52
which are adjudged worthy of permanent preservation for reference and re
search purposes and which have been deposited or have been selected for
deposit in an archival institution"5). Populair gezegd beschouwt Schellenberg
dus het archief, dat nog onder de administratie berust, als een vergaarbak voor
allerlei documentatiemateriaal, waaruit de archivaris een keuze doet bij de over
brenging naar de archiefbewaarplaats, en alleen dat, wat waardig bevonden
is om daar te berusten, mag in zijn terminologie .archives" heten. Ik behoef
nauwelijks te zeggen, hoever wij in 1956 zijn afgeraakt van de opvatting van
de Handleiding, dat het archief een organisch geheel is, dus niet een collectie,
die door de archivaris gevormd wordt.
Indien het thans met de archivarissen zo is gesteld, dat zij geen duidelijk
onderscheid meer weten te maken tussen een archief en een verzameling docu
mentatiemateriaal, kan men het de verzorgers van de moderne archieven ook
moeilijk meer kwalijk nemen, dat zij hun eigen weg zijn gegaan. Aangezien zij
geen diepgaande belangstelling voor de archieven koesterden en het hun er
alleen maar om te doen was de stukken sneller te kunnen vinden, zochten zij
naar een middel om de toegankelijkheid van de archieven te verhogen met
terzijdestelling van het oude beproefde recept: het maken van indexen en klap
pers, v/elke bezigheid door gebrek aan kundig personeel steeds meer in onbruik
was geraakt. Dit middel meenden zij te hebben gevonden door de ingekomen
stukken en de minuten van uitgaande brieven niet langer in series bijeen te
houden als bijlagen tot de notulenboeken of als bijlagen tot de besluiten, maar
door ze op grond van hun inhoud te splitsen en ze dan volgens een onder-
werpenindex te ordenen. Die onderwerpenindex hadden ze weliswaar niet
zelf bedacht. Reeds in de 18de eeuw hadden in Duitsland registratuurschema's
voor de uniforme indeling van archieven toepassing gevonden, waarbij gebruik
werd gemaakt van een onderwerpenindex voor het vaststellen van de rubrieken,
waaronder de stukken hun plaats moesten krijgen. Een voorbeeld hiervan, dat
werd toegepast op het huis Bergh, heeft de rijksarchivaris in Gelderland on
langs nog in het Archievenblad gepubliceerdr')Ook uit anderen hoofde waren
rubriekenstelsels in Nederland niet onbekend. Thans wilde men echter verder
gaan, naar een dossierstelsel, dat van een zaaksgewijze ordening van de stukken
uitging. De zaaksgewijze ordening was nochtans voor Nederland evenmin een
nieuwigheid, omdat het bij de departementen van algemeen bestuur sinds het
begin der 19de eeuw in zwang zijnde verbaalstelsel in feite ook al een zaaks
gewijze ordening van de stukken kende, zij het in chronoloqische volgorde van
de besluiten, door bij elk besluit dossiersgewijs de bijbehorende stukken te
voegen. Nieuw was alleen, dat, om de dossiers volgens hun onderwerp syste
matisch te ordenen, naar een registratuurplan werd uitgezien, hetwelk men na
enig zoeken gevonden meende te hebben in de Code Decimal van het Inter
nationaal Bibliografisch Instituut te Brussel.
Het is goed hierbij te weten, hoe de ontwerper van het eerste Nederlandse
registratuurplan, Zaalberg, op de gedachte van de zaaksgewijze ordening kwam.
Niet door zijn kennis van de in Nederland gebruikelijke systemen van ordening,
maar door de toevallige omstandigheid, dat hij een moderne archiefmap van
5) T. R. Schellenberg, Modern archives. Principles and techniques (Melbourne,
1956), biz. 16.
6) A. P. van Schilfgaarde, Het nieuw-arehief van het huis Bergh en een registra
tuurstelsel van 1842 (Ned. Archievenblad LX, 1955/'56, biz. 135137).
