DE VERHOUDING VAN HET REGISTRATUURPLAN
TOT DE TAAK EN DE ORGANISATIE VAN DE
ADMINISTRATIE
50
Voor archivarissen, die zijn grootgebracht met de Handleiding van Muller,
Feith, Fruin, doet het begrip registratuurplan ietwat onwennig aan. Zoals U
weet, verstaat het moderne spraakgebruik onder registratuurplan een ten be
hoeve van de inrichting van een archief vooraf opgesteld plan van indeling
van de onderwerpen, die behoren tot de bemoeiingen van de administratie,
waarvoor het plan is uitgedacht. De Handleiding daarentegen heeft ons geleerd
het archief te zien als een levend organisme, dat zich volgens een natuurlijk
groeiproces vormt en vervormt in vrije ontwikkeling en niet volgens een van
te voren bepaald schema. Dit groeiproces verloopt niettemin niet zo maar in
het wilde weg, maar is gebonden aan de wijze, waarop de administratie haar
bevoegdheden in de praktijk uitoefent. Dat betekent dus, dat de interne
bestuursorganisatie en de taakverdeling daarop vanzelfsprekend invloed heb
ben1). Komt er verandering in de interne organisatie van het bestuur of in de
manier, waarop men de zaken behandelt, dan maakt het archief die verandering
mee. Dat is juist wat het registratuurplan poogt de verhinderen door het archief
bij voorbaat in een vast keurslijf te dwingen.
In de natuurwetenschappelijke zienswijze van de samenstellers der Hand
leiding omtrent het wezen van een archief openbaart zich het liberale denken,
dat aan het eind der vorige eeuw de overhand had. Vandaar ook hun na
drukkelijk betonen, dat ieder archief zijn eigen individualiteit bezit, die de
archivaris moet leren kennen. Voor de oude en ook de 19de-eeuwse archieven
moge dit waar zijn, voor de 20ste-eeuwse archieven wordt het nochtans
moeilijk en zelfs steeds moeilijker dat vol te houden. Want wat is er van het
individu geworden, sinds onze samenleving in een reusachtig gereglementeerd
warnet van onderlinge afhankelijkheid verstrikt is geraakt? De staatkundige
ontwikkeling vertoont ons het beeld van het individu, dat steeds meer in de
positie van de onpersoonlijke massamens wordt teruggedrongen, en zo is het
niet te verwonderen, dat we in de wijze, waarop de administratie in recente
tijden de archieven is gaan behandelen, een analoog verschijnsel kunnen waar
nemen. Dezelfde overwegingen, welke opgeld doen voor de beperking van
de persoonlijke vrijheid ter wille van het materiële welzijn van het individu,
kan men beluisteren in het streven naar de inrichting van archieven op
uniforme grondslag, waarbij het registratuurplan de diensten verricht van het
onmisbare hulpmiddel.
Om de archieven nog verder te denatureren en hun een eigen karakter te
ontzeggen voerde men het begrip overheidsdocumentatie in. Volgens de mo
derne efficiency-leer omvat documentatie, d.w.z. de doelbewuste benutting v
documenten, in haar ruime opvatting alles wat tot lering of informatie kan
strekken. Het begrip document valt daarbij uiteen in twee delen: het literaire
deel, nader te splitsen in archief en bibliotheek, en het corporele gedeelte,
a) Men leze er de toelichting op 16 der Handleiding op na, waar t.a.v. het
oud-archief van de stad Utrecht wordt gewezen op de Raad naast de Financiekamer
en de Aalmoezenierskamer als archiefvormende organen van het stedelijk bestuur.
51
dat het meest op de voorgrond treedt in het beheer van monsters en magazijnen.
Het document wordt beschouwd de drager te zijn van een idee, dat op be
paalde wijze in de administratie verwerkt moet worden en tot nieuwe associa
ties moet leiden, om dan zijn kringloop weer te vervolgen2). Het is duidelijk,
dat we met deze formulering van de functie van het document mijlenver af
zijn van het begrip, dat het archief de neerslag is van de handelingen van
een bepaald college of een bepaalde ambtenaar en dat het als zodanig een
exclusieve informatieve en juridische waarde bezit, die het mogelijk maakt de
verantwoordelijkheid voor die handelingen te controleren. Het denkbeeld, dat
een overheidsarchief er is om de rechtszekerheid te bevorderen, schijnt voor
de administratie niet langer een rol te spelen. Het archief is daarmee veroor
deeld een aan een magazijn van monsters of een bibliotheek gelijkwaardige
documentatiebron te worden. In de nieuwe opvatting schijnt de administratie
ook niet meer zelf te besturen, maar laat zij zich door het document besturen,
waaruit zij lering of informatie dient te putten, aangezien zij anders blijkbaar
reddeloos verloren is. Zelfstandig denken en eigen initiatief zijn op deze wijze
voor de moderne efficiency verboden begrippen geworden, of althans uit
sluitend gereserveerd voor de experts op dit gebied.
Het is merkwaardig te zien, hoever het begrip documentatie al in de moderne
omschrijving van een archief blijkt te zijn doorgedrongen. De definitie, die
Jenkinson nog in 1947 gaf van een archief als ,,the documents accumulated by
a natural process in the course of the conduct of affairs of any kind, public
or private, at any date; and preserved thereafter for reference, in their own
custody, by the persons responsible for the affairs in Question or their
successors", kan men als de zwanenzang van de stervende liberale opvatting
omtrent een archief beschouwen3). In de definitie van Leesch, de bewerker
van Brenneke's Archivkunde, zoekt men tevergeefs naar het natuurlijk groei
proces en de betekenis van het archief voor hen, die verantwoordelijk zijn
voor de behandeling van de zaken: volgens hem is het archief ,,der Inbegriff
von Schriftstücken und sonstigen Dokumenten. die bei phvsischen oder juris-
tischen Personen aus deren geschaftlicher oder rechtlicer Tatigkeit erwachsen
sind und als Quellen und Belene der Vergangenheit zur dauernden Aufbe-
wahrung an einem gegebenen Orte bestimmt sind"'1)- Het archief wordt dus
alleen bewaard om er documentatie, zij het historische documentatie, mee te
bedrijven. En als we tenslotte naar Amerika kijken, lezen we bij Schellenberq
een zo ruime omschrijving, dat onder een lonend archief praktisch alles kan
vallen. ..All books, papers, photographs, or other documentary materials, re
gardless of physical form or characteristics, made or received by any public or
private institution in pursuance of its legal obligations or in connection with
the transaction of its proper business and preserved or appropriate for preser
vation by that institution or its legal successor as evidence of its functions,
policies, decisions, procedures, operations, or other activities or because of the
informational value of the data contained therein". Dit slaat dan op een ar
chief, dat nog niet is overgedragen. Want onder de overqedraqen archieven
rekent Schellenberg alleen: ..those records of anv public or private institution.
2) P. Noordenbos, Overheidsdocumentatie (Alphen a. d. Rijn. 19567). biz. XVII.
s) H. Jenkinson, The English Archivist: a new profession (London, 1948), biz. 2.
4) Brenneke-Leesch, Archivkunde (Leipzig, 1953), biz. 97.
