54
of het niet bestond. Vandaar de uitspraak van Noordenbos: zoek niet in de
notulen, maar in het archief7), waarmee hij onbewust te kennen gaf, dat de
notulen volgens zijn inzicht niet tot het archief behoorden. Daar er nu eenmaal
zwartkijkers bestaan, die door deze simpele oplossing niet overtuigd waren,
is men het in een andere richting gaan zoeken; de registers moesten verdwijnen.
Voor de raadsnotulen vormde de Gemeentewet helaas een hinderpaal, maar
aangezien het houden van notulen door B. en W. niet wettelijk is voorge
schreven, had men t.a.v. deze vrij spel. Nog onlangs trof ik een gemeente
secretaris, die mij verzekerde, dat zijn college van B. en W. in het geheel niet
in die notulen geïnteresseerd was en dat men ze op zijn voorstel maar had
afgeschaft. Dat dit geen uitzonderingsgeval was, bewees een andere gemeente
secretaris met te zeggen, dat men de vergaderingen van dit college als een
gezellig onderonsje moest zien. De gezelligheid was daar blijkbaar zo groot,
dat het te veel inspanning zou kosten ook nog notulen bij te houden. Zo iets
geeft geen hoge dunk van het verantwoordelijkheidsgevoel van een dergelijk
bestuurscollege en dat het tenslotte maar larie is, dat de secretaris geen tijd
zou hebben om de notulen van B, en W. bij te houden, bewees een naburige
gemeente van gelijke omvang, waar de secretaris nog wel tijd kon vinden om
dit te doen zonder daarvoor nodeloos veel papier te gebruiken.
Met de raadsnotulen wist men trouwens ook wel raad door de afschriften
ervan te verknippen en de uitknipsels in de betreffende dossiers te stoppen.
Dat men de bevolkingsregisters door kaartsystemen is gaan vervangen, be
tekende voor het stelsel geen winst, omdat deze kaartsystemen te omvangrijk
zijn om ze in de dossiers te bergen. Daarentegen heeft de invoering van de
machinale boekhouding het werken met boekhoudkundige registers effectvol
om zeep geholpen, al blijkt het overzicht over de cijfers daarmee uit handen
te zijn geglipt. Zo kunnen met de machinale boekhouding gemaakte fouten niet
aanstonds worden verholpen, hetgeen onlangs aan het licht trad met de ten
onrechte van de vacantietoelage voor de hogere rijksambtenaren ingehouden
A.O.W. premie, waarvoor de verrekening eerst op het eind van het lopende
jaar zal kunnen plaatsvinden.
Een gunstiger positie dan de registers of delen nemen de kaarten en plans
t.a.v. de archiefcode in, omdat deze laatste zich wel systematisch volgens een
code laten ordenen. Daarom hebben zij ook als volwaardig bestanddeel van
het archief erkenning gevonden. Hetzelfde geldt voor couranten- en tijdschrif
tenknipsels, die zich gemakkelijk in dossiermappen laten bijvoegen. Terwijl het,
althans in Nederland, voor iedere archivaris duidelijk is, dat documentatie
materiaal met archiefstukken niet op een lijn is te stellen, schijnen velen dit
verschil niet te kunnen begrijpen.
In Duitsland, waar de gemeentelijke registratuurplannen sinds 1928 als
paddestoelen uit de grond zijn gerezen, heeft men het aldus opgevat, dat zij
slechts voor een bepaald gedeelte van het archief van toepassing konden zijn.
De daarvoor gebruikelijke naam „Einheitsaktenplan" geeft reeds aan, dat zij
alleen voor de losse stukken bedoeld waren. In de ..Richtlinien für die land-
schaftliche Archivpflege", in 1947 uitgegeven door de directie van de staats
archieven in Beieren, wordt de archiefverzorgers dan ook op het hart gedrukt
de verschillende bestanddelen van het archief in afzonderlijke groepen onder
7) P. Noordenbos, Gemeentelijke documentatie (Alphen a. d. Rijn, 19423), blz. 139.