53
Duits fabrikaat in handen kreeg. Door tussenkomst van de fabrikant van die
map kwam Zaalberg te weten dat twee Duitse gemeenten in de Elzas zulke
mappen gebruikten voor de ordening van hun archief volgens een niet decimaal
ingedeelde index. Kennismaking met brochures over dit systeem waar
van er één gebonden was in een omslag, die het handelsmerk van de be
wuste fabrikant droeg, leidde in 1906 tot de aanvaarding van het stelsel van
Michalski met enkele geringe wijzigingen ter gemeentesecretarie van Zaandam.
Kort tevoren, d.w.z. in 1904, had men te Zaandam reeds zijn voorlijkheid op
archiefgebied getoond met de schenking van het oud-archief der gemeente aan
de provincie Noordholland. Vervolgens stelde Zaalberg zich in verbinding
met de Nedcrlandsche Vereeniging voor Gemeentebelangen, die een commissie
benoemde om een onderzoek in te stellen naar een nieuw registratuurstelsel.
Deze commissie zocht contact met het Instituut te Brussel, uit welk contact
een decimale index ontstond. Hoewel het nieuwe stelsel door de Vereniging
van Archivarissen radicaal werd afgekeurd, ging men onverdroten verder. Er
verscheen zelfs een tweede brochure van Zaalberg over „Decimale Gemeente
registratuur", uitgegeven door de firma Blikman en Sartorius, die ook de dos
siermappen en de rangschikkasten leverde. In 1921, toen de Véreniging van
Nederlandse Gemeenten het werk van het registratuurbureau van Zaalberg
overnam, werd het stelsel reeds in 50 gemeenten toegepast. De Vereniging van
Nederlandse Gemeenten belastte een commissie met het opnieuw bewerken
van het registratuurplan, waaruit de bekende Code is voortgekomen. Dank zij
een voortreffelijk gevoerde propaganda, waarin men verdisconteren moet de
adhaesie, die het stelsel van sommige archivarissen mocht ontvangen, doet de
Code thans dienst in ongeveer 1000 gemeenten en heeft zij ook bij verscheidene
ministeries ingang gevonden. Men kan dan ook zonder te overdrijven beweren,
dat de verbreiding van het nieuwe systeem voor hen, die er warm voor liepen,
een succes is geworden, zeker nu sinds 1950 de zaaksgewijze ordening ook
voor de ministeries en de daaronder ressorterende overheidsorganen is voor
geschreven.
Gaan wij thans na, wat de invoering van het decimale registratuurplan in
concreto voor nieuws had te bieden. De vernieuwingen, die het stelsel mee
bracht, laten zich onder drie aspecten samenvatten, te weten t.a.v. de eenheden,
waaruit een archief totdusver was opgebouwd, t.a.v. de generale indeling van
het archief, en t.a.v. de nummering van de afzonderlijke eenheden. We zullen
ze achtereenvolgens bespreken.
Wat het eerste aspect betreft, kon volgens de oude opvatting bij de ordening
van een archief een keuze worden gedaan uit verschillende mogelijkheden van
samenvoeging van stukken, terwijl de zaaksgewijze ordening die keuze wel
bewust uitsluit. Het vormen van reeksen, series of bundels past in dit stelsel
niet, aangezien het alleen maar dossiers kent. De eenzijdige voorliefde voor
dossiers deed het echter ook tegen de delen opbotsen, die vroeger meestal de
ruggegraat van een archief vormden en over het algemeen in groter getale
voorkwamen dan nu het geval is. Doordat bij de gemeenten een niet onaan
zienlijk gedeelte van het archief uit delen bestond, zoals notulenboeken, B.S.-,
militie-, bevolkings- en kadastrale registers, en uit secretarieregisters van af
gegeven bevelschriften en niet te vergeten de soms zeer omvangrijke rekeningen,
die zich geen van alle in dossiermappen lieten opbergen, stonden de uitvinders
van het stelsel voor een probleem, dat zij elegant hebben opgelost door te doen,
