische rangschikking van de onderwerpen, maar in de praktijk is het zo,
dat op de mappen toch steeds ook het onderwerp vermeld wordt. Aangezien
evenwel voor het terugvinden van de decimale notaties naast de Code geen
alfabetische onderwerpenklapper bestaat, moet men alles braaf uit het
hoofd Ieren. i
Nu wij hebben gezien, wat de voornaamste kenmerken zijn van het
registratuurplan, dat werd opgezet met de bedoeling de raadpleging van de
stukken te vereenvoudigen, rijst vanzelf de vraag, welke grondbeginselen van
de archivistiek daartoe op grond van praktische overwegingen overboord zijn
geworpen. Het eerste punt, waarop wij stuiten, is de door de Handleiding
qewraakte opvatting, dat de gemeente zelf het archiefvormend lichaam zou
zijn in plaats van haar organen en ambtenaren. De Handleiding drukt het
aldus uit: ,,de gemeenschap zelf heeft geen archief, maar haar bestuur en haar
ambtenaren". Ook de staat zelf heeft geen archief, er bestaan alleen archieven
van de verschillende Hoge Colleges van Staat en van de ministeries en de
daaronder ressorterende overheidsorganen. Men heeft getracht deze moeilijk
heid te omzeilen door het archief tot een orgaan te promoveren, maar aan
gezien het archief geen deel van de bestuurseenheid is en slechts materieel
hulpmiddel, kan men langs deze weg niet uit de impasse komen. Een tweede
punt, nauw verbonden met het eerste, is de kwestie van het herkomstbegmse
Wanneer men stukken, over hetzelfde onderwerp handelende, gaat samen
voegen, ongeacht de vraag, door welke instantie zij afgedaan moeten worden,
en dus ongeacht de competentie, blijft er van dit beginsel in de praktijk met
veel over. De hiermee gepaard gaande versimpeling van het historisch verband