55
te brengen. De eerste groep omvat de oorkonden, waarvoor een zuiver chro
nologische volgorde wordt aangeprezen. De tweede groep wordt gevormd door
de delen, die naar hun zakelijke inhoud weer in ondergroepen worden verdeeld.
Bv. Ratsprotokolle, Gerichtsprotokolle, Kopialbiicher, Urbar-, Grund- und
Lehenbiicher, Steuerbücher, Kataster-, Bürgerbiicher en dergelijke. Hoewel
hierbij niet zoals bij ons onderscheid wordt gemaakt tussen oud- en nieuw-
archief, zou er in beginsel niets tegen zijn om dat hier te lande ook toe te
passen, aangezien de toekenning van een codenummer aan de delen, zoals door
Zaalberg is aanbevolen, geen enkel praktisch voordeel biedt, daar de delen
toch niet bij de dossiers bewaard worden. In de derde groep vinden alle soor
ten van rekeningen een plaats, waar zij naar de soort tot series verenigd wor
den en in de series in chronologische volgorde geplaatst. In de vierde groep
worden de losse stukken bijeengebracht, voor de ordening waarvan enkele
in druk verschenen gemeentelijke registratuurplannen worden aanbevolen.
Daarnaast wordt voor archieven van kleine gemeenten een schema van een
rubriekenstelsel gegeven, dat 14 rubrieken telt. Vóór de invoering van de Code
der Vereniging van Nederlandse Gemeenten zijn dergelijke rubriekenstelsels
ook in ons land ontwikkeld, o.a. het stelsel Gouverneur en het Bloemendaalse
stelsel. Om de onderbrenging van de losse stukken in de bewuste 14 rubrieken
te vergemakkelijken is aan het schema een alfabetische lijst van trefwoorden
toegevoegd met vermelding van het cijfer of de cijfers van de rubriek of ru
brieken, waar zij thuis horen. Indien twee of meer cijfers zijn aangegeven,
beslist de inhoud van het stuk over de onderbrenging in de ene of de andere
rubriek. Zo kunnen stukken over veerrechten al naar gelang van hun inhoud
onder rubriek V (Vermögenswesen der einzelnen Bürger) of onder rubriek XI
(Vermogen der Gemeinde) gebracht worden. Als aanhangsel op de rubrieken-
lijst worden de gedeponeerde stukken onder de noemer „Zuwachsbestande
aussergemeindlicher Herkunft" bijeengebracht. Tenslotte worden in een vijfde
groep de kaarten, plans en afbeeldingen verenigd in topografische volgorde.
Elk van de vijf groepen wordt met een aanvangsletter aangeduid, terwijl de
stukken binnen iedere groep bovendien van een doorlopende nummering wor
den voorzien. Bij de losse stukken, de groep A, kan deze zo nodig door een
decimale nummering worden vervangen.
Terwijl uit de zoeven besproken Richtlinien" dus enerzijds blijkt, dat het
registratuurplan alleen bedoeld is voor de losse stukken, bevestigen zij aan de
andere kant, dat een ordeningsschema voor alle stukken van een gemeente
archief de vraag niet onbeantwoord kan laten, welke groep stukken vanwege
hun uiterlijke of innerlijke gelijkvormigheid tot series verenigd kunnen worden
en welke groep stukken op grond van hun zakelijke inhoud voor bundeling in
dossiers in aanmerking komen. De gemeentelijke archiefcode, in opdracht van
dc Vereniging van Nederlandse Gemeenten ontworpen, heeft deze cardinale
vraag niet opgelost, maar het met de toepassing ervan nauw verbonden be
ginsel van de zaaksgewijze ordening heeft niettemin de bedoeling gehad de
serievorming uit te sluiten.
Ik wil nu overgaan tot het tweede aspect van de vernieuwingen, die door
de invoering van de bewuste code teweeg zijn gebracht en die geleid hebben
tot een gans andere indeling van het archief. Door zijn kennis van de Hand
leiding en zijn praktische ervaring in het ordenen van archieven zou de archi
varis geneigd zijn bij het opstellen van een dergelijk plan af te gaan op de
